Cách Xác Định Doanh Thu Của Hộ Kinh Doanh: Hướng Dẫn Chi Tiết Áp Dụng Từ Năm 2026

Việc chuyển đổi mô hình quản lý thuế đối với hộ kinh doanh tại Việt Nam là một thay đổi pháp lý quan trọng, đặt trọng tâm vào nguyên tắc minh bạch và tính thực tế của doanh thu. Kể từ năm 2026, khi chính sách xóa bỏ thuế khoán được triển khai, việc nắm rõ cách xác định doanh thu của hộ kinh doanh trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Đây là nền tảng để xác định nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (doanh thu tính thuế GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (thuế thu nhập cá nhân) một cách chính xác. Mặc dù có sự thay đổi về mô hình quản lý thuế, các nguyên tắc căn bản về xác định doanh thu vẫn tuân thủ Thông tư 40/2021/TT-BTC hiện hành. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện, phân tích chi tiết chế độ kế toán theo từng quy mô doanh thu để giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định mới.

Sự Chuyển Đổi Mô Hình Quản Lý Thuế Đối Với Hộ Kinh Doanh Từ 2026

Ngành thuế đang tiến hành một cuộc cải tổ mang tính chiến lược trong quản lý thuế đối với khu vực hộ kinh doanh. Mục tiêu cốt lõi là chuyển từ hình thức thuế khoán sang quản lý dựa trên doanh thu thực tế và hồ sơ kế toán. Quá trình này được đặt nền móng bởi Quyết định 3389/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành năm 2025, phác thảo lộ trình chi tiết.

Phân Loại Hộ Kinh Doanh Theo Quy Mô Doanh Thu Mới

Quyết định 3389/QĐ-BTC đã phân chia hộ kinh doanh thành ba nhóm dựa trên quy mô doanh thu năm. Việc phân loại này không chỉ nhằm mục đích quản lý mà còn là cơ sở để áp dụng chế độ kế toán và phương pháp tính thuế phù hợp.

Nhóm 1: Doanh Thu ≤ 200 Triệu Đồng/Năm

Đây là nhóm nhỏ nhất và được hưởng chính sách miễn thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành. Tuy nhiên, việc xác định và ghi nhận doanh thu vẫn là bắt buộc để cơ quan thuế theo dõi ngưỡng miễn thuế. Việc này nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh việc chia tách hộ kinh doanh nhằm mục đích trốn thuế.

Nhóm 2: Doanh Thu Từ 200 Triệu Đồng Đến 3 Tỷ Đồng/Năm

Đây là nhóm trung bình, đại diện cho phần lớn các hộ kinh doanh. Nhóm này có thể áp dụng các hình thức nộp thuế đơn giản hơn so với nhóm lớn. Yêu cầu về hồ sơ kế toán bắt đầu chặt chẽ hơn, đòi hỏi việc theo dõi doanh thu một cách hệ thống.

Nhóm 3: Doanh Thu > 3 Tỷ Đồng/Năm

Nhóm này được xem xét như một doanh nghiệp siêu nhỏ. Doanh thu lớn đòi hỏi chế độ kế toán nghiêm ngặt nhất. Yêu cầu nộp thuế thường gắn liền với việc xác định thu nhập tính thuế dựa trên doanh thu trừ chi phí hợp lý. Điều này đòi hỏi hộ kinh doanh phải tổ chức bộ máy kế toán phức tạp, gần với mô hình doanh nghiệp.

Cơ Sở Pháp Lý Chi Tiết Về Doanh Thu Tính Thuế Hiện Hành

Dù mô hình quản lý thuế thay đổi, nguyên tắc căn bản về xác định doanh thu vẫn được điều chỉnh bởi Điều 10 Thông tư 40/2021/TT-BTC. Thông tư này cung cấp định nghĩa chi tiết, toàn diện về các khoản mục cấu thành doanh thu tính thuế.

Định Nghĩa Toàn Diện Về Doanh Thu Tính Thuế

Doanh thu tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) và doanh thu tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được xác định là toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền hoa hồng và tiền cung ứng dịch vụ phát sinh. Doanh thu này bao gồm thuế trong trường hợp thuộc diện chịu thuế theo quy định của pháp luật.

Các Khoản Mục Cấu Thành Doanh Thu

Phạm vi của doanh thu được mở rộng hơn chỉ là giá bán sản phẩm. Nó bao gồm nhiều khoản mục khác nhau, tất cả đều phải được ghi nhận để tính thuế.

Tiền Bán Hàng và Cung Ứng Dịch Vụ

Đây là nguồn doanh thu chính, bao gồm tổng giá trị hàng hóa đã bán hoặc dịch vụ đã cung cấp. Giá trị này được tính tại thời điểm lập hóa đơn, bàn giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ. Việc xác định thời điểm phát sinh doanh thu là mấu chốt để tính thuế đúng kỳ.

Khoản Thưởng và Hỗ Trợ Đạt Doanh Số

Các khoản tiền hoặc lợi ích bằng hiện vật mà hộ kinh doanh nhận được từ nhà cung cấp hoặc đối tác khi đạt được các mục tiêu doanh số hoặc chỉ tiêu kinh doanh cụ thể cũng được tính vào doanh thu. Khoản này thể hiện sự gia tăng thu nhập thực tế của hộ kinh doanh.

Khuyến Mại, Chiết Khấu Thương Mại và Thanh Toán

Chiết khấu thương mại mà hộ kinh doanh được hưởng khi mua hàng với số lượng lớn được coi là một khoản giảm trừ giá vốn, nhưng các khoản chiết khấu mà hộ kinh doanh cấp cho khách hàng không làm giảm doanh thu tính thuế (chỉ giảm doanh thu thuần). Tuy nhiên, các khoản hỗ trợ bằng tiền hoặc không bằng tiền liên quan đến các chương trình khuyến mại đều là một phần của doanh thu.

Phụ Thu, Phụ Trội và Trợ Giá

Đây là các khoản thu thêm ngoài giá bán niêm yết mà hộ kinh doanh được phép hưởng theo quy định hoặc thỏa thuận. Ví dụ điển hình là phụ phí dịch vụ, phụ thu giờ cao điểm, hoặc các khoản trợ giá từ nhà nước.

Doanh Thu Khác và Khoản Bồi Thường

Mọi khoản doanh thu khác mà hộ kinh doanh được hưởng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa, đều phải tính vào doanh thu. Đặc biệt, các khoản bồi thường vi phạm hợp đồng hoặc bồi thường khác chỉ được tính vào doanh thu khi xác định thuế thu nhập cá nhân, không tính vào doanh thu tính thuế GTGT. Điều này phản ánh sự khác biệt cơ bản giữa hai loại thuế.

Nguyên Tắc Ghi Nhận Doanh Thu

Nguyên tắc ghi nhận doanh thu dựa trên cơ sở dồn tích, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Điều này có nghĩa là ngay khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao hoặc dịch vụ được hoàn thành, doanh thu phải được ghi nhận. Việc này yêu cầu hộ kinh doanh phải theo dõi chặt chẽ công nợ phải thu, tránh bỏ sót doanh thu phát sinh.

Phương Pháp Chi Tiết Xác Định Doanh Thu Theo Quy Mô Kế Toán

Việc xác định doanh thu của hộ kinh doanh sẽ gắn liền với chế độ kế toán được áp dụng. Dự thảo Thông tư hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh đã đề xuất các mẫu sổ sách kế toán cụ thể, tương ứng với ba nhóm doanh thu đã được phân loại.

Nhóm 1: Doanh Thu ≤ 200 Triệu Đồng/Năm

Mặc dù được miễn thuế, hộ kinh doanh trong nhóm này vẫn cần theo dõi doanh thu để phục vụ cho công tác quản lý của cơ quan thuế và xác định ngưỡng miễn thuế.

Sổ Chi Tiết Doanh Thu Bán Hàng Hóa, Dịch Vụ (Mẫu S1a-HKD)

Đây là sổ đơn giản nhất, chỉ tập trung vào việc ghi nhận chi tiết các giao dịch bán hàng. Sổ này giúp hộ kinh doanh thống kê tổng doanh thu hàng ngày, hàng tháng và hàng năm. Yêu cầu ghi chép bao gồm ngày, nội dung giao dịch, giá trị và thông tin cơ bản về bên mua (nếu có).

Nhóm 2: Doanh Thu Từ 200 Triệu Đến 3 Tỷ Đồng/Năm

Hộ kinh doanh thuộc nhóm này phải nộp thuế theo phương pháp tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Tùy thuộc vào hình thức nộp thuế GTGT, yêu cầu về sổ sách sẽ khác nhau.

Kịch Bản 1: Nộp Thuế GTGT và TNCN Theo Tỷ Lệ Doanh Thu

Hộ kinh doanh chỉ cần sử dụng Sổ Chi Tiết Doanh Thu Bán Hàng Hóa – Dịch Vụ (Mẫu S2a-HKD). Sổ này chi tiết hơn Mẫu S1a-HKD, có thêm các cột mục phân loại doanh thu theo ngành nghề kinh doanh để áp dụng tỷ lệ thuế phù hợp. Sự chính xác trong việc phân loại này là rất quan trọng vì mỗi ngành nghề có tỷ lệ thuế khác nhau.

Kịch Bản 2: Nộp Thuế GTGT Theo Phương Pháp Khấu Trừ, TNCN Theo Tỷ Lệ Doanh Thu

Đây là trường hợp hộ kinh doanh được phép áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Việc này đòi hỏi phải theo dõi thêm nghĩa vụ thuế GTGT.

Sổ Chi Tiết Doanh Thu Bán Hàng Hóa – Dịch Vụ (Mẫu S2a-HKD)

Sổ này vẫn được sử dụng để xác định tổng doanh thu cơ sở.

Sổ Theo Dõi Nghĩa Vụ Thuế GTGT Với NSNN (Mẫu S2b-HKD)

Sổ S2b-HKD là công cụ chính để theo dõi thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu ra phải nộp. Việc này giúp xác định số thuế GTGT phải nộp bằng cách lấy thuế đầu ra trừ đi thuế đầu vào đủ điều kiện khấu trừ.

Sơ đồ minh họa các yếu tố ảnh hưởng đến cách xác định doanh thu của hộ kinh doanh

Nhóm 3: Doanh Thu > 3 Tỷ Đồng/Năm

Nhóm này áp dụng chế độ kế toán gần như là doanh nghiệp, đặc biệt khi tính thuế TNCN dựa trên thu nhập chịu thuế (doanh thu trừ chi phí). Điều này đòi hỏi việc theo dõi chi phí phải được thực hiện song song với doanh thu.

Kịch Bản 1: Nộp Thuế GTGT Theo Tỷ Lệ %, TNCN Trên Thu Nhập Tính Thuế

Hộ kinh doanh phải sử dụng hai sổ để vừa theo dõi doanh thu, vừa theo dõi chi phí để xác định thu nhập tính thuế.

Sổ Chi Tiết Doanh Thu, Chi Phí (Mẫu S3a-HKD)

Đây là sổ ghi nhận cả doanh thu và các chi phí phát sinh trong kỳ. Sổ này là bằng chứng để xác định chi phí hợp lý, từ đó tính ra thu nhập chịu thuế cho mục đích thuế TNCN. Sự chi tiết về các khoản chi phí là yếu tố quyết định tính hợp lệ của việc giảm trừ.

Sổ Chi Tiết Doanh Thu Bán Hàng Hóa – Dịch Vụ (Mẫu S2a-HKD)

Vẫn được sử dụng để tổng hợp và phân loại doanh thu theo ngành nghề để áp dụng tỷ lệ thuế GTGT.

Kịch Bản 2: Nộp Thuế GTGT Theo Phương Pháp Khấu Trừ, TNCN Trên Thu Nhập Tính Thuế

Đây là mô hình phức tạp nhất, yêu cầu sử dụng tới 4 loại sổ chi tiết, gần với chuẩn mực kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Sổ Theo Dõi Nghĩa Vụ Thuế GTGT Với NSNN (Mẫu S2b-HKD)

Dùng để theo dõi số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Sổ Chi Tiết Doanh Thu, Chi Phí (Mẫu S3a-HKD)

Dùng để xác định thu nhập chịu thuế TNCN.

Sổ Chi Tiết Vật Liệu, Dụng Cụ, Sản Phẩm, Hàng Hóa (Mẫu S3b-HKD)

Sổ này theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho của các yếu tố cấu thành giá vốn hàng bán. Việc này giúp xác định chính xác chi phí đầu vào và giá vốn.

Sổ Chi Tiết Tiền (Mẫu S3c-HKD)

Sổ này theo dõi chi tiết các khoản thu chi bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đối chiếu với doanh thu và chi phí ghi nhận trên các sổ khác.

Xử Lý Các Trường Hợp Đặc Thù Về Doanh Thu Hộ Kinh Doanh

Ngoài hoạt động kinh doanh thông thường, việc xác định doanh thu cũng cần được làm rõ cho các loại hình hoạt động đặc thù. Việc này nhằm đảm bảo không có sự chồng chéo hoặc bỏ sót nghĩa vụ thuế.

Hoạt Động Cho Thuê Tài Sản và Thương Mại Điện Tử

Các hoạt động này được đề xuất sử dụng Mẫu Sổ S2a-HKD để theo dõi doanh thu. Việc áp dụng S2a-HKD cho thương mại điện tử là một bước tiến quan trọng. Nó giúp cơ quan thuế dễ dàng truy xuất và đối chiếu dữ liệu giao dịch trực tuyến, một lĩnh vực có tốc độ phát triển nhanh và phức tạp.

Thách Thức Trong Thương Mại Điện Tử

Doanh thu từ thương mại điện tử (TMĐT) bao gồm tiền bán hàng qua các sàn, ứng dụng hoặc website cá nhân. Thách thức lớn nhất là xác định địa điểm phát sinh giao dịch và kiểm soát tính đầy đủ của doanh thu, đặc biệt là với các giao dịch xuyên biên giới.

Hoạt Động Chịu Thuế Đặc Thù

Đối với các hoạt động kinh doanh chịu thêm các loại thuế đặc biệt như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, hoặc hoạt động xuất nhập khẩu, hộ kinh doanh cần lập thêm Sổ Chi Tiết Thuế Đặc Thù (Mẫu S5a-HKD). Sổ này được thiết kế để theo dõi chi tiết các nghĩa vụ thuế phát sinh từ các giao dịch đặc biệt, tách biệt với thuế GTGT và TNCN thông thường.

Tính Chất Của Sổ S5a-HKD

Sổ S5a-HKD đóng vai trò như một sổ phụ, ghi nhận các yếu tố cấu thành giá trị tính thuế đặc biệt (như sản lượng tài nguyên khai thác, giá trị hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt). Việc này đảm bảo tính chính xác trong việc xác định các nghĩa vụ thuế phức tạp này.

Chính Sách Không Truy Thu Thuế Cũ Khi Chuyển Đổi

Một nguyên tắc trấn an được Bộ Tài chính đưa ra là chính sách không truy thu thuế cũ của hộ kinh doanh khi chuyển đổi phương pháp tính thuế. Việc chuyển đổi mô hình quản lý thuế từ thuế khoán sang quản lý dựa trên doanh thu thực tế là một quá trình cải cách.

Ý Nghĩa Của Việc Không Truy Thu

Nguyên tắc này khẳng định rằng sự chuyển đổi là nhằm hướng đến tương lai, tăng cường tính minh bạch và hiện đại hóa công tác quản lý thuế. Nó giúp hộ kinh doanh yên tâm chuyển sang mô hình mới mà không phải lo lắng về việc truy cứu trách nhiệm hoặc phạt vì sự khác biệt trong việc xác định doanh thu theo phương pháp khoán trước đây.

Trách Nhiệm Tuân Thủ

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là hộ kinh doanh được miễn trừ trách nhiệm với các hành vi vi phạm pháp luật thuế xảy ra trong quá khứ. Việc không truy thu chỉ áp dụng cho những khác biệt phát sinh do sự thay đổi phương pháp tính toán từ thuế khoán sang quản lý dựa trên doanh thu thực tế. Mọi hành vi gian lận thuế hoặc trốn thuế có bằng chứng rõ ràng vẫn sẽ bị xử lý theo quy định hiện hành.

Việc chuyển đổi sang mô hình quản lý dựa trên doanh thu thực tế từ năm 2026 đặt ra yêu cầu cao hơn về kỷ luật kế toán và tính minh bạch cho mọi hộ kinh doanh. Nền tảng của sự thay đổi này là cách xác định doanh thu của hộ kinh doanh một cách toàn diện, dựa trên các quy định của Thông tư 40/2021/TT-BTC, bao gồm mọi khoản thu không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Hộ kinh doanh phải chủ động tìm hiểu và áp dụng đúng chế độ sổ sách kế toán được đề xuất theo từng quy mô doanh thu để đảm bảo tuân thủ pháp luật, đặc biệt là nhóm doanh thu lớn phải áp dụng chế độ theo dõi chi phí chặt chẽ. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng là chìa khóa để hộ kinh doanh hoạt động ổn định và hiệu quả trong bối cảnh pháp luật thuế mới.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.