Cách Làm Hồ Sơ Quản Lý Chất Lượng Công Trình Chuẩn Theo Nghị Định 06

cách làm hồ sơ quản lý chất lượng công trình là một quy trình bắt buộc và vô cùng quan trọng đối với bất kỳ dự án xây dựng nào tại Việt Nam. Việc lập hồ sơ chất lượng không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là bằng chứng xác thực về sự an toàn và độ bền vững của công trình. Để bộ hồ sơ đạt chuẩn, người thực hiện cần nắm vững các yêu cầu chi tiết của Nghị định 06/2021/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện từ A đến Z, tập trung vào cấu trúc Hồ sơ pháp lý, Biên bản nghiệm thu công việc, và yêu cầu kỹ thuật của Bản vẽ hoàn công, giúp nhà thầu và đơn vị tư vấn hoàn thiện hồ sơ một cách chính xác và hiệu quả nhất.

Cơ Sở Pháp Lý và Vai Trò Cốt Lõi của Hồ Sơ Chất Lượng

Quản lý chất lượng công trình xây dựng là tập hợp các hoạt động quản lý. Các hoạt động này được thực hiện bởi các tổ chức và cá nhân tham gia. Mục tiêu chính là đảm bảo chất lượng và an toàn của công trình. Điều này áp dụng xuyên suốt từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khai thác và sử dụng.

Khái Niệm Tổng Quan về Hồ Sơ Quản Lý Chất Lượng

Hồ sơ quản lý chất lượng (HSQLCL) là một tập hợp các tài liệu. Nó chứng minh quá trình thi công xây dựng đã tuân thủ thiết kế. Hồ sơ cũng xác nhận công trình đáp ứng các tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật hiện hành. HSQLCL là nội dung chính của Hồ sơ hoàn thành công trình. Nó cần được thiết lập, thu thập và lưu trữ đầy đủ, chuẩn xác ngay từ đầu.

Nội dung của bộ hồ sơ quản lý chất lượng được quy định chi tiết. Nó dựa trên các văn bản pháp luật về quản lý chất lượng công trình xây dựng. Nền tảng pháp lý quan trọng nhất hiện nay là Nghị định số 06/2021/NĐ-CP của Chính phủ.

Tầm Quan Trọng Của Việc Lập Hồ Sơ Chất Lượng Chính Xác

Hồ sơ chất lượng đóng vai trò then chốt trong toàn bộ dự án. Thứ nhất, nó là căn cứ pháp lý. Hồ sơ chứng minh công trình đủ điều kiện nghiệm thu. Nó cũng là cơ sở để đưa công trình vào sử dụng. Thứ hai, hồ sơ là tài liệu lưu trữ vĩnh viễn. Nó phục vụ cho công tác bảo trì, sửa chữa và cải tạo về sau.

Việc lập hồ sơ sai sót hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Công trình có thể bị chậm nghiệm thu. Thậm chí có thể bị từ chối cấp phép hoàn công. Điều này gây lãng phí và tranh chấp pháp lý. Các bên tham gia dự án cần phối hợp chặt chẽ. Họ phải đảm bảo mọi tài liệu được lập đúng mẫu biểu và đúng thời điểm.

Cập Nhật Quy Định Pháp Luật Mới Nhất

Hệ thống quản lý chất lượng công trình chịu sự điều chỉnh của nhiều văn bản. Hiện nay, Nghị định số 06/2021/NĐ-CP thay thế Nghị định 46/2015/NĐ-CP. Nghị định này quy định chi tiết về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình. Các nhà thầu cần cập nhật các thông tư hướng dẫn của Bộ Xây dựng. Ví dụ như Thông tư 26/2024/TT-BXD hoặc Thông tư 06/2021/TT-BXD. Việc áp dụng đúng các quy định này là yêu cầu tiên quyết. Nó giúp hồ sơ quản lý chất lượng công trình xây dựng đạt chuẩn.

Quy Trình Chuẩn Bị và Lập Hồ Sơ Quản Lý Chất Lượng Chi Tiết

Quá trình lập hồ sơ chất lượng phải được hệ thống hóa. Nó cần tuân theo một quy trình khoa học ngay từ giai đoạn khởi công. Sự phối hợp giữa các bên là chìa khóa thành công.

Thống Nhất Mẫu Biểu và Lập Danh Mục Tổng Thể

Bước đầu tiên là thống nhất về mẫu biểu hồ sơ. Phòng Kế hoạch Kỹ thuật của nhà thầu phải chủ trì. Họ phối hợp với Chủ đầu tư (CĐT) hoặc Tư vấn Giám sát (TVGS). Họ cần thống nhất các mẫu biên bản nghiệm thu. Họ cũng cần chốt các phụ lục kèm theo và thành phần tham gia ký duyệt.

Tiếp theo, nhà thầu lập Danh mục Hồ sơ Quản lý Chất lượng tổng thể (HSCL). Việc này căn cứ vào mục tiêu giá trị sản xuất. Danh mục cũng dựa trên tiến độ thi công đã được duyệt. Danh mục này cần nêu rõ các hạng mục cần lập hồ sơ. Nó xác định vị trí, lý trình và phân đoạn nghiệm thu.

Phân Chia Trách Nhiệm Giữa Các Bên Liên Quan

Sự minh bạch trong trách nhiệm là rất quan trọng. Chủ đầu tư có nhiệm vụ phê duyệt thiết kế và giám sát. Họ cũng là người ký duyệt các biên bản nghiệm thu cuối cùng. Tư vấn Giám sát là người kiểm tra trực tiếp. Họ xác nhận chất lượng công việc và vật liệu tại công trường.

Nhà thầu thi công xây dựng có trách nhiệm lớn nhất. Họ trực tiếp lập hồ sơ chất lượng. Họ phải thu thập đầy đủ chứng từ đầu vào. Họ phải lập biên bản nghiệm thu từng công việc xây dựng. Mọi biên bản phải có chữ ký xác nhận của người phụ trách kỹ thuật nhà thầu. Sau đó, họ chuyển cho TVGS và CĐT ký duyệt.

Xác Định Trình Tự Nghiệm Thu Công Việc

Quy trình lập hồ sơ phải tuân thủ trình tự thi công thực tế. Hồ sơ nghiệm thu phải đi theo “hình cây,” từ tổng thể đến chi tiết. Ví dụ: nghiệm thu móng trước, sau đó đến cột, dầm, sàn. Trong mỗi hạng mục, phải nghiệm thu vật liệu, công việc, và bộ phận.

Trình tự nghiệm thu bắt buộc phải được quy định. Nó được nêu rõ trong Biện pháp Thi công đã được duyệt. Việc này đảm bảo tính logic và pháp lý cho toàn bộ hồ sơ.

Lưu đồ quy trình lập hồ sơ quản lý chất lượng công trình xây dựng chuẩn

Thành Phần Cấu Tạo Nên Bộ Hồ Sơ Chất Lượng Hoàn Chỉnh

Bộ hồ sơ quản lý chất lượng công trình là một tập hợp đa dạng. Nó bao gồm nhiều loại tài liệu khác nhau. Chúng được chia thành bốn nhóm chính theo thông lệ ngành.

Hồ Sơ Pháp Lý (Legal Documents)

Đây là nhóm tài liệu nền tảng. Nó chứng minh tính hợp pháp của dự án và các bên tham gia. Hồ sơ pháp lý bao gồm:

• Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng.
• Giấy phép xây dựng (nếu có).
• Hợp đồng giao nhận thầu xây lắp giữa Chủ đầu tư và các nhà thầu.
• Thông báo khởi công xây dựng.
• Quyết định thành lập Ban Chỉ huy công trường.
• Biện pháp thi công tổng thể.

Hồ Sơ Đầu Vào (Input Documents)

Hồ sơ đầu vào tập trung vào vật liệu và thiết bị. Nó đảm bảo các yếu tố cấu thành công trình đạt chuẩn. Đây là một trong những phần dễ xảy ra sai sót nhất.

• Chứng từ về xuất xứ hàng hóa (CO – Certificate of Origin).
• Chứng chỉ chất lượng (CQ – Certificate of Quality).
• Tài liệu công bố tiêu chuẩn áp dụng cho sản phẩm, hàng hóa.
• Chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy theo quy định của Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa.
• Biên bản kiểm tra và nghiệm thu vật liệu đầu vào.

Hồ Sơ Nghiệm Thu Chất Lượng (Acceptance Documents)

Nhóm này ghi lại toàn bộ quá trình thi công và kiểm tra. Đây là bằng chứng quan trọng nhất về chất lượng thực tế.

• Nhật ký thi công công trình.
• Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng. Đây là cốt lõi của cách làm hồ sơ quản lý chất lượng công trình. Nó bao gồm nghiệm thu ván khuôn, cốt thép, bê tông, lắp đặt thiết bị, v.v.
• Biên bản nghiệm thu bộ phận công trình, giai đoạn xây dựng (nếu có).
• Kết quả thí nghiệm đối chứng, kiểm định chất lượng công trình.
• Các kết quả quan trắc, đo đạc trong quá trình thi công (nếu có).

Bản Vẽ Hoàn Công (As-Built Drawings)

Bản vẽ hoàn công ghi lại hiện trạng thực tế. Nó thể hiện những thay đổi so với bản vẽ thiết kế ban đầu.

• Bản vẽ hoàn công có danh mục kèm theo.
• Danh mục các thay đổi thiết kế đã được phê duyệt trong quá trình thi công.

Bộ hồ sơ chất lượng hoàn chỉnh là sự tổng hợp của tất cả các tài liệu này. Chúng phải được sắp xếp theo một trật tự logic và khoa học.

Các thành phần chính của hồ sơ quản lý chất lượng công trình xây dựng theo Nghị định 06

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Các Tài Liệu Trọng Yếu

Trong các tài liệu cấu thành HSQLCL, ba loại tài liệu sau đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ cao nhất.

Lập Biên Bản Nghiệm Thu Công Việc Xây Dựng (BBNT)

Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng là trái tim của hồ sơ chất lượng. Nó xác nhận chất lượng công việc đã hoàn thành. Biên bản này phải được lập cho từng công việc xây dựng. Hoặc nó có thể lập chung cho nhiều công việc theo trình tự thi công.

Quy trình Lập và Ký duyệt BBNT:

1. Nhà thầu chuẩn bị: Người phụ trách kỹ thuật nhà thầu kiểm tra công việc. Họ lập Biên bản Nghiệm thu theo mẫu thống nhất.
2. Thành phần ký: Biên bản phải có chữ ký của người giám sát thi công (TVGS) và người phụ trách kỹ thuật nhà thầu.
3. Nội dung cốt lõi: Phải ghi rõ tên công việc, thời gian, địa điểm nghiệm thu. Quan trọng nhất là “Kết luận nghiệm thu”. Kết luận phải nêu rõ chấp nhận hay không. Nó phải chỉ ra đồng ý cho triển khai công việc tiếp theo.
4. Tần suất: BBNT nên được lập ngay sau khi hoàn thành công việc. Không nên để chậm trễ.
5. Lưu ý: Cần kèm theo các kết quả thí nghiệm liên quan. Ví dụ như thí nghiệm độ sụt bê tông hoặc cường độ vật liệu.

Mẫu biên bản nghiệm thu công việc xây dựng theo quy định mới

Quản Lý và Kiểm Soát Chứng Từ Vật Liệu Đầu Vào

Việc kiểm soát chất lượng vật liệu đầu vào là bước đi quan trọng nhất. Nó quyết định chất lượng cuối cùng của công trình. Mỗi lô vật liệu đưa vào công trường phải được kiểm tra kỹ lưỡng.

Yêu cầu đối với chứng từ vật liệu:

• Mọi vật liệu đều cần có Chứng từ Chứng nhận Xuất xứ (CO) và Chất lượng (CQ).
• Đối với vật liệu có yêu cầu, cần có Chứng nhận Hợp Quy hoặc Hợp Chuẩn.
• Nhà thầu phải lập Biên bản Kiểm tra Vật liệu. Biên bản này xác nhận vật liệu đạt yêu cầu.

Khắc phục lỗi sai chứng từ gốc:
Một lỗi thường gặp là thiếu hoặc sai lệch chứng từ gốc. Giải pháp là kiểm tra kỹ bộ chứng từ. Việc này nên thực hiện ngay tại cổng công trình. Nhà thầu cần yêu cầu nhà cung cấp bổ sung ngay lập tức nếu thiếu.

Yêu Cầu Kỹ Thuật Khi Hoàn Thiện Bản Vẽ Hoàn Công

Bản vẽ hoàn công là tài liệu phản ánh chính xác công trình. Nó phải thể hiện đúng thực tế đã thi công.

Nguyên tắc lập Bản vẽ Hoàn công:

1. Sự khác biệt: Chỉ cần vẽ hoàn công cho những bộ phận có thay đổi. Những bộ phận thi công đúng thiết kế thì không cần lập bản vẽ mới.
2. Thông tin: Bản vẽ hoàn công phải có đầy đủ thông tin. Bao gồm tên, địa điểm xây dựng, tên hạng mục, tên nhà thầu, và chữ ký các bên liên quan.
3. Xác nhận: Bản vẽ phải được ký xác nhận của cả nhà thầu thi công, tư vấn giám sát, và chủ đầu tư. Chữ ký xác nhận có ý nghĩa pháp lý cao.
4. Danh mục: Bản vẽ hoàn công phải đi kèm danh mục chi tiết. Danh mục này liệt kê tất cả các bản vẽ hoàn công có trong hồ sơ.

Hình ảnh minh họa quá trình kiểm soát vật liệu đầu vào tại công trình xây dựng

Quản Lý Rủi Ro và Khắc Phục Lỗi Sai Phổ Biến

Trong quá trình cách làm hồ sơ quản lý chất lượng công trình, việc phát sinh lỗi là khó tránh khỏi. Tuy nhiên, việc nhận diện và khắc phục kịp thời là cực kỳ quan trọng.

Lỗi Thiếu Nhất Quán Trong Hệ Thống Danh Pháp

Nhiều dự án gặp phải tình trạng hỗn loạn danh mục. Tên file, tên biên bản nghiệm thu và mã hiệu không thống nhất. Điều này gây khó khăn lớn cho việc truy xuất tài liệu về sau. Hậu quả là làm chậm tiến độ quyết toán.

Giải pháp: Áp dụng một quy tắc đặt tên thống nhất ngay từ đầu. Quy tắc này cần được phổ biến cho tất cả các bên tham gia. Ví dụ: sử dụng mã dự án, mã hạng mục, mã công việc, và ngày lập. Ví dụ: ProjectA-HM01-BT001-20250101.

Sai Lầm Do Sự Chậm Trễ Trong Việc Ký Duyệt Hồ Sơ

Một trong những vấn đề lớn nhất là “nước đến chân mới nhảy”. Công việc thi công xong đã lâu. Tuy nhiên, hồ sơ nghiệm thu vẫn chưa được ký duyệt. Điều này dẫn đến sự ùn tắc trong nghiệm thu giai đoạn. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thanh toán hợp đồng.

Giải pháp: Quy định rõ thời gian tối đa để trình ký hồ sơ. Thời hạn này có thể là 24 giờ sau khi hoàn thành công việc. Sử dụng các công cụ quản lý công việc số. Chúng sẽ tự động nhắc nhở các bên liên quan về thời hạn ký duyệt.

Vấn Đề Về Việc Quản Lý Thay Đổi Thiết Kế

Trong quá trình thi công, thay đổi thiết kế là điều phổ biến. Tuy nhiên, mọi thay đổi phải được ghi lại đầy đủ. Nó phải có các văn bản thẩm định và phê duyệt của cấp có thẩm quyền. Việc không có văn bản phê duyệt cho các thay đổi có thể bị xem là vi phạm.

Giải pháp: Lập một danh mục riêng về các thay đổi thiết kế. Danh mục này cần được cập nhật liên tục. Mỗi thay đổi phải có một hồ sơ kèm theo. Hồ sơ đó bao gồm: đề xuất thay đổi, thẩm tra và quyết định phê duyệt.

Ví dụ về bản vẽ hoàn công công trình sau khi thi công thực tế

Số Hóa và Công Cụ Hiện Đại Hỗ Trợ Lập Hồ Sơ Chất Lượng

Trong kỷ nguyên công nghệ, việc lập và quản lý hồ sơ không còn thủ công nữa. Số hóa hồ sơ mang lại nhiều lợi ích vượt trội.

Lợi Ích Của Việc Số Hóa Hồ Sơ Quản Lý Chất Lượng

Số hóa giúp giảm thiểu thất lạc tài liệu. Nó tiết kiệm thời gian đáng kể. Đồng thời nó tự động hóa việc lưu trữ và truy xuất. Các ứng dụng quản lý xây dựng cho phép tạo và ký duyệt checklist. Việc này có thể thực hiện ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng.

Việc áp dụng công nghệ số còn giúp đảm bảo tính đồng bộ. Mọi thành viên trong dự án đều truy cập vào phiên bản tài liệu mới nhất. Điều này giảm thiểu lỗi do sử dụng thông tin cũ.

Các Tính Năng Cần Thiết của Phần Mềm Hỗ Trợ

Một phần mềm quản lý hồ sơ chất lượng hiệu quả cần có các tính năng sau:

• Quản lý theo cây thư mục: Giúp tổ chức hồ sơ theo Hạng mục, Công việc, và Checklist.
• Tích hợp ký số: Cho phép ký duyệt hồ sơ điện tử. Điều này hợp pháp hóa tài liệu mà không cần in ấn.
• Tạo mẫu tự động: Tự động điền dữ liệu vào các mẫu biên bản nghiệm thu chuẩn. Nó giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu.
• Nhắc việc tự động: Gửi thông báo đến các bên khi đến hạn ký duyệt hồ sơ.
• Tích hợp BIM Viewer: Cho phép xem và đối chiếu Bản vẽ Hoàn công với mô hình BIM.

Phần mềm này giúp nhà thầu giải quyết triệt để các vấn đề. Đó là sự chậm trễ, thiếu nhất quán và thất lạc tài liệu. Việc này nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả của quá trình quản lý.

Kết Luận

Nắm vững cách làm hồ sơ quản lý chất lượng công trình là năng lực cốt lõi của bất kỳ đơn vị thi công nào. Bộ hồ sơ chất lượng là bằng chứng pháp lý không thể thay thế. Nó chứng minh công trình đạt chuẩn an toàn và kỹ thuật. Việc tuân thủ Nghị định 06/2021/NĐ-CP và hệ thống hóa quy trình là điều bắt buộc. Bằng cách áp dụng quy trình chuẩn, từ việc lập Hồ sơ pháp lý đến hoàn thiện Bản vẽ hoàn công và tránh các lỗi sai phổ biến, các đơn vị có thể tối ưu hóa quy trình. Điều này đảm bảo công tác nghiệm thu diễn ra suôn sẻ. Đồng thời giúp nâng cao uy tín và chất lượng tổng thể của dự án xây dựng.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.