Cách Kinh Doanh Nhà Hàng: Hướng Dẫn Chi Tiết Về Lợi Nhuận Và Chi Phí

Bất kỳ ai bước chân vào ngành dịch vụ ăn uống đều cần nắm rõ cách kinh doanh nhà hàng hiệu quả. Đây không chỉ là việc tạo ra những món ăn ngon, mà còn là nghệ thuật quản lý tài chính và chiến lược vận hành. Để xác định khả năng sinh lời và xây dựng kế hoạch phát triển bền vững, việc hiểu rõ các yếu tố cấu thành nên lợi nhuận là vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện từ việc lập dự toán chi phí ban đầu, theo dõi doanh thu thực tế đến việc áp dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp, nhằm mục tiêu tối ưu hóa lợi nhuận ròng.

Nền Tảng Cho Lợi Nhuận: Tính Toán Chi Phí Chi Tiết

Tối ưu hóa tỷ suất lợi nhuận bắt buộc phải bắt đầu từ việc kiểm soát chi phí. Các chi phí trong kinh doanh nhà hàng được chia thành chi phí cố định và chi phí phát sinh. Việc lập bảng dự toán chi phí kinh doanh chính xác là bước đầu tiên quan trọng. Chủ đầu tư cần nắm rõ từng khoản mục chi tiêu để có kế hoạch tài chính vững vàng ngay từ đầu.

Chi Phí Cố Định: Mặt Bằng và Cải Tạo

Chi phí đầu tư mặt bằng là một khoản cố định lớn. Quyết định thuê mặt bằng ảnh hưởng trực tiếp đến 25% tổng ngân sách dự toán của bạn. Vị trí đắc địa mang lại cơ hội kinh doanh thuận lợi, nhưng đi kèm với khoản phí không hề nhỏ. Người mới kinh doanh cần cân nhắc thật kỹ lưỡng giữa vị trí, diện tích và khả năng chi trả.

Hợp đồng thuê thường kéo dài 2-3 năm và đối tác thường yêu cầu đặt cọc trước 6 tháng đến 1 năm. Điều này đòi hỏi phải dự trù kinh phí hợp lý trước khi bắt đầu. Việc lựa chọn mô hình kinh doanh sẽ quyết định diện tích và chi phí mặt bằng phù hợp nhất.

Chi phí cải tạo và trang trí nhà hàng là một khoản khác. Đối với mô hình lớn, cần xây dựng, thiết kế không gian, ánh sáng, khu vực bếp và nội thất. Ngược lại, các quán nhỏ lẻ có thể chỉ cần cải tạo đơn giản. Khoản chi này thường chiếm khoảng 5-10% bảng dự toán tổng thể.

Tìm kiếm nhà cung cấp uy tín và chất lượng với mức giá hợp lý là điều cần quan tâm. Đầu tư thiết kế hợp lý không chỉ tạo không gian đẹp mà còn tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên. Sự tinh tế trong thiết kế giúp thu hút và giữ chân khách hàng hiệu quả hơn.

Chi phí thuê mặt bằng là phần quan trọng trong cách kinh doanh nhà hàng

Chi Phí Biến Đổi Quan Trọng: Nguyên Vật Liệu và Nhân Sự

Nguyên vật liệu là yếu tố biến đổi quan trọng nhất. Chi phí này chiếm từ 15-30% ngân sách. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và quy mô nhà hàng, chi phí nguyên vật liệu sẽ khác nhau. Thực phẩm tươi và nguyên liệu chế biến phải được nhập mới mỗi ngày để đảm bảo chất lượng.

Đặc biệt, nguyên liệu thực phẩm rất dễ hỏng nếu không được bảo quản đúng cách. Quản lý kho hàng tồn là một thách thức lớn đối với ngành F&B. Dự toán chi phí phải tính đến cả chi phí bảo quản và tỷ lệ hao hụt nguyên liệu. Kinh doanh nhà hàng đòi hỏi kiểm soát chặt chẽ Food Cost.

Chi phí thuê nhân sự cũng là hạng mục chiếm tỷ lệ cao. Cần dự toán cho các vị trí như bếp chính, phụ bếp, quản lý, thu ngân, phục vụ và bảo vệ. Một nhà hàng quy mô trung bình cần 5-10 nhân viên phục vụ, 2 đầu bếp, và các vị trí khác. Tổng chi phí nhân sự có thể dao động từ 10% – 15% tổng doanh thu.

Quản lý nhà hàng cần tính toán số lượng nhân viên cần cho mỗi ca làm việc. Cần cân đối số lượng nhân sự với quy mô và doanh thu dự kiến của nhà hàng. Việc này nhằm đảm bảo hiệu suất công việc tối ưu nhất.

Đầu tư trang thiết bị là một phần không thể thiếu khi kinh doanh nhà hàng

Chi Phí Vận Hành Khác: Marketing và Công Nghệ

Chi phí đầu tư cho trang thiết bị không nên vượt quá 15% ngân sách. Cần lên danh sách những vật dụng cần thiết để xác định chính xác chi phí. Tùy loại hình quán ăn, hãy ưu tiên đầu tư cho các thiết bị quan trọng như lò nướng, bếp nấu hay máy rửa chén. Điều này giúp mang lại sự thuận tiện nhất định trong vận hành.

Việc thực hiện chiến dịch marketing là điều kiện tiên quyết để kinh doanh thành công. Chi phí này thường bị bỏ qua nhưng lại cần được tính toán cụ thể. Các đầu mục bao gồm quảng cáo, SEO, thuê KOL hay tạo mã giảm giá, khuyến mãi. Ngân sách dành cho marketing thường khoảng 5% tổng vốn ban đầu.

Chi phí này có thể tăng vọt vào thời điểm khai trương hoặc chạy sự kiện. Mục tiêu là thu hút khách hàng và tạo tiếng vang ban đầu. Sau khi kinh doanh ổn định, hoạt động marketing chỉ cần mang tính chất duy trì, giảm đáng kể chi phí.

Công nghệ đóng vai trò là “xương sống” trong trải nghiệm khách hàng và phát triển kinh doanh. Đầu tư vào phần mềm quản lý nhà hàng mạnh mẽ giúp chuẩn hóa quy trình vận hành. Nó cũng giúp giảm thiểu lỗi nghiệp vụ và hạn chế thất thoát hiệu quả. Đây là một khoản chi phí quan trọng cần lưu ý trong hoạch toán tổng thể.

Chi phí thuê nhân sự chiếm tỷ lệ cao trong hạng mục chi phí của nhà hàng

Xây Dựng Chiến Lược Doanh Thu Bền Vững

Doanh thu nhà hàng về cơ bản là tổng số tiền thu được từ việc bán hàng. Tổng doanh thu được tính trong một khoảng thời gian cụ thể. Việc xác định rõ các dòng doanh thu là bước không thể thiếu trong chiến lược. Nó giúp chủ kinh doanh có cái nhìn tổng quát về hiệu suất hoạt động.

Phân Tích Dòng Tiền và Nguồn Doanh Thu

Nguồn doanh thu có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau. Các nguồn này bao gồm bán đồ ăn và đồ uống, bán rượu, bán hàng hóa phụ trợ, và các dịch vụ khác. Để tính doanh thu, bạn cần xác định số lượng mặt hàng được bán ra và giá bán tương ứng. Cộng tất cả các nguồn thu lại để có doanh thu tổng.

Doanh thu trung bình của một nhà hàng mới phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Các yếu tố này bao gồm quy mô, địa điểm, loại hình kinh doanh như Fast food hay Fine Dining, và giá cả. Theo thống kê, doanh thu trung bình của một nhà hàng mới trong năm đầu tiên là khoảng 111.860 USD (hơn 2,8 tỷ VNĐ). Con số này cho thấy tiềm năng nhưng cũng là thách thức.

Sử dụng các công cụ hiện đại để tính toán doanh thu giúp công việc thuận tiện hơn. Hệ thống điểm bán hàng (POS) không chỉ xử lý thanh toán mà còn theo dõi thu chi. Nó tạo các báo cáo chi tiết về doanh số theo ngày, tuần hoặc tháng. Phần mềm POS cũng giúp xác định sản phẩm nào đang bán chạy nhất.

Các phần mềm kế toán như MISA hay Fast Accounting giúp theo dõi thu nhập và chi phí. Chúng hỗ trợ tính toán doanh thu trung bình dễ dàng hơn. Một số phần mềm còn tích hợp với hệ thống POS. Điều này đảm bảo quy trình kế toán được liên mạch.

Phần mềm quản lý là yếu tố quan trọng trong hoạch toán chi phí kinh doanh nhà hàng

Vai Trò Của Menu Engineering Trong Tăng Trưởng Doanh Thu

Menu Engineering (Kỹ thuật Menu) là một công cụ quản lý quan trọng. Nó phân tích lợi nhuận và mức độ phổ biến của các món ăn. Mục tiêu là định hình menu để tối đa hóa lợi nhuận ròng của nhà hàng. Các món ăn được chia thành bốn loại chính: Ngôi sao, Ngựa thồ, Câu đố, và Chó.

Món “Ngôi sao” có lợi nhuận cao và phổ biến. Nên đặt chúng ở vị trí dễ thấy trong menu. Món “Ngựa thồ” phổ biến nhưng lợi nhuận thấp. Cần tăng giá nhẹ hoặc giảm chi phí nguyên vật liệu. Món “Câu đố” có lợi nhuận cao nhưng ít phổ biến. Cần tìm cách kinh doanh nhà hàng để quảng bá và làm nổi bật chúng.

Món “Chó” có lợi nhuận thấp và ít phổ biến. Cần loại bỏ hoặc thay thế chúng. Việc thiết kế menu phải khoa học, hấp dẫn và định hướng được quyết định của khách hàng. Đây là một chiến lược giúp tăng trưởng doanh thu hiệu quả mà không cần tăng lưu lượng khách hàng.

Các nhà quản lý cần định giá món ăn theo công thức chính xác. Công thức phổ biến là: Giá bán = (Giá vốn nguyên vật liệu / Tỷ lệ Food Cost mục tiêu). Tỷ lệ Food Cost mục tiêu nên giữ ở mức 25-35%. Kiểm soát được tỷ lệ này là chìa khóa để đảm bảo biên lợi nhuận.

Công Thức Lãi Ròng và Chỉ Số Biên Lợi Nhuận Chuẩn

Lợi nhuận ròng (Net Profit) là chỉ số quan trọng nhất. Nó giúp bạn đánh giá hiệu quả hoạt động sau khi trừ tất cả chi phí. Mục tiêu của mọi chiến lược kinh doanh nhà hàng là tăng chỉ số này. Lợi nhuận ròng cho thấy khả năng sinh lời thực tế.

Công Thức Tính Lợi Nhuận Ròng (Net Profit)

Lợi nhuận ròng được tính bằng công thức đơn giản: Lợi nhuận ròng = Tổng doanh thu – Tổng chi phí. Sau khi có lợi nhuận ròng, có thể tính Tỷ suất lợi nhuận ròng. Công thức là: Tỷ suất lợi nhuận ròng = (Lợi nhuận ròng ÷ Doanh thu) x 100. Chỉ số này giúp so sánh hiệu quả hoạt động với các đối thủ.

Ví dụ, một nhà hàng có doanh thu hàng tháng 500.000.000 VNĐ. Chi phí giá vốn hàng bán là 200.000.000 VNĐ. Các chi phí vận hành khác là 250.000.000 VNĐ. Lợi nhuận ròng sẽ là 50.000.000 VNĐ. Tỷ suất lợi nhuận ròng trong trường hợp này là 10%. Đây là một con số cho thấy hiệu suất kinh doanh đang ở mức tốt.

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Tỷ Suất Lợi Nhuận

Tỷ suất lợi nhuận ròng có thể biến động dựa trên nhiều yếu tố. Các yếu tố chính bao gồm quy mô, vị trí, loại hình kinh doanh, chi phí hoạt động và chất lượng dịch vụ. Mỗi mô hình kinh doanh sẽ có tỷ suất lợi nhuận chuẩn khác nhau. Cần phải biết rõ mình thuộc mô hình nào để đặt mục tiêu.

Mô hình nhà hàng thức ăn nhanh (Fast food) thường có tỷ suất lợi nhuận từ 2-6%. Nhà hàng bình dân (Casual Dining) có tỷ suất từ 3-5%. Mô hình nhà hàng cao cấp (Fine Dining) có thể đạt từ 6-10%. Sự khác biệt này đến từ giá bán cao hơn và chi phí vận hành được tối ưu.

Cần phải liên tục so sánh hiệu suất hoạt động của nhà hàng. So sánh với các chỉ số tiêu chuẩn của ngành F&B. Điều này giúp xác định những lĩnh vực cần cải thiện. Tập trung vào kiểm soát chi phí giá vốn (Food Cost) và chi phí lao động (Labor Cost) là ưu tiên hàng đầu.

Các chỉ số tài chính khác như Tỷ lệ Quay vòng Bàn (Table Turnover Rate) cũng quan trọng. Tăng tốc độ phục vụ giúp phục vụ được nhiều khách hơn. Điều này trực tiếp làm tăng doanh thu và lợi nhuận ròng. Tối ưu hóa hiệu suất vận hành là chìa khóa thành công.

Tỷ suất lợi nhuận của nhà hàng khác nhau theo từng mô hình khi kinh doanh

Tối Ưu Hóa Vận Hành Bằng Giải Pháp Công Nghệ F&B

Công nghệ là giải pháp quan trọng giúp hỗ trợ kinh doanh siêu lợi nhuận. Thống kê cho thấy có đến 75% tỷ lệ thất thoát doanh thu nằm ở khâu quản lý kho hàng. Việc sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng giúp giảm tỷ lệ thất thoát. Đồng thời, nó giám sát kinh doanh hiệu quả và tăng doanh thu.

Quản Lý Kho Hàng Tồn Kho (Inventory) Chuyên Nghiệp

Hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp giúp tự động hóa toàn diện quy trình sản xuất. Nó quản lý định lượng món ăn một cách chính xác. Điều này giúp kiểm soát chặt chẽ số lượng nguyên liệu nhập, xuất và tồn kho. Từ đó giảm thiểu tối đa thất thoát do lãng phí hoặc gian lận.

Phần mềm giúp tính toán chi phí hàng hóa và giá vốn tức thời. Việc này đảm bảo tỷ lệ Food Cost luôn nằm trong ngưỡng an toàn. Chủ nhà hàng có thể theo dõi chi phí theo thời gian thực. Điều này cho phép đưa ra các quyết định mua hàng chính xác và kịp thời.

Chuẩn Hóa Quy Trình Bán Hàng và Thanh Toán

Hệ thống POS mạnh mẽ giúp quản lý đơn hàng từ nhiều kênh. Các kênh như Web-Order, Phone-Order, Email-Order đều được tiếp nhận. Phần mềm tự động hóa dịch vụ giao hàng, từ order, điều phối, theo dõi trạng thái shipper. Quy trình vận hành trở nên trơn tru và chuyên nghiệp.

Hệ thống thanh toán luôn hoạt động bền bỉ, ổn định ngay cả trong giờ cao điểm. Nó xử lý hàng trăm nghìn giao dịch chính xác mỗi ngày. Phần mềm tích hợp các kênh thanh toán trực tuyến và ví điện tử phổ biến. Điều này mang lại sự tiện lợi tối đa cho khách hàng.

Phần mềm cũng giúp quản lý và theo dõi hoạt động của từng nhân viên. Các thông tin như ca làm việc, số giờ làm, và bảng lương hàng tháng đều được ghi lại. Hệ thống còn lưu giữ, phân tích dữ liệu khách hàng. Điều này giúp xây dựng các chiến lược ưu đãi như giảm giá và tích điểm hiệu quả.

Dashboard chi tiết và chính xác cho phép theo dõi các chỉ số kinh doanh. Chủ cửa hàng bám sát biến động kinh doanh ở chế độ online. Việc kiểm tra thu chi trở nên dễ dàng, hỗ trợ việc đưa ra quyết định nhanh chóng. Công nghệ giúp tối ưu hóa mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh.

Cách tính doanh thu trong kinh doanh nhà hàng được hệ thống POS hỗ trợ

Việc hiểu rõ và quản lý chặt chẽ chi phí, doanh thu, cùng với việc tận dụng công nghệ là nền tảng để trả lời cho câu hỏi về cách kinh doanh nhà hàng thành công. Bằng cách áp dụng các công thức tính lợi nhuận ròng và chiến lược tối ưu hóa vận hành, chủ đầu tư có thể chuyển đổi từ một ý tưởng kinh doanh thành một doanh nghiệp F&B bền vững và siêu lợi nhuận. Sự chuyên nghiệp trong quản lý tài chính và sự nhạy bén trong việc áp dụng giải pháp công nghệ sẽ là lợi thế cạnh tranh then chốt, giúp nhà hàng đạt được tỷ suất lợi nhuận mục tiêu và phát triển mạnh mẽ trên thị trường.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.