Cách Xuất Hóa Đơn Cho Hộ Kinh Doanh Cá Thể Chi Tiết Nhất 2024

Việc chuyển đổi sang cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể bằng hình thức điện tử là một yêu cầu pháp lý bắt buộc theo quy định hiện hành. Mục tiêu là nhằm đơn giản hóa quy trình quản lý thuế, tăng cường tính minh bạch và tiết kiệm chi phí cho các cá nhân kinh doanh. Hướng dẫn chi tiết này sẽ làm rõ các bước cần thiết, từ chuẩn bị pháp lý đến thực hiện các thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử. Đây là kiến thức nền tảng và cấp thiết giúp hộ kinh doanh tuân thủ chặt chẽ Nghị định 123 và Thông tư 78 của Bộ Tài chính, đảm bảo giao dịch kinh doanh diễn ra suôn sẻ với Cơ quan Thuế.

Tổng Quan Về Hóa Đơn Điện Tử Và Hộ Kinh Doanh Cá Thể

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) không chỉ là một chứng từ kế toán mà còn là công cụ pháp lý quan trọng trong giao dịch thương mại. Đối với hộ kinh doanh cá thể, việc áp dụng HĐĐT đánh dấu sự thay đổi lớn trong quản lý hồ sơ và nghĩa vụ thuế.

Phân Biệt Các Loại Hóa Đơn Dành Cho Hộ Kinh Doanh

Hộ kinh doanh cá thể (HKD) thường thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp. Do đó, loại hóa đơn chủ yếu mà họ sử dụng là Hóa đơn Bán hàng (thay vì Hóa đơn GTGT).

Hóa đơn Bán hàng được lập ra để ghi nhận nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa, dịch vụ. Đây là cơ sở để HKD khai báo và nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, ký gửi lên Cơ quan Thuế.

Chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định doanh thu và các khoản chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh. Nó là chứng từ gốc giúp kế toán hạch toán, theo dõi dòng tiền và là bằng chứng phục vụ công tác thanh tra.

Đối Tượng Bắt Buộc Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp và HKD đều phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Các đối tượng chính cần sử dụng bao gồm:

HKD sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Các cá nhân, tổ chức kinh doanh hàng hóa có chịu thuế tiêu thụ đặc biệt cũng phải áp dụng quy định này.

Việc chuyển đổi này giúp đồng bộ dữ liệu giao dịch về Cơ quan Thuế một cách nhanh chóng. Nó loại bỏ rủi ro về hóa đơn giấy như mất mát, cháy hoặc giả mạo.

Chuẩn Bị Pháp Lý Và Hạ Tầng Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử

Trước khi thực hiện cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể, HKD cần hoàn thành các thủ tục pháp lý và chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật. Đây là bước quan trọng đảm bảo tính hợp lệ và thông suốt của quy trình.

Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Với Cơ Quan Thuế

HKD phải nộp hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Việc này được thực hiện thông qua Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT (TVAN) hoặc trực tiếp.

Hồ sơ đăng ký cần nêu rõ phương thức sử dụng (có mã của Cơ quan Thuế hay không có mã). HKD cá thể thường được khuyến nghị sử dụng HĐĐT có mã của Cơ quan Thuế.

Sau khi đăng ký, Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc từ chối thông qua địa chỉ email đã đăng ký. Chỉ khi được chấp nhận, HKD mới được phép xuất hóa đơn.

Vai Trò Của Phần Mềm Hóa Đơn Điện Tử (TVAN)

Phần mềm HĐĐT (ví dụ: MobiFone Invoice) là công cụ thiết yếu để khởi tạo, lập, ký số và gửi HĐĐT đến Cơ quan Thuế. Các nhà cung cấp dịch vụ này phải được Tổng cục Thuế chấp nhận (TVAN).

TVAN giúp HKD kết nối trực tiếp với Cơ quan Thuế, đảm bảo HĐĐT được cấp mã ngay lập tức sau khi ký số. Phần mềm cung cấp các mẫu hóa đơn chuẩn, tuân thủ Thông tư 78 và Nghị định 123.

Lợi ích của phần mềm là giúp quản lý hóa đơn dễ dàng, tra cứu nhanh chóng và tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ so với hóa đơn giấy.

Mẫu hóa đơn bán hàng điện tử chi tiết dành cho hộ kinh doanh cá thể

Cài Đặt và Kích Hoạt Chữ Ký Số

Chữ ký số (Digital Signature) là thành phần bắt buộc để ký lên HĐĐT, xác nhận tính pháp lý của người bán. Chữ ký số thay thế cho con dấu và chữ ký tay truyền thống.

HKD phải sở hữu chữ ký số còn hiệu lực và tích hợp nó vào phần mềm HĐĐT đang sử dụng. Thao tác ký số thường được thực hiện tự động trong phần mềm.

Việc ký số và gửi Cơ quan Thuế phải diễn ra gần như đồng thời. Điều này đảm bảo HĐĐT có giá trị pháp lý và không bị coi là hóa đơn không hợp lệ.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Xuất Hóa Đơn Cho Hộ Kinh Doanh Cá Thể

Quy trình xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm TVAN cho HKD cá thể diễn ra theo các bước cụ thể dưới đây.

Bước 1: Truy Cập Phần Mềm và Khởi Tạo Hóa Đơn Mới

Đăng nhập vào hệ thống phần mềm HĐĐT đã đăng ký. Chọn chức năng “Tạo hóa đơn mới” hoặc “Lập hóa đơn bán hàng”.

Giao diện lập hóa đơn thường yêu cầu người dùng điền đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định.

Ngày lập hóa đơn phải là ngày thực tế phát sinh giao dịch. Lưu ý rằng ngày ký hóa đơn và gửi Cơ quan Thuế cũng phải trùng với ngày lập hóa đơn.

Giao diện chính để lập hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh theo Thông tư 78

Bước 2: Nhập Thông Tin Người Mua

Phần thông tin người mua (Khách hàng) là một trong những trường thông tin quan trọng nhất. Tùy thuộc vào đối tượng mua hàng, cách thức nhập liệu sẽ khác nhau.

Nếu người mua là công ty, doanh nghiệp có mã số thuế (MST), HKD cần nhập MST vào trường tương ứng. Hệ thống phần mềm thường có chức năng tự động điền tên công ty và địa chỉ dựa trên MST.

Nếu người mua là cá nhân, khách hàng lẻ không lấy hóa đơn, hoặc không có MST, HKD có thể bỏ trống trường MST. Tuy nhiên, một số thông tin cơ bản như tên khách hàng vẫn nên được nhập.

Các HKD cần lưu ý không được bỏ trống hoàn toàn thông tin người mua. Nếu là khách lẻ, có thể ghi “Khách hàng lẻ” hoặc “Khách hàng không lấy hóa đơn”.

Bước 3: Chi Tiết Hàng Hóa và Dịch Vụ

Đây là phần mô tả cụ thể về nội dung giao dịch. HKD cần chọn chức năng “Thêm” hoặc “F9” để nhập từng dòng hàng hóa/dịch vụ đã bán.

Các thông tin bắt buộc phải nhập gồm: Tên hàng hóa/dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá. Hệ thống sẽ tự động tính toán cột Thành tiền.

Giá trị thể hiện trên hóa đơn phải chính xác, phản ánh đúng giá trị giao dịch thực tế. Nếu có chiết khấu hoặc khuyến mãi, phải thể hiện rõ ràng trên hóa đơn.

Giao diện phần mềm hóa đơn điện tử MobiFone Invoice đơn giản dễ sử dụng

Bước 4: Xử Lý Các Trường Hợp Giảm Thuế và Thuế Suất

Trong một số giai đoạn, Chính phủ có thể ban hành các Nghị quyết về việc giảm thuế GTGT (ví dụ: Nghị quyết 43/2022 về việc giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8%). HKD cần cập nhật và áp dụng đúng.

Nếu hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được giảm thuế, HKD cần chọn tùy chọn tương ứng trong phần mềm. Điều này đảm bảo tính toán tổng tiền thanh toán và thuế suất là chính xác.

Đối với HKD nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, phần mềm sẽ hiển thị rõ ràng giá trị đã tính thuế. Việc chọn đúng thuế suất (nếu có) là cực kỳ quan trọng để tuân thủ pháp luật thuế.

Bước 5: Kiểm Tra, Lưu Tạm và Ký Số

Sau khi nhập liệu hoàn tất, HKD cần chọn “Lưu tạm” hoặc “F10” để kiểm tra lại toàn bộ thông tin. Thao tác này cho phép rà soát lại lỗi sai sót trước khi gửi Cơ quan Thuế.

Các lỗi thường gặp là sai MST, sai đơn giá, hoặc sai ngày lập hóa đơn. Việc kiểm tra cẩn thận là bắt buộc để tránh thủ tục hóa đơn sai sót phức tạp sau này.

Khi đã chắc chắn, chọn hóa đơn vừa lập, sau đó chọn chức năng “Ký và gửi CQT” (Cơ quan Thuế). Phần mềm sẽ yêu cầu xác nhận chữ ký số và tự động gửi hóa đơn.

Cơ quan Thuế sẽ tiếp nhận và cấp mã ngay lập tức nếu hóa đơn hợp lệ. Sau khi có mã CQT, hóa đơn được coi là hợp pháp.

Kiểm tra và xem lại mẫu hóa đơn sau khi hoàn tất các bước lập hóa đơn

Các Lưu Ý Quan Trọng Khác Về Hóa Đơn Điện Tử

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục và tuân thủ thuế một cách hiệu quả, HKD cần nắm vững thêm một số lưu ý quan trọng.

Thời Điểm Lập Hóa Đơn Chuẩn Xác

Thời điểm lập hóa đơn điện tử là yếu tố pháp lý then chốt. Theo Nghị định 123, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng.

Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Việc lập hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến việc bị Cơ quan Thuế xử phạt hành chính. HKD cần đảm bảo tính kịp thời và chính xác của ngày lập hóa đơn.

Xử Lý Khi Hóa Đơn Có Sai Sót

Hóa đơn điện tử không thể bị xé hoặc sửa chữa như hóa đơn giấy. Khi phát hiện sai sót, HKD phải thực hiện quy trình xử lý theo Thông tư 78.

Nếu sai sót được phát hiện trước khi Cơ quan Thuế cấp mã, HKD có thể hủy hóa đơn và lập lại hóa đơn mới.

Nếu sai sót được phát hiện sau khi Cơ quan Thuế đã cấp mã (đã gửi người mua), HKD phải lập biên bản thỏa thuận với người mua. Sau đó, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Quy trình xử lý sai sót là phức tạp và đòi hỏi HKD phải tuân thủ nghiêm ngặt các mẫu biểu và quy định pháp lý.

Chữ ký số và con dấu điện tử dùng để ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Bảo Quản và Tra Cứu Hóa Đơn

HĐĐT phải được lưu trữ dưới dạng điện tử. Các nhà cung cấp TVAN thường đảm bảo việc lưu trữ này theo đúng quy định.

HKD không cần lo lắng về các rủi ro vật lý như mất mát, cháy hay hỏng hóc. Phần mềm lưu trữ giúp việc tra cứu và đối chiếu với Cơ quan Thuế trở nên nhanh chóng, chính xác.

Hóa đơn điện tử còn đóng vai trò như một chứng từ giao dịch quốc tế đối với các giao dịch xuất khẩu. Nó thể hiện rõ ràng nội dung mua bán và cam kết giữa người bán và người mua.

Việc nắm vững cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể theo tiêu chuẩn mới là yêu cầu thiết yếu trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Nền tảng pháp lý rõ ràng cùng với sự hỗ trợ của phần mềm hóa đơn điện tử uy tín giúp các hộ kinh doanh dễ dàng tuân thủ các quy định về thuế. Điều này không chỉ giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý, tạo điều kiện cho sự tăng trưởng và phát triển bền vững.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.