Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử Cho Hộ Kinh Doanh

Sự chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là một bước đi bắt buộc đối với các hộ kinh doanh cá thể. Việc nắm rõ Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử Cho Hộ Kinh Doanh theo đúng quy định là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế. Bài viết này cung cấp một hướng dẫn toàn diện, từ việc xác định trách nhiệm sử dụng hóa đơn đến các bước thực hiện chi tiết trên phần mềm. Đặc biệt, chúng tôi sẽ làm rõ về các trường hợp tự phát hành hóa đơn và các trường hợp yêu cầu Cơ quan Thuế cấp lẻ hóa đơn, dựa trên tinh thần Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn mới nhất. Việc hiểu rõ phương pháp kê khai và phát hành hóa đơn sẽ giúp hộ kinh doanh vận hành hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và minh bạch hơn.

Cơ Sở Pháp Lý và Quy Định Chung Về Hóa Đơn Điện Tử

Hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Các văn bản này đã thiết lập một khung pháp lý vững chắc cho việc áp dụng và sử dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp hiện đại hóa công tác quản lý thuế, giảm thiểu chi phí và thời gian cho các đơn vị kinh doanh. Hộ kinh doanh cần đặc biệt quan tâm đến các quy định này để thực hiện chính xác các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn.

Thời Điểm Lập Và Ký Hóa Đơn Điện Tử

Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử được nêu rõ tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thời điểm này không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa. Hộ kinh doanh cần dựa vào bản chất của giao dịch để xác định thời điểm chính xác cần xuất hóa đơn. Việc xác định sai thời điểm có thể dẫn đến các sai sót hoặc bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật thuế.

Quy Tắc Xác Định Thời Điểm Lập Hóa Đơn

Đối với việc bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Đây là lúc giao dịch thực tế đã hoàn tất.

Đối với việc cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ. Nếu người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, hóa đơn phải được lập tại thời điểm thu tiền. Đây là một quy tắc quan trọng mà các hộ kinh doanh cung cấp dịch vụ cần ghi nhớ.

Trong trường hợp giao dịch có giá trị lớn hoặc kéo dài, hóa đơn có thể được lập theo từng lần thanh toán hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng. Việc này phải được quy định rõ ràng và nhất quán. Hộ kinh doanh phải đảm bảo rằng ngày, tháng, năm lập hóa đơn luôn được ghi chính xác trên hóa đơn điện tử đã phát hành.

Phân Loại Hộ Kinh Doanh và Trách Nhiệm Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định rõ ràng về các trường hợp hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử. Việc phân loại này dựa trên phương pháp kê khai và nộp thuế của hộ kinh doanh. Hộ kinh doanh cần xác định chính xác mình thuộc nhóm nào để áp dụng đúng quy trình phát hành hóa đơn. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc tuân thủ quy định.

Hộ Kinh Doanh Nộp Thuế Theo Phương Pháp Kê Khai

Đây là nhóm hộ kinh doanh phải thực hiện kê khai thuế theo phương pháp kê khai định kỳ. Theo quy định, nhóm này bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế. Họ được quyền tự chủ động đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử từ các tổ chức cung cấp giải pháp.

Việc tự phát hành hóa đơn giúp hộ kinh doanh chủ động hơn trong việc quản lý và xử lý các giao dịch. Tuy nhiên, họ cần đảm bảo cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và tuân thủ quy trình ký số nghiêm ngặt. Hệ thống hóa đơn điện tử phải được kết nối và gửi dữ liệu đến Cơ quan Thuế theo quy định.

Có 3 trường hợp hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử được quy định rõ theo Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC

Hộ Kinh Doanh Nộp Thuế Khoán Hoặc Khai Thuế Từng Lần Phát Sinh

Đây là nhóm hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc chỉ phát sinh hoạt động kinh doanh theo từng lần. Nhóm này không bắt buộc phải tự phát hành hóa đơn điện tử.

Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn cho giao dịch, hộ kinh doanh trong nhóm này phải đề nghị Cơ quan Thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. Hóa đơn này sẽ có mã của Cơ quan Thuế. Thủ tục yêu cầu cấp lẻ hóa đơn sẽ được hướng dẫn chi tiết ở mục sau của bài viết này.

Việc này nhằm đơn giản hóa quy trình cho các hộ kinh doanh quy mô nhỏ. Đồng thời, nó vẫn đảm bảo Cơ quan Thuế kiểm soát được các giao dịch phát sinh. Hộ kinh doanh phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu khi đề nghị cấp lẻ hóa đơn.

Hướng Dẫn Chi Tiết Tự Xuất Hóa Đơn Điện Tử Cho Hộ Kinh Doanh Kê Khai

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai cần thực hiện một quy trình gồm bốn bước chính để có thể tự phát hành hóa đơn điện tử. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hạ tầng kỹ thuật và hồ sơ pháp lý. Việc tuân thủ từng bước là cần thiết để đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru.

Chuẩn Bị Hạ Tầng Kỹ Thuật Và Hồ Sơ Ban Đầu

Trước khi chính thức đăng ký sử dụng, hộ kinh doanh phải đảm bảo các điều kiện cơ bản về công nghệ thông tin. Sự chuẩn bị này là nền tảng để triển khai hệ thống hóa đơn điện tử hiệu quả. Thiếu sót trong bước này có thể làm gián đoạn quá trình phát hành hóa đơn sau này.

Hộ kinh doanh cần trang bị đầy đủ các thiết bị kết nối mạng internet ổn định. Các thiết bị như máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn là cần thiết để truy cập và thao tác trên phần mềm.

Đồng thời, việc tạo lập một hòm thư điện tử (Email) riêng biệt và chuyên nghiệp là bắt buộc. Email này sẽ được dùng để nhận các thông báo quan trọng từ Cơ quan Thuế và gửi hóa đơn cho khách hàng. Hòm thư điện tử cũng cần được bảo mật và kiểm tra thường xuyên.

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị thiết bị kết nối mạng và đăng ký hòm thư điện tử

Lựa Chọn Và Đăng Ký Dịch Vụ Hóa Đơn Điện Tử

Thị trường hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín đã được Tổng cục Thuế chứng nhận. Hộ kinh doanh cần tìm hiểu kỹ lưỡng và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp nhất.

Các tiêu chí lựa chọn bao gồm tính năng của phần mềm, mức độ bảo mật, sự tương thích với quy định mới, và dịch vụ hỗ trợ khách hàng. Hộ kinh doanh nên chọn gói dịch vụ có chi phí và dung lượng hóa đơn phù hợp với quy mô hoạt động của mình.

Sau khi đã chọn được nhà cung cấp, hộ kinh doanh tiến hành đăng ký gói cước. Việc này bao gồm việc đăng ký chữ ký số theo thông tin mã số thuế của hộ kinh doanh. Chữ ký số là công cụ bắt buộc để ký xác thực tính pháp lý của hóa đơn điện tử trước khi gửi đến Cơ quan Thuế.

Lựa chọn dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử và đăng ký gói cước phù hợp

Đăng Ký Sử Dụng Chính Thức Với Cơ Quan Thuế

Đây là bước pháp lý quan trọng nhất, nơi hộ kinh doanh chính thức thông báo với Cơ quan Thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh truy cập vào hệ thống của nhà cung cấp giải pháp đã được cài đặt.

Tại đây, hộ kinh doanh phải nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu tại Mẫu số 01/ĐKĐTHĐĐT. Mẫu này được ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc điền sai hoặc thiếu thông tin có thể khiến hồ sơ đăng ký bị từ chối.

Nội Dung Chi Tiết Trong Mẫu 01/ĐKĐTHĐĐT

Phần thông tin cơ bản bao gồm tên người nộp thuế, mã số thuế (MST) của hộ kinh doanh, và thông tin Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Ngoài ra, hộ kinh doanh cần cung cấp thông tin liên hệ chính xác như người liên hệ, địa chỉ, số điện thoại, và hòm thư điện tử.

Phần thông tin chỉ tiêu bao gồm mã của Cơ quan Thuế, hình thức gửi dữ liệu HĐĐT, và phương thức chuyển dữ liệu. Hộ kinh doanh cũng phải khai báo loại hóa đơn sẽ sử dụng và danh sách chứng thư số đã đăng ký.

Sau khi điền đầy đủ, hộ kinh doanh gửi mẫu đăng ký này qua hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp giải pháp đến Cơ quan Thuế quản lý. Cơ quan Thuế sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký. Hộ kinh doanh sẽ nhận được thông báo phản hồi và mã chấp thuận sau khi hồ sơ được duyệt.

Điền tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan Thuế.

Thao Tác Trên Phần Mềm Để Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử

Sau khi nhận được chấp thuận từ Cơ quan Thuế, hộ kinh doanh có thể tiến hành tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử. Các thao tác này được thực hiện trực tiếp trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ đã lựa chọn. Việc làm quen với giao diện phần mềm là rất quan trọng để thực hiện nhanh chóng các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày.

Tạo Lập Hóa Đơn Điện Tử Mới

Hộ kinh doanh cần đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử. Tại trang danh mục, chọn mẫu hóa đơn phù hợp và nhấn “Thêm mới” để bắt đầu quy trình tạo hóa đơn.

Người dùng cần nhập đầy đủ thông tin chi tiết vào các trường bắt buộc trên màn hình. Các trường này bao gồm tên hóa đơn, địa chỉ đơn vị, tên khách hàng, hình thức thanh toán, và danh sách sản phẩm hoặc dịch vụ đã cung cấp.

Tên hóa đơn, mã số thuế, đơn vị và mẫu số sẽ được hệ thống tự động lấy từ thông tin đã đăng ký. Các thông tin về khách hàng và danh sách hàng hóa/dịch vụ sẽ được gợi ý từ dữ liệu đã lưu trữ trên hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Đặc biệt, hộ kinh doanh có thể điều chỉnh địa chỉ đơn vị và các thông tin liên quan đến giao dịch.

Sau khi nhập liệu xong, nhấn chọn “Tạo mới” để lưu lại hóa đơn đã lập. Hệ thống sẽ tính toán tự động thành tiền, tổng tiền dịch vụ, tiền thuế GTGT (nếu có), và tổng cộng tiền thanh toán bằng số và bằng chữ.

Chọn [Phát hành hóa đơn đã chọn] để xuất hóa đơn điện tử.

Phát Hành Hóa Đơn và Ký Số

Để phát hành hóa đơn vừa tạo, người dùng cần chọn vào ô checkbox tương ứng với hóa đơn đó trong danh sách. Sau đó, chọn chức năng “Phát hành hóa đơn đã chọn” trên giao diện phần mềm.

Hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận về việc phát hành hóa đơn. Người dùng nhấn “Đồng ý” để xác nhận thao tác. Quá trình này sẽ kích hoạt hệ thống tự động gán số hóa đơn và thực hiện ký số bằng chữ ký số đã đăng ký.

Nếu quá trình phát hành thành công, người dùng sẽ nhận được thông báo xác nhận trên màn hình. Hóa đơn điện tử lúc này đã được hoàn tất về mặt pháp lý và có thể gửi cho khách hàng.

Kích xác nhận [Đồng ý]

Xử Lý Sửa Đổi Khi Phát Hành Hóa Đơn Gặp Lỗi

Trong trường hợp xảy ra lỗi trong quá trình phát hành, hệ thống sẽ gửi thông báo lỗi tương ứng. Lỗi có thể xảy ra do sai sót trong dữ liệu nhập, lỗi kết nối hoặc các vấn đề kỹ thuật khác.

Nếu hóa đơn không được Cơ quan Thuế cấp mã, hộ kinh doanh cần thực hiện việc sửa lại thông tin. Chọn hóa đơn cần sửa trong danh sách và chọn biểu tượng sửa trên dòng tương ứng.

Hệ thống sẽ hiển thị giao diện nhập thông tin chi tiết. Người dùng có thể sửa tất cả các thông tin ngoại trừ tên hóa đơn, mã số thuế, đơn vị và mẫu số. Việc này giúp đảm bảo tính nhất quán của hồ sơ đăng ký ban đầu.

Sau khi đã sửa đổi theo yêu cầu, người dùng nhấn “Cập nhật” để lưu lại thông tin đã chỉnh sửa. Sau đó, thực hiện lại quy trình phát hành hóa đơn đã được cập nhật.

Người dùng có thể sửa các thông tin theo yêu cầu, trừ Tên hóa đơn, MST, Đơn vị và Mẫu số.

Gửi Hóa Đơn Điện Tử Cho Khách Hàng Qua Email

Sau khi hóa đơn đã được phát hành thành công và có mã của Cơ quan Thuế, bước cuối cùng là gửi hóa đơn đến người mua. Tại trang “Danh mục hóa đơn”, người dùng chọn chức năng “Gửi lại mail” trên dòng hóa đơn tương ứng.

Màn hình gửi email sẽ hiển thị. Người dùng cần điền chính xác địa chỉ email của người nhận. Các thông tin khác như tiêu đề và nội dung email cũng có thể được tùy chỉnh.

Sau khi điền địa chỉ email, nhấn chọn “Gửi lại email cho khách hàng”. Hệ thống sẽ tạo và gửi hóa đơn điện tử đã được ký số đến địa chỉ email đã cung cấp.

Điền địa chỉ email người nhận và nhấn chọn [Gửi lại email cho khách hàng].

Thủ Tục Đề Nghị Cấp Hóa Đơn Điện Tử Của Cơ Quan Thuế

Đối với các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh, họ không tự phát hành hóa đơn. Thay vào đó, họ phải thực hiện thủ tục đề nghị Cơ quan Thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần giao dịch. Quy trình này bao gồm ba bước cơ bản cần tuân thủ.

Yêu Cầu Cấp Hóa Đơn Điện Tử Có Mã Của Cơ Quan Thuế

Hộ kinh doanh cần làm Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế. Mẫu đơn này là Mẫu số 06/ĐN-PSHĐĐT, được đính kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Đơn đề nghị phải được điền đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến giao dịch phát sinh. Sau đó, hộ kinh doanh gửi đơn này đến Cơ quan Thuế trực tiếp quản lý mình. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ sẽ giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh chóng hơn.

Hộ kinh doanh làm đơn đề nghị theo mẫu 06/ĐN-PSHĐĐT.

Lập Hóa Đơn Điện Tử Trên Hệ Thống Của Cơ Quan Thuế

Khi Cơ quan Thuế tiếp nhận đơn đề nghị, hộ kinh doanh sẽ được hướng dẫn truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử của Cơ quan Thuế. Người dùng cần đăng nhập và cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để lập hóa đơn.

Các thông tin cần kê khai bao gồm thông tin cơ bản của người nộp thuế, mã số thuế và Cơ quan Thuế quản lý. Ngoài ra, cần điền các thông tin chỉ tiêu như hình thức và phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử, loại hóa đơn.

Việc lập hóa đơn phải đảm bảo tính chính xác, trung thực và phản ánh đúng giao dịch kinh tế phát sinh. Các thông tin về hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng tiền phải được điền đầy đủ theo đúng yêu cầu.

Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế để yêu cầu lập hóa đơn điện tử.

Hoàn Tất Kê Khai Thuế Và Nhận Mã Từ Cơ Quan Thuế

Sau khi lập hóa đơn, hộ kinh doanh phải hoàn tất việc kê khai và nộp đầy đủ các khoản thuế liên quan đến giao dịch đó. Các khoản thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, và các loại phí, thuế khác (nếu có).

Khi việc kê khai và nộp thuế đã hoàn tất theo đúng quy định, Cơ quan Thuế sẽ cấp mã của mình trên hóa đơn điện tử mà hộ kinh doanh đã lập. Mã này thường được cấp ngay trong ngày làm việc.

Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế được xem là hợp lệ và có giá trị pháp lý. Hộ kinh doanh có thể in hoặc gửi hóa đơn điện tử này cho khách hàng để hoàn tất giao dịch và hồ sơ.

Lựa Chọn Giải Pháp Hỗ Trợ Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Uy Tín

Việc tìm kiếm một đối tác cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín là yếu tố then chốt cho sự vận hành ổn định. Một giải pháp công nghệ đáng tin cậy sẽ giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro sai sót và đảm bảo tính tuân thủ. Các yếu tố cần xem xét bao gồm khả năng tích hợp, sự ổn định của hệ thống, và khả năng cập nhật theo các quy định mới.

Hệ sinh thái ứng dụng hỗ trợ hộ kinh doanh, chẳng hạn như VNPT HKD, cung cấp các giải pháp công nghệ toàn diện. Các giải pháp này hỗ trợ tối ưu các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử (như VNPT Invoice), kế toán, kê khai và nộp thuế điện tử. Mục tiêu là giúp các hoạt động sản xuất kinh doanh trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn.

Người dùng có thể dễ dàng thực hiện các thao tác nghiệp vụ như phát hành hóa đơn, kê khai, nộp thuế và tra cứu báo cáo thông qua một ứng dụng duy nhất trên thiết bị di động hoặc máy tính. Giao diện được thiết kế trực quan và tối ưu, giúp người dùng làm quen nhanh chóng, kể cả khi không am hiểu sâu về công nghệ thông tin. Giải pháp này còn hỗ trợ ký số nhanh chóng ngay trên điện thoại thông minh thông qua các dịch vụ như VNPT SmartCA, tăng tính tiện lợi và bảo mật.

VNPT HKD – Hệ sinh thái ứng dụng mang đến các giải pháp công nghệ hỗ trợ tối ưu cho hộ kinh doanh.

Tóm lại, việc áp dụng thành công Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử Cho Hộ Kinh Doanh đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các quy định pháp luật liên quan, đặc biệt là Nghị định 123 và Thông tư 78. Hộ kinh doanh cần xác định chính xác phương pháp nộp thuế của mình để chọn lựa quy trình phát hành hóa đơn phù hợp, dù là tự phát hành qua phần mềm hay đề nghị Cơ quan Thuế cấp lẻ. Đồng thời, việc đầu tư vào một giải pháp hóa đơn điện tử uy tín và được cập nhật liên tục là điều kiện tiên quyết. Điều này sẽ đảm bảo tính chính xác, an toàn và hiệu quả trong mọi giao dịch, giúp hộ kinh doanh tập trung tối đa vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.