Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Viết Hóa Đơn Bán Hàng Cho Hộ Kinh Doanh Mới Nhất 2025

Hóa đơn bán hàng là chứng từ pháp lý thiết yếu cho mọi giao dịch. Cách viết hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh đúng quy định không chỉ giúp tuân thủ pháp luật thuế mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng. Việc nắm vững các nguyên tắc lập hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng đối với các chủ cửa hàng mới bắt đầu kinh doanh trên nền tảng số. Hộ kinh doanh cần hiểu rõ quy định về hóa đơn, thông tin bắt buộc trên hóa đơn, và cách xử lý các trường hợp sai sót để đảm bảo tính hợp lệ. Bài viết này, dành cho người dùng đang sử dụng hoặc tìm hiểu về các giải pháp phần mềm bán hàng, sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện từ cơ sở pháp lý đến chi tiết nghiệp vụ.

Quy Định Bắt Buộc Xuất Hóa Đơn Đối Với Hộ Kinh Doanh

Hộ kinh doanh (HKD) cần phải xuất hóa đơn cho các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ của mình. Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và quản lý thuế hiệu quả. Việc tuân thủ quy định về hóa đơn là một phần không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp.

Cơ sở pháp lý về nghĩa vụ xuất hóa đơn

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung (như Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nghĩa vụ xuất hóa đơn được xác định rõ ràng. Hộ kinh doanh cá thể bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là bước đi quan trọng trong công cuộc số hóa của ngành thuế.

Nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử được áp dụng rộng rãi. Đặc biệt là đối với các hoạt động bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng. Sự minh bạch trong giao dịch được nâng cao thông qua việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Các tiêu chí bắt buộc sử dụng Hóa đơn Điện tử

Hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) nếu đáp ứng một trong các tiêu chí sau. Tiêu chí này được áp dụng cho hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp. Việc này bao gồm bán lẻ, ăn uống, lưu trú, và giải trí.

Thứ nhất, hộ kinh doanh có doanh thu hàng năm trên 1 tỷ đồng. Quy định này áp dụng cho các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán.

Thứ hai, hộ kinh doanh đã sử dụng máy tính tiền. Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Đây là hình thức HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

Thứ ba, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai. Họ có quy mô doanh thu và lao động đạt mức cao nhất của doanh nghiệp siêu nhỏ.

Ngay cả khi không thuộc diện bắt buộc, HKD vẫn cần xuất hóa đơn bán hàng. Việc này được thực hiện khi khách hàng yêu cầu hóa đơn hợp lệ. Đây là quyền lợi cơ bản của người mua theo quy định.

Phân Loại Hóa Đơn Cho Hộ Kinh Doanh Cá Thể

Hộ kinh doanh cá thể có thể sử dụng nhiều loại hóa đơn khác nhau. Sự lựa chọn phụ thuộc vào phương pháp nộp thuế và lĩnh vực kinh doanh cụ thể. Việc xác định đúng loại hóa đơn là nền tảng để lập hóa đơn chính xác.

Hóa đơn Bán hàng (HĐBH)

Hóa đơn bán hàng là loại chứng từ phổ biến nhất. Nó phù hợp với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. HĐBH không có phần thuế suất Giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào.

Loại hóa đơn này được sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là tài liệu quan trọng để ghi nhận doanh thu thực tế. Việc lập HĐBH cần tuân thủ nghiêm ngặt các mẫu biểu của cơ quan thuế.

Hóa đơn Điện tử có mã của Cơ quan Thuế

Đây là loại hóa đơn bắt buộc đối với đa số các hộ kinh doanh. Hóa đơn được cấp mã xác thực tự động bởi Tổng cục Thuế. Mã này được cấp trước khi hóa đơn được gửi cho khách hàng.

Hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu rủi ro giả mạo. Nó cũng đơn giản hóa quy trình quản lý và lưu trữ. Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ HĐĐT là cần thiết.

Hóa đơn Điện tử Khởi tạo từ Máy Tính Tiền

Loại hóa đơn này dành riêng cho một số lĩnh vực đặc thù. Đó là bán lẻ, ăn uống, khách sạn và dịch vụ giải trí. HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền không yêu cầu chữ ký số của người bán.

Quy định này sẽ được áp dụng bắt buộc từ ngày 01/06/2025. Nó giúp việc xuất hóa đơn bán hàng tại các điểm giao dịch trở nên nhanh chóng hơn. Hóa đơn vẫn phải có mã của cơ quan thuế.

cach-viet-hoa-don-ban-hang-cho-ho-kinh-doanh-1

Việc chuyển đổi sang HĐĐT giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa nghiệp vụ. Phần mềm bán hàng tích hợp (như ShopOne) có vai trò lớn. Nó giúp tự động hóa việc tạo và gửi hóa đơn.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Viết Hóa Đơn Bán Hàng Cho Hộ Kinh Doanh

Để hóa đơn bán hàng được công nhận là hợp lệ, cách viết hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh phải điền đầy đủ. Các thông tin phải chính xác theo quy định tại Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Sự chính xác này là yếu tố cốt lõi.

Quy định về Thời gian lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn là một yếu tố pháp lý quan trọng. HKD cần lưu ý đến mốc thời gian tùy thuộc vào ngành nghề. Lập hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến bị phạt.

Trong lĩnh vực bán hàng, hóa đơn được lập vào ngày chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa. Nó cũng được lập vào ngày chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa. Nguyên tắc này đảm bảo doanh thu được ghi nhận đúng kỳ.

Đối với cung cấp dịch vụ, hóa đơn được lập khi dịch vụ hoàn thành. Hoặc hóa đơn được lập khi việc giao dịch vụ đến khách hàng đã xong. Trường hợp thu tiền trước, lập hóa đơn vào ngày thu tiền.

Trong ngành xây dựng, lắp đặt, hóa đơn được lập vào ngày nghiệm thu, bàn giao công trình. Nó cũng được lập vào ngày nghiệm thu, bàn giao hạng mục công trình. Đây là thời điểm xác định nghĩa vụ thuế.

Thông tin bắt buộc về Người Bán

Người bán phải cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác trên hóa đơn. Điều này bao gồm tên hộ kinh doanh và mã số thuế. Sự minh bạch này giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý.

Đầu tiên là Tên đơn vị bán hàng, ghi đầy đủ theo đăng ký kinh doanh. Thứ hai là Mã số thuế của hộ kinh doanh. Đây là thông tin duy nhất để xác định người nộp thuế.

Thứ ba là Địa chỉ kinh doanh, phải khớp với giấy phép đăng ký. Thứ tư là Số điện thoại hoặc Fax để liên hệ khi cần thiết. Cuối cùng, số tài khoản thanh toán là cần thiết. Số tài khoản phải là số đã đăng ký với cơ quan thuế theo mẫu 08.

Đảm bảo tất cả các trường thông tin này được điền chính xác. Việc này giúp viết hóa đơn tránh sai sót không đáng có.

Thông tin bắt buộc về Người Mua

Thông tin người mua cũng cần được điền đầy đủ để hoàn thiện chứng từ. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt đối với khách hàng cá nhân.

Họ tên người mua cần được ghi rõ ràng. Nếu khách hàng không yêu cầu hóa đơn, ghi “Người mua không yêu cầu hóa đơn”. Tên đơn vị mua hàng ghi tên đầy đủ hoặc viết tắt theo đăng ký kinh doanh/mã số thuế.

Mã số thuế của người mua được ghi nếu bên mua là doanh nghiệp. Địa chỉ mua hàng cần được ghi chính xác. Việc ghi Địa chỉ này phải theo đăng ký kinh doanh của bên mua.

Hình thức thanh toán phải được thể hiện rõ. Ghi “CK” cho chuyển khoản hoặc “TM” cho tiền mặt. Nếu chưa rõ hình thức, có thể ghi “CK/TM”. Việc ghi rõ hình thức giúp theo dõi dòng tiền.

cach-viet-hoa-don-ban-hang-cho-ho-kinh-doanh-3

Việc ghi thông tin người mua cần linh hoạt. Đặc biệt là với các giao dịch bán lẻ. Phần mềm bán hàng giúp hộ kinh doanh tự động hóa quy trình này.

Chi tiết về Hàng hóa và Dịch vụ

Đây là phần mô tả giao dịch thực tế trên hóa đơn. Thông tin phải chi tiết và dễ hiểu. Nó phải phản ánh đúng bản chất của giao dịch.

Số thứ tự (STT) được ghi tăng dần (1, 2, 3…). Tên hàng hóa/dịch vụ phải ghi rõ ràng. Nó cần kèm theo ký hiệu hoặc mã xác định sản phẩm.

Đơn vị tính phải được ghi thống nhất. Ghi đơn vị tính giống như khi mua vào hoặc quản lý kho. Số lượng là số lượng thực tế hàng hóa/dịch vụ đã bán.

Đơn giá là giá bán cho một đơn vị, chưa bao gồm thuế GTGT. Thành tiền được tính bằng Đơn giá nhân với Số lượng. Tổng tiền hàng là tổng số tiền của tất cả hàng hóa/dịch vụ.

Thuế suất thuế GTGT được ghi theo mức áp dụng. Các mức thuế suất phổ biến là 0%, 5% hoặc 10%. Tiền thuế GTGT tính bằng Tổng tiền hàng nhân với Thuế suất.

Phân Tích Chuyên Sâu Về Thuế Suất Hộ Kinh Doanh (Theo Thông Tư 40/2021/TT-BTC)

Việc áp dụng đúng thuế suất là một thách thức lớn với hộ kinh doanh. HKD cần nắm rõ các quy định về tỷ lệ phần trăm thuế. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc lập hóa đơn hợp lệ.

Xác định Tỷ lệ Thuế GTGT và Thuế TNCN

Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. Thuế được tính dựa trên tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Tỷ lệ này áp dụng cho từng ngành nghề khác nhau.

Đối với phân phối hàng hóa và dịch vụ cung cấp kèm theo, tỷ lệ thuế GTGT là 1%. Tỷ lệ thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) là 0.5%. Tổng cộng là 1.5% trên doanh thu.

Đối với dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu, tỷ lệ thuế GTGT là 5%. Tỷ lệ thuế TNCN là 2%. Tổng cộng là 7% trên doanh thu. Đây là mức thuế phổ biến.

Đối với sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, tỷ lệ GTGT là 3%. Tỷ lệ TNCN là 1.5%. Tổng cộng là 4.5% trên doanh thu.

Đối với các hoạt động cho thuê tài sản, tỷ lệ GTGT là 5%. Tỷ lệ TNCN là 5%. Tổng cộng là 10% trên doanh thu.

Lỗi Sai Thường Gặp Về Thuế Suất

Nhầm lẫn về thuế suất là lỗi phổ biến khi viết hóa đơn bán hàng. HKD thường áp dụng sai tỷ lệ cho các loại hình kinh doanh. Ví dụ, áp dụng thuế suất dịch vụ cho hoạt động bán hàng.

Lưu ý rằng hộ kinh doanh nộp thuế trực tiếp không xuất hóa đơn GTGT (VAT). Họ chỉ sử dụng Hóa đơn Bán hàng. Việc ghi sai thuế suất có thể bị cơ quan thuế xử phạt hành chính.

Phần mềm kế toán tích hợp giúp tự động hóa việc tính thuế. Việc này căn cứ vào mã ngành và loại hàng hóa/dịch vụ. Điều này giúp giảm thiểu đáng kể rủi ro sai sót.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng và Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử

Hộ kinh doanh cần tuân thủ các quy tắc nghiêm ngặt về sử dụng và lưu trữ hóa đơn. Việc này giúp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Đồng thời nó cũng phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.

Cấm Xuất Hóa đơn GTGT

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp không được phép xuất hóa đơn GTGT. Họ chỉ được sử dụng Hóa đơn Bán hàng. Việc xuất sai loại hóa đơn sẽ bị coi là không hợp lệ.

Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn GTGT, HKD cần giải thích rõ. Họ phải nói rõ về phương pháp tính thuế đang áp dụng. Sau đó HKD sẽ cung cấp Hóa đơn Bán hàng.

Ghi Đầy Đủ Nội Dung

Hóa đơn bắt buộc phải có đủ thông tin theo quy định. Các thông tin này bao gồm người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất và tổng tiền. Thiếu một trong các mục này có thể bị phạt.

Thông tin hóa đơn phải được trình bày rõ ràng, không tẩy xóa. Việc điền thông tin cần phải nhất quán. Phải đảm bảo không có mâu thuẫn giữa các trường dữ liệu.

cach-viet-hoa-don-ban-hang-cho-ho-kinh-doanh-4

Hộ kinh doanh cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi phát hành hóa đơn. Sử dụng phần mềm quản lý giúp kiểm tra tự động các trường bắt buộc. Đây là một lợi thế lớn của công nghệ.

Quy định Lưu Trữ Hóa đơn Điện tử

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo định dạng gốc (XML). Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm theo quy định. Việc lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn và dễ dàng truy cập.

HKD không nên chỉ lưu bản in hoặc bản PDF. File gốc XML là cơ sở để cơ quan thuế xác thực. Phần mềm HĐĐT sẽ cung cấp giải pháp lưu trữ an toàn.

Các Lỗi Thường Gặp và Biện Pháp Xử Lý Khi Viết Hóa Đơn

Trong quá trình viết hóa đơn bán hàng, việc mắc lỗi là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, HKD cần biết cách xử lý lỗi theo đúng quy định. Việc này giúp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hóa đơn hợp lệ.

Sai Hoặc Thiếu Thông Tin Cơ Bản

Lỗi sai thông tin cơ bản của bên mua, bên bán rất phổ biến. Các lỗi bao gồm sai tên, địa chỉ hoặc mã số thuế. Viết tắt không đúng quy định cũng là một lỗi thường gặp.

Nếu hóa đơn sai thông tin, bên mua có thể không được khấu trừ thuế. Bên bán cần lập Biên bản điều chỉnh hoặc Hóa đơn thay thế. Thủ tục phải tuân thủ nghiêm ngặt theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Nhầm Lẫn Thuế Suất và Sai Mức Giảm Thuế

Việc áp dụng sai thuế suất (ví dụ: 10% thành 8%) là lỗi nghiêm trọng. HKD phải xác định đúng tỷ lệ thuế theo ngành nghề. Việc này phải căn cứ vào Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Nếu áp dụng mức giảm thuế, hóa đơn phải ghi rõ thuế suất giảm. Dòng ghi chú phải thể hiện rõ nội dung theo quy định. Sai sót này đòi hỏi phải hủy và lập hóa đơn mới.

Lập Hóa đơn Không Đúng Thời Điểm

Lập hóa đơn sau khi giao dịch đã hoàn tất là sai quy định. Ngày lập hóa đơn phải khớp với ngày ký số. Việc không tuân thủ thời điểm lập hóa đơn gây nghi ngờ về tính xác thực giao dịch.

Để tránh lỗi này, HKD cần lập hóa đơn ngay khi phát sinh nghiệp vụ. Đặc biệt là với HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Việc này đòi hỏi quy trình nghiệp vụ phải được thiết lập chặt chẽ.

Sai Sót Về Số Tiền và Cách Làm Tròn

Sai sót trong tính toán hoặc làm tròn số tiền dẫn đến chênh lệch kế toán. Số tiền trên hóa đơn phải chính xác tuyệt đối. Kế toán cần kiểm tra lại công thức tính toán.

Sử dụng phần mềm kế toán tích hợp với bán hàng giúp loại bỏ lỗi này. Hệ thống sẽ tự động tính toán tổng tiền, thuế suất và làm tròn. Điều này đảm bảo tính chính xác cao nhất.

Không Lưu Trữ File Gốc XML

Nhiều hộ kinh doanh chỉ lưu bản PDF hoặc bản in. Họ bỏ qua việc lưu file gốc XML của hóa đơn điện tử. File XML là cơ sở dữ liệu pháp lý quan trọng nhất.

HKD phải đảm bảo file XML được lưu trữ an toàn trong 10 năm. Việc này phải được thực hiện trên hệ thống lưu trữ có tính bảo mật. Phải đảm bảo khả năng truy xuất khi cần.

Tối Ưu Hóa Quy Trình Viết Hóa Đơn Bằng Phần Mềm Bán Hàng

Trong bối cảnh số hóa, việc áp dụng phần mềm là giải pháp tối ưu. Nó giúp hộ kinh doanh đơn giản hóa cách viết hóa đơn bán hàng phức tạp. Phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc tuân thủ pháp luật thuế.

Lợi Ích Của Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử Tích Hợp

Phần mềm hóa đơn điện tử giúp tự động hóa toàn bộ quy trình. Nó bao gồm từ tạo đơn hàng đến phát hành và lưu trữ hóa đơn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.

Hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế. Phần mềm đảm bảo hóa đơn được cấp mã kịp thời. Nó cũng tuân thủ các quy định mới nhất của Bộ Tài chính.

Phần mềm tích hợp giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công. Nó tự động điền các thông tin bắt buộc của bên bán và bên mua. Nó cũng tính toán thuế suất chính xác theo quy định.

Tích Hợp Với Hệ Sinh Thái Quản Lý Kinh Doanh

Một phần mềm bán hàng hiệu quả cần có khả năng tích hợp cao. Nó cần liên kết với các hệ thống kế toán, quản lý kho. Việc này giúp tạo ra một luồng dữ liệu thống nhất.

Khi một đơn hàng được tạo trên hệ thống bán hàng (POS), hóa đơn được tạo tự động. Dữ liệu này được chuyển thẳng sang phần mềm kế toán. Việc này đảm bảo sự đồng bộ giữa doanh thu và chứng từ.

HKD nên chọn các giải pháp phần mềm được công nhận. Các giải pháp này phải đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo quy định. Việc này giúp an tâm hơn về tính pháp lý.

Kết Thúc

Việc nắm vững cách viết hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh là bước đi chiến lược. Nó giúp HKD tránh vi phạm pháp luật và tối ưu hóa quản lý. Quy trình lập hóa đơn cần tuân thủ nghiêm ngặt Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 40/2021/TT-BTC. Hóa đơn phải đầy đủ thông tin, từ thời điểm lập đến chi tiết hàng hóa và thuế suất áp dụng. Chú trọng vào việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế và lưu trữ file gốc XML là vô cùng cần thiết. Đầu tư vào các giải pháp phần mềm chuyên nghiệp sẽ giúp hộ kinh doanh đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong mọi giao dịch bán hàng của mình.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.