Contents
- Cơ Sở Pháp Lý Và Quy Định Chung Về Hóa Đơn Điện Tử Cho Hộ Kinh Doanh
- Thời Điểm Xác Định Lập Hóa Đơn Điện Tử Theo Luật Định
- Các Trường Hợp Hộ Kinh Doanh Bắt Buộc Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
- Hướng Dẫn Tự Xuất Hóa Đơn Điện Tử Cho Hộ Kinh Doanh (Phương Pháp Kê Khai)
- Chuẩn Bị Cơ Sở Hạ Tầng Thiết Yếu
- Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Dịch Vụ Hóa Đơn Điện Tử Uy Tín
- Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Với Cơ Quan Thuế
- Quy Trình Thao Tác Tự Xuất Hóa Đơn Trên Phần Mềm
- Thêm Hóa Đơn Điện Tử Mới
- Phát Hành Và Ký Số Hóa Đơn
- Gửi Hóa Đơn Điện Tử Cho Khách Hàng
- Quy Trình Đề Nghị Cấp Hóa Đơn Điện Tử Lẻ (Phương Pháp Khoán/Từng Lần Phát Sinh)
- Lập Hồ Sơ Đề Nghị Cấp Hóa Đơn Điện Tử Lẻ
- Quy Trình Lập Hóa Đơn Điện Tử Tại Cơ Quan Thuế
- Tiếp Nhận Mã Từ Cơ Quan Thuế
Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định rõ về việc sử dụng cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử (HĐĐT) là bắt buộc, tạo ra sự minh bạch và hiện đại hóa công tác quản lý thuế. Để thực hiện các giao dịch một cách hợp pháp và hiệu quả, các hộ kinh doanh cần nắm vững những quy định pháp lý cơ bản. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, phân tích sâu về quy trình và thời điểm lập hóa đơn điện tử cho từng đối tượng hộ kinh doanh. Nền tảng công nghệ và quy trình nghiệp vụ cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Sự am hiểu về quy định pháp luật về hóa đơn sẽ giúp hộ kinh doanh tránh được các sai sót không đáng có.
Cơ Sở Pháp Lý Và Quy Định Chung Về Hóa Đơn Điện Tử Cho Hộ Kinh Doanh
Việc áp dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh (HKD) không chỉ là xu hướng mà là yêu cầu pháp lý bắt buộc. Nền tảng cho quy trình này được xây dựng vững chắc từ các văn bản quy phạm pháp luật. HKD cần hiểu rõ bối cảnh này trước khi đi sâu vào cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cụ thể.
Thời Điểm Xác Định Lập Hóa Đơn Điện Tử Theo Luật Định
Theo Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định rõ ràng. Đây là nguyên tắc cốt lõi giúp các HKD tuân thủ đúng luật.
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Hoặc đó là thời điểm hoàn tất việc cung cấp dịch vụ giữa các bên. Quy định này áp dụng mà không phân biệt việc đã thu được tiền hay chưa.
Đối với một số dịch vụ như viễn thông, xây lắp, hoặc bán hàng theo hình thức trả góp, có những quy định về thời điểm lập hóa đơn khác biệt. HKD cần căn cứ vào tính chất của hoạt động kinh doanh để xác định chính xác thời điểm lập. Việc xác định đúng thời điểm giúp đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
Các Trường Hợp Hộ Kinh Doanh Bắt Buộc Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Không phải mọi HKD đều có quy trình sử dụng HĐĐT giống nhau. Điều 6 của Thông tư 78/2021/TT-BTC đã phân loại rõ các trường hợp áp dụng.
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc phải sử dụng HĐĐT. Họ được quyền tự xuất hóa đơn điện tử thông qua phần mềm.
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh thì không tự xuất. Họ phải lấy hóa đơn điện tử lẻ do cơ quan Thuế cấp cho từng lần phát sinh giao dịch. Điều này giúp cơ quan Thuế quản lý chặt chẽ hơn đối với các đối tượng này. Việc phân loại này quyết định trực tiếp đến quy trình xuất hóa đơn mà HKD sẽ áp dụng.
Các trường hợp hộ kinh doanh cần xuất hóa đơn điện tử theo quy định
Hướng Dẫn Tự Xuất Hóa Đơn Điện Tử Cho Hộ Kinh Doanh (Phương Pháp Kê Khai)
Đối với các HKD nộp thuế theo phương pháp kê khai, quyền và trách nhiệm tự xuất hóa đơn là rất lớn. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hạ tầng và nghiệp vụ. Đây là cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh theo hình thức chủ động nhất.
Chuẩn Bị Cơ Sở Hạ Tầng Thiết Yếu
Trước khi đăng ký, HKD cần đảm bảo có đủ điều kiện kỹ thuật để sử dụng HĐĐT. Sự chuẩn bị này là bước đi nền tảng.
Đầu tiên, cần trang bị các thiết bị kết nối mạng Internet ổn định. Các thiết bị như máy tính, laptop là cần thiết để truy cập hệ thống phần mềm. Thứ hai, việc tạo lập một hòm thư điện tử (Email) riêng biệt là bắt buộc. Email này sẽ dùng để nhận thông báo từ cơ quan Thuế và gửi HĐĐT cho khách hàng.
Đảm bảo có hòm thư điện tử là bước chuẩn bị quan trọng để tự xuất hóa đơn điện tử
Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Dịch Vụ Hóa Đơn Điện Tử Uy Tín
Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị hạ tầng, HKD cần tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT (VAN) phù hợp. Đây là quyết định quan trọng ảnh hưởng đến tính ổn định và bảo mật của hóa đơn.
HKD nên tìm hiểu kỹ về các đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT trên thị trường. Việc lựa chọn cần dựa trên tiêu chí uy tín, tính năng và khả năng hỗ trợ. Sau đó, tiến hành đăng ký gói dịch vụ phần mềm HĐĐT thích hợp với quy mô kinh doanh. Đồng thời, đăng ký Chữ ký số (Digital Signature) theo thông tin mã số thuế. Chữ ký số là yếu tố bắt buộc để ký lên hóa đơn, đảm bảo tính pháp lý.
Chọn dịch vụ uy tín là yếu tố then chốt trong cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Với Cơ Quan Thuế
Đây là bước chính thức thông báo cho cơ quan Thuế về việc sử dụng HĐĐT. HKD phải truy cập vào hệ thống HĐĐT đã được cung cấp.
Người nộp thuế tiến hành nhập đầy đủ thông tin vào Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Mẫu Tờ khai là Mẫu số 01/ĐKĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Các thông tin cơ bản bao gồm tên, MST hộ kinh doanh, cơ quan quản lý thuế, và người liên hệ. Thông tin chỉ tiêu bao gồm hình thức gửi dữ liệu HĐĐT, phương thức chuyển dữ liệu, và danh sách chứng thư số.
Sau khi điền và ký số, tờ khai được gửi đến cơ quan Thuế quản lý. Cơ quan Thuế sẽ tiếp nhận, kiểm tra và gửi thông báo chấp thuận. Việc nhận được mã trong thông báo là xác nhận cho phép chính thức sử dụng HĐĐT. Quá trình này đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn.
Điền đầy đủ Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKĐ-HĐĐT)
Quy Trình Thao Tác Tự Xuất Hóa Đơn Trên Phần Mềm
Sau khi được cơ quan Thuế chấp thuận, HKD có thể tiến hành lập và phát hành hóa đơn. Các thao tác này được thực hiện trực tiếp trên phần mềm của nhà cung cấp.
Thêm Hóa Đơn Điện Tử Mới
Đăng nhập vào hệ thống HĐĐT và chọn chức năng tạo hóa đơn mới. Người dùng cần điền đầy đủ thông tin theo mẫu. Các trường bắt buộc nhập bao gồm Tên hóa đơn, Địa chỉ đơn vị, Tên khách hàng, Hình thức thanh toán và Danh sách sản phẩm/dịch vụ.
Thông tin của HKD (MST, Đơn vị) thường được hệ thống tự động lấy từ thông tin đăng ký. Tên khách hàng và danh sách hàng hóa/dịch vụ có thể được gợi ý từ dữ liệu đã lưu. Cần đảm bảo tính chính xác của Đơn giá, Số lượng, và Thuế suất. Hệ thống sẽ tự động tính toán Thành tiền, Tổng tiền dịch vụ và Tổng cộng tiền thanh toán. Số tiền bằng chữ cũng được tự động hiển thị.
Sau khi nhập, người dùng chọn [Tạo mới] để lưu lại hóa đơn.
Phát Hành Và Ký Số Hóa Đơn
Từ danh sách hóa đơn vừa tạo, chọn hóa đơn cần phát hành. Nhấn chuột vào mục [Phát hành hóa đơn đã chọn]. Hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận.
Thao tác Phát hành hóa đơn đã chọn trong phần mềm tự xuất hóa đơn điện tử
Kích chọn [Đồng ý] để xác nhận. Hệ thống sẽ tiến hành gán số, ký số và phát hành hóa đơn. Quá trình này cần kết nối với chữ ký số của HKD. Nếu thành công, HKD sẽ nhận được thông báo “Phát hành thành công”. Hóa đơn lúc này có giá trị pháp lý.
Xác nhận Đồng ý để hoàn tất việc phát hành hóa đơn điện tử
Trong trường hợp hóa đơn không được Tổng cục Thuế cấp mã (nếu là HĐĐT có mã), HKD cần tiến hành sửa lỗi. Truy cập giao diện chi tiết hóa đơn, sửa các thông tin cần thiết (trừ các trường cố định như MST, Tên Hóa đơn). Sau đó, nhấn [Cập nhật] để lưu lại và tiến hành phát hành lại.
Giao diện sửa thông tin hóa đơn khi có lỗi sau khi tự xuất hóa đơn
Gửi Hóa Đơn Điện Tử Cho Khách Hàng
Sau khi hóa đơn đã được phát hành thành công và có mã (nếu thuộc loại có mã), HKD có thể gửi hóa đơn cho khách hàng. Tại danh mục hóa đơn, chọn chức năng [Gửi lại mail] tương ứng với hóa đơn.
Điền thông tin địa chỉ email của người nhận và các thông tin email cần thiết. Nhấn [Gửi lại email cho khách hàng]. Hệ thống sẽ tạo và gửi file HĐĐT cho khách hàng. Việc gửi hóa đơn qua email là một bước quan trọng trong cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.
Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email sau khi phát hành thành công
Việc áp dụng các giải pháp công nghệ như VNPT HKD có thể hỗ trợ tối ưu các nghiệp vụ này. Nền tảng này tích hợp nhiều tính năng như HĐĐT VNPT Invoice, kế toán, kê khai và nộp thuế điện tử. Nó giúp HKD thực hiện các thao tác phát hành, kê khai và tra cứu một cách linh hoạt, ngay cả trên thiết bị di động.
Nền tảng VNPT HKD hỗ trợ nghiệp vụ cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Quy Trình Đề Nghị Cấp Hóa Đơn Điện Tử Lẻ (Phương Pháp Khoán/Từng Lần Phát Sinh)
Đối với HKD nộp thuế khoán hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh, quy trình cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh sẽ khác biệt. Họ không tự xuất mà phải đề nghị cơ quan Thuế cấp hóa đơn lẻ.
Lập Hồ Sơ Đề Nghị Cấp Hóa Đơn Điện Tử Lẻ
HKD cần chuẩn bị hồ sơ và gửi đến cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế. Mẫu đơn cần sử dụng là Mẫu số 06/ĐN-PSHĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 126/2020/NĐ-CP).
Nội dung đơn cần ghi rõ lý do đề nghị, thông tin giao dịch cần xuất hóa đơn, và cam kết kê khai, nộp thuế đầy đủ. Việc lập đơn phải chính xác để cơ quan Thuế có cơ sở xem xét và cấp hóa đơn.
Mẫu đơn 06/ĐN-PSHĐĐT dùng để đề nghị Cơ quan Thuế cấp hóa đơn điện tử lẻ
Quy Trình Lập Hóa Đơn Điện Tử Tại Cơ Quan Thuế
Sau khi nộp đơn, HKD sẽ được hướng dẫn truy cập hệ thống HĐĐT của cơ quan Thuế. Tại đây, HKD thực hiện lập hóa đơn điện tử thông qua cổng thông tin.
HKD cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để lập hóa đơn giao dịch phát sinh. Các thông tin này tương tự như khi tự xuất HĐĐT. Chúng bao gồm thông tin cơ bản về HKD, thông tin về khách hàng và chi tiết hàng hóa/dịch vụ. Việc cung cấp thông tin phải đầy đủ và trung thực.
Giao diện đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử của Cơ quan Thuế để lập hóa đơn lẻ
Tiếp Nhận Mã Từ Cơ Quan Thuế
HKD phải hoàn tất việc kê khai và nộp thuế theo đúng quy định. Điều này bao gồm các khoản thuế Giá trị gia tăng (GTGT), Thu nhập cá nhân (TNCN) hoặc các loại thuế phí khác nếu có. Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, cơ quan Thuế sẽ cấp mã của cơ quan Thuế trên hóa đơn điện tử do HKD lập. Mã này thường được cấp ngay trong ngày làm việc. Việc có mã của cơ quan Thuế là căn cứ pháp lý cao nhất cho hóa đơn lẻ.
Quá trình này đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch cho các giao dịch của HKD nộp thuế khoán. Nó cũng giúp cơ quan Thuế kiểm soát được nguồn thu từ các hoạt động kinh doanh vãng lai hoặc không thường xuyên này.
Áp dụng đúng cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh theo từng phương pháp nộp thuế là yêu cầu bắt buộc. Nó giúp hộ kinh doanh hoạt động hiệu quả, tuân thủ pháp luật, đồng thời tận dụng lợi ích của chuyển đổi số.
Thông qua các hướng dẫn chi tiết về cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh trong cả hai trường hợp nộp thuế kê khai và nộp thuế khoán, các HKD đã có thể nắm vững quy trình. Việc lựa chọn giải pháp HĐĐT uy tín như VNPT Invoice, được cập nhật liên tục theo quy định pháp luật, sẽ đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra an toàn và hiệu quả. HKD cần đặc biệt lưu ý về thời điểm lập hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP để đảm bảo tính hợp lệ của mọi giao dịch.
Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.