Cách Tính Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Chi Tiết Nhất 2025

cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp là nền tảng cốt lõi để duy trì sự ổn định và phát triển bền vững của một công ty. Việc kiểm soát và tối ưu hóa khoản mục chi phí gián tiếp này là nhiệm vụ thiết yếu của mọi nhà quản trị. Chúng ta cần một quy trình rõ ràng để xác định, hạch toán và phân tích chi phí nhằm tránh tình trạng ngân sách bị lãng phí. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách tính chi phí này, đồng thời đưa ra các phương pháp kiểm soát chi phí G&A và tối ưu hóa ngân sách hiệu quả, dựa trên các nguyên tắc kế toán chuẩn mực, đặc biệt là việc theo dõi qua tài khoản 642 và thiết lập định mức chi phí hợp lý.

Bản Chất Và Vai Trò Của Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp (General & Administration Expenses, gọi tắt là chi phí G&A) là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến việc tổ chức, điều hành, quản lý chung các hoạt động của doanh nghiệp, không trực tiếp liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cụ thể. Đây là khoản mục chi phí gián tiếp quan trọng, đóng vai trò nền tảng để duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày của toàn bộ hệ thống.

Chi phí G&A được ghi nhận và theo dõi trong hệ thống kế toán thông qua Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam. Việc kiểm soát chặt chẽ các khoản chi này là điều kiện tiên quyết. Mục tiêu là giúp nhà quản trị có cơ sở lập dự toán chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Các thông số chi phí G&A chuẩn sẽ là định mức để đánh giá hiệu quả hoạt động chung.

Phân Biệt Giữa Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Và Các Loại Chi Phí Khác

Sự phân biệt rõ ràng giữa chi phí G&A và các khoản mục chi phí khác là cực kỳ quan trọng đối với việc hạch toán và phân tích tài chính. Chi phí G&A khác biệt cơ bản so với Chi phí Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold – COGS) vì nó không gắn trực tiếp vào sản phẩm. Nó cũng khác biệt so với Chi phí Bán hàng (Selling Expenses) ở chỗ không liên quan trực tiếp đến việc tiêu thụ sản phẩm.

Chi phí bán hàng, ví dụ như lương nhân viên bán hàng, hoa hồng, chi phí quảng cáo bán hàng, phục vụ cho việc đưa sản phẩm đến tay khách hàng. Ngược lại, chi phí quản lý là các chi phí chung cho toàn bộ công ty. Ví dụ, lương Giám đốc điều hành là G&A, còn lương Giám đốc Marketing có thể được phân bổ giữa G&A (quản lý chung) và Chi phí Bán hàng (tiếp thị).

Chi phí G&A bao gồm nhiều ví dụ thực tế như lương nhân viên hành chính, kế toán, pháp lý, chi phí thuê văn phòng. Nó còn bao gồm chi phí tiện ích, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý. Việc tách bạch giúp nhà quản trị đánh giá chính xác hiệu suất và khả năng sinh lời ở từng khâu.

Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp và vai trò thiết yếu

Các Thành Phần Cấu Thành Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

Chi phí G&A là tổng hợp của nhiều khoản mục chi phí nhỏ hơn, được hạch toán chi tiết để phục vụ cho mục đích theo dõi và kiểm soát. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 642 được chi tiết hóa thành 8 tiểu khoản chính, mỗi tiểu khoản phản ánh một nhóm chi phí cụ thể. Việc hiểu rõ từng thành phần giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách hiệu quả hơn.

Chi Phí Quản Lý Nhân Viên (TK 6421)

Khoản mục này bao gồm toàn bộ các chi phí lao động dành cho bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp. Chi phí này chi trả cho các bộ phận quản lý cấp cao, nhân viên hành chính, kế toán và các phòng ban hỗ trợ không trực tiếp tham gia vào sản xuất hoặc bán hàng. Nó bao gồm tiền lương, tiền phụ cấp, các khoản trích theo lương như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn. Đây thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí G&A.

Chi Phí Vật Liệu Quản Lý (TK 6422)

Đây là chi phí của các vật liệu, công cụ, dụng cụ tiêu hao được sử dụng trong công tác quản lý chung của công ty. Các vật liệu này có thể là mực in, giấy tờ, văn phòng phẩm, hoặc các phụ tùng nhỏ dùng để sửa chữa văn phòng. Chi phí này thường có xu hướng biến động theo quy mô hoạt động và số lượng nhân sự quản lý. Kiểm soát khoản mục này đòi hỏi quản lý chặt chẽ khâu mua sắm và sử dụng.

Chi Phí Đồ Dùng, Vật Tư Văn Phòng (TK 6423)

Khoản mục này chi trả cho các dụng cụ và vật tư phục vụ trực tiếp cho hoạt động văn phòng. Ví dụ bao gồm mua mới hoặc thay thế các thiết bị văn phòng phẩm thông thường. Dù có giá trị nhỏ, việc kiểm soát chi phí này theo định mức tiêu hao có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể.

Chi Phí Khấu Hao Tài Sản Cố Định (TK 6424)

Đây là chi phí khấu hao của các tài sản cố định được sử dụng cho mục đích quản lý. Các tài sản này bao gồm máy tính, máy photocopy, máy chủ, nội thất văn phòng và các phương tiện vận tải dùng cho quản lý chung. Việc tính toán khấu hao phải tuân thủ đúng quy định để phản ánh chính xác sự hao mòn và giá trị sử dụng.

Thuế Và Các Loại Lệ Phí Khác (TK 6425)

Khoản này bao gồm các loại thuế và lệ phí mà doanh nghiệp phải nộp liên quan đến hoạt động quản lý. Tiêu biểu là thuế môn bài, tiền thuê đất, hoặc các khoản lệ phí hành chính khác. Đây là các chi phí mang tính bắt buộc và thường cố định theo quy định của nhà nước.

Chi Phí Dự Phòng (TK 6426)

Chi phí dự phòng được lập để dự trù cho các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động quản lý, ví dụ như dự phòng nợ phải thu khó đòi. Khoản dự phòng này cần được tính toán thận trọng, dựa trên lịch sử nợ và đánh giá rủi ro hiện tại. Việc lập dự phòng hợp lý giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình sức khỏe tài chính.

Chi Phí Dịch Vụ Mua Ngoài (TK 6427)

Đây là chi phí cho các dịch vụ thuê ngoài nhằm phục vụ công tác quản lý. Các dịch vụ phổ biến bao gồm thuê dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn pháp lý, bảo vệ, vệ sinh văn phòng, hoặc chi phí cho phần mềm quản lý (như phần mềm CRM/ERP/Phần mềm bán hàng). Việc thuê ngoài giúp doanh nghiệp tinh giản bộ máy và tập trung vào hoạt động cốt lõi.

Các thành phần chi phí quản lý doanh nghiệp chi tiết theo tài khoản kế toán

Các Khoản Chi Bằng Tiền Khác (TK 6428)

Khoản mục này bao gồm các chi phí phát sinh khác trong quá trình quản lý mà không thuộc các tiểu khoản đã đề cập. Ví dụ như chi phí tiếp khách, chi phí hội họp, chi phí đi lại của bộ phận quản lý, các khoản phí đào tạo nội bộ. Đây là khoản mục cần theo dõi sát sao vì dễ phát sinh lãng phí nếu không được kiểm soát.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tính Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

Quy trình tính toán chi phí quản lý doanh nghiệp là một chuỗi các bước hạch toán chính xác. Nó bắt đầu từ việc xác định chi phí và kết thúc bằng việc lập báo cáo tài chính tổng hợp. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật, các doanh nghiệp cần thực hiện đúng 7 bước cơ bản sau đây.

Bước 1: Xác Định Các Khoản Chi Phí Quản Lý Liên Quan

Đầu tiên, nhà quản trị cần rà soát và xác định mọi khoản chi phí đã phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động quản lý và điều hành chung. Đây là bước sàng lọc ban đầu, phân loại chi phí nào là G&A, chi phí nào là giá vốn hoặc chi phí bán hàng. Điều này bao gồm chi phí nhân sự quản lý, chi phí thuê mướn, khấu hao tài sản và các chi phí dịch vụ bên ngoài.

Bước 2: Ghi Nhận Chi Phí Vào Hệ Thống Kế Toán

Sau khi xác định, các khoản chi phí cần được hạch toán (ghi nhận) vào các tài khoản kế toán tương ứng. Các khoản chi phí G&A sẽ được ghi Nợ vào các tiểu khoản chi tiết của Tài khoản 642. Ví dụ, chi phí lương nhân viên quản lý ghi Nợ TK 6421, chi phí khấu hao TSCĐ quản lý ghi Nợ TK 6424. Song song đó là ghi Có vào các tài khoản đối ứng, thường là TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi Ngân hàng), hoặc TK 334 (Phải trả người lao động).

Bước 3: Thu Thập Và Đối Chiếu Chứng Từ Chi Tiết

Tất cả các khoản chi phí phải được chứng minh bằng các chứng từ hợp lệ như hóa đơn, phiếu chi, hợp đồng, bảng lương. Doanh nghiệp phải thu thập đầy đủ dữ liệu cụ thể, ghi nhận số tiền chi trả thực tế đã phát sinh trong kỳ. Bước này đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của các giao dịch chi tiêu.

Bước 4: Tính Tổng Chi Phí Theo Từng Loại

Dựa trên dữ liệu đã thu thập và hạch toán, doanh nghiệp tiến hành cộng dồn các số tiền đã chi trả hoặc đã phát sinh cho từng tiểu khoản của TK 642. Việc tính tổng này cung cấp cái nhìn định lượng về mức độ chi tiêu của từng hạng mục. Nó là cơ sở để phân tích xu hướng chi tiêu trong các kỳ tiếp theo.

Bước 5: Kiểm Tra Và Điều Chỉnh Dữ Liệu Kế Toán

Các nhà quản lý tài chính cần thực hiện đối chiếu dữ liệu chi tiêu thực tế với sổ sách kế toán để phát hiện sai sót hoặc sự chênh lệch. Nếu có bất kỳ sai sót nào, cần tiến hành điều chỉnh kịp thời các bút toán. Mục tiêu là đảm bảo rằng số liệu chi phí quản lý phản ánh chính xác tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp.

Bước 6: Kết Chuyển Chi Phí Để Xác Định Lợi Nhuận

Vào cuối kỳ kế toán (tháng/quý/năm), doanh nghiệp thực hiện bút toán kết chuyển tổng chi phí quản lý doanh nghiệp. Tổng số phát sinh Nợ TK 642 sẽ được kết chuyển sang Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh (ghi Có TK 642, Nợ TK 911). Bút toán này là bước cuối cùng trong việc tập hợp chi phí để xác định lợi nhuận ròng.

Bước 7: Lập Báo Cáo Tài Chính Tổng Hợp

Cuối cùng, tổng chi phí quản lý doanh nghiệp đã kết chuyển sẽ được thể hiện trên các báo cáo tài chính liên quan. Cụ thể, nó xuất hiện ở Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh, nằm dưới phần Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ. Báo cáo này giúp nhà đầu tư và nhà quản trị đánh giá khả năng sinh lời sau khi trừ đi các chi phí hoạt động.

Sơ đồ 7 bước cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp trong kế toán

Chiến Lược Kiểm Soát Và Tối Ưu Chi Phí Quản Lý

Tối ưu hóa chi phí quản lý không đồng nghĩa với việc cắt giảm một cách tùy tiện. Đó là một quá trình chiến lược nhằm đảm bảo mỗi đồng chi tiêu đều mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp. Các nhà quản trị cần áp dụng các phương pháp toàn diện để kiểm soát và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.

Tính Định Mức Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

Thiết lập định mức chi phí là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong chiến lược kiểm soát chi tiêu. Định mức này thường là một tỷ lệ phần trăm của tổng doanh thu hoặc tổng chi phí hoạt động. Theo kinh nghiệm trong ngành, tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp nên chiếm từ 1% đến 5% tổng thu nhập. Nếu tỷ lệ này duy trì dưới 2% tổng doanh thu, chi phí được coi là hợp lý và hiệu quả.

Việc xây dựng định mức phải dựa trên dữ liệu lịch sử của công ty và của ngành, cùng với chiến lược phát triển trong tương lai. Định mức phải phản ánh chi phí có khả năng phát sinh trong kỳ. Nó cần được phân chia thành các khoản mục chi phí nhỏ hơn, đi kèm với các chỉ tiêu định lượng cụ thể để dễ đo lường và đánh giá. Quan trọng nhất, định mức không được quá cao hoặc quá thấp, gây ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận hay cản trở hoạt động quản lý.

Nguyên tắc xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Kiểm Soát Chi Phí Nhân Sự Quản Lý

Chi phí nhân sự quản lý luôn là gánh nặng lớn nhất trong G&A. Doanh nghiệp cần linh hoạt trong chính sách làm việc để giảm chi phí cố định. Áp dụng mô hình làm việc từ xa hoặc hybrid working giúp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, điện nước và các tiện ích liên quan.

Cân chỉnh chính sách phúc lợi cũng là cách để gia tăng động lực làm việc mà không cần tăng lương cứng. Ngoài ra, thuê ngoài các công việc không cốt lõi giúp tiết kiệm chi phí nhân sự nội bộ và tập trung nguồn lực vào các hoạt động chiến lược. Đầu tư vào tuyển dụng chất lượng cao và xây dựng chính sách giữ chân nhân tài giảm thiểu chi phí tái tuyển dụng và đào tạo, vốn rất tốn kém.

Tối Ưu Hóa Chi Phí Mua Hàng Và Dịch Vụ Thuê Ngoài

Kiểm soát chi tiêu cho các dịch vụ bên ngoài và vật tư văn phòng đòi hỏi sự chặt chẽ và có kế hoạch. Doanh nghiệp cần lập danh sách vật dụng cần thiết và thực hiện mua sắm theo lô lớn để tận dụng chiết khấu. Việc đàm phán với nhà cung cấp dịch vụ (internet, điện thoại, bảo hiểm, tư vấn) để có mức giá ưu đãi nhất cũng là một biện pháp hiệu quả.

Ví dụ, thay vì mua sắm văn phòng phẩm nhỏ lẻ, doanh nghiệp nên ký hợp đồng cung cấp dài hạn với một nhà cung cấp. Điều này giúp giảm chi phí đơn vị và đơn giản hóa quy trình mua hàng. So sánh các gói dịch vụ bên ngoài để chọn giải pháp phù hợp nhất về cả nhu cầu lẫn ngân sách.

Phân Tích Chi Phí Định Kỳ Và Lập Khoản Dự Phòng

Việc theo dõi và phân tích dữ liệu chi tiêu G&A định kỳ là không thể thiếu. Hoạt động này giúp nhận biết các xu hướng chi tiêu bất thường và tìm ra các cơ hội tinh giản chi phí. Doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ dữ liệu chi phí, doanh thu, và các chỉ số tài chính khác theo từng kỳ.

Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu giúp so sánh chi tiêu thực tế với ngân sách đã duyệt và các kỳ trước. Phân tích phải đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ của sự thay đổi. Đồng thời, việc lập khoản chi phí dự phòng giúp doanh nghiệp chủ động đối phó với rủi ro. Phương pháp lập ngân sách cuốn chiếu (rolling budget) cho phép điều chỉnh linh hoạt theo thời gian thực tế.

Tối Ưu Hóa Quy Trình Vận Hành Bằng Công Nghệ

Đơn giản hóa và tự động hóa các quy trình vận hành là chìa khóa để giảm chi phí G&A ẩn. Loại bỏ các công đoạn không cần thiết, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại giúp tăng năng suất và giảm thiểu lỗi sai. Việc sử dụng các phần mềm quản lý là giải pháp hiệu quả để tăng cường khả năng theo dõi và ra quyết định.

Ví dụ, triển khai một hệ thống quản lý đơn hàng hoặc quy trình phê duyệt điện tử giúp loại bỏ các bước thủ công. Nó giảm thiểu việc in ấn và chuyển giao giấy tờ. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm chi phí vật tư và nhân công quản lý. Nâng cao năng lực cho nhân viên thông qua đào tạo cũng góp phần tăng hiệu suất và giảm sai sót.

Công Cụ Chuyên Biệt Quản Lý Và Phân Tích Chi Phí Doanh Nghiệp

Để đạt được hiệu quả cao trong việc quản lý chi phí, đặc biệt là G&A, đầu tư vào phần mềm chuyên dụng là điều cần thiết. Phần mềm quản lý chi phí cung cấp một nền tảng số hóa để theo dõi, phân tích và kiểm soát mọi khoản chi tiêu. Các công cụ này giúp nhà quản trị có cái nhìn toàn diện và sâu sắc về bức tranh tài chính tổng thể.

Phần mềm quản lý chi phí giúp tạo lập các kiểu chi phí đa dạng, từ tạm ứng, thanh toán đến chi nội bộ. Nó cũng hỗ trợ lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử một cách khoa học, giúp quá trình đối chiếu và hạch toán trở nên nhanh chóng. Các báo cáo chuyên sâu về tình hình sử dụng chi phí theo từng hạng mục, phòng ban, hoặc dự án là cơ sở để đưa ra các quyết định kinh doanh thấu đáo.

Tầm Quan Trọng Của Phần Mềm Quản Lý Chi Phí Chuyên Dụng

Một công cụ quản lý chi phí tốt cho phép doanh nghiệp so sánh chi tiêu thực tế với ngân sách đã phê duyệt, hoặc so sánh chi tiêu giữa các kỳ để nhanh chóng phát hiện các khoản chi bất thường. Tính năng phân quyền truy cập cho phép nhiều người dùng tham gia vào quy trình kiểm soát chi phí một cách có trật tự. Điều này đảm bảo tính minh bạch và sự tuân thủ trong toàn bộ tổ chức.

Khả năng tích hợp dữ liệu với các phần mềm kế toán và hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP) khác là một yếu tố then chốt. Sự tích hợp này tạo ra một dòng dữ liệu liên tục và chính xác, loại bỏ nhu cầu nhập liệu thủ công lặp lại. Nó cung cấp một hệ sinh thái quản lý tài chính đồng bộ và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Giao diện phần mềm quản lý tài chính và chi phí Base Expense

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp cần xem xét các yếu tố như khả năng tùy chỉnh tính năng. Phần mềm phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý chi phí và có thể mở rộng theo quy trình làm việc của doanh nghiệp. Ngân sách sử dụng phải phù hợp và giao diện phải thân thiện, dễ dàng cho người dùng cuối.

cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp không chỉ là một vấn đề kế toán đơn thuần, mà là một quy trình chiến lược quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sinh lời và sự cạnh tranh của công ty. Việc nắm vững khái niệm, thành phần, và áp dụng quy trình 7 bước tính toán là cơ sở để thiết lập hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả. Bằng cách áp dụng các chiến lược tối ưu hóa từ nhân sự đến công nghệ, cùng với việc sử dụng các công cụ quản lý chi phí chuyên biệt, doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát chi tiêu. Điều này giúp nâng cao đáng kể hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.