Cách Quản Lý Đơn Hàng Bằng Excel Hiệu Quả Nhất 2025: Toàn Diện Cho Chủ Shop Nhỏ

cách quản lý đơn hàng bằng excel là giải pháp khởi điểm cho mọi cá nhân hay hộ kinh doanh vừa và nhỏ đang tìm kiếm một phương pháp kiểm soát giao dịch hiệu quả. Việc sử dụng Excel giúp các chủ shop dễ dàng ghi nhận và theo dõi các phát sinh ban đầu mà không cần đầu tư chi phí lớn. Tuy nhiên, để hệ thống hoạt động trơn tru, bạn cần thiết lập cấu trúc file chuẩn và áp dụng đúng các công thức. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện từ A đến Z, giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý đơn hàng thủ công, kiểm soát tồn kho chính xác, thực hiện đối soát COD nhanh chóng, và đánh giá hiệu suất nhân viên. Sự hiểu biết này là nền tảng vững chắc trước khi cân nhắc chuyển sang phần mềm bán hàng chuyên nghiệp hơn.

Vai Trò Của Excel Trong Quy Trình Quản Lý Đơn Hàng

Excel từ lâu đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với các cửa hàng mới thành lập. Nó cung cấp một môi trường linh hoạt để tùy chỉnh các bảng tính, phù hợp với mọi mô hình kinh doanh. Đặc biệt, đối với những shop có lượng đơn hàng ít, dưới 50 đơn mỗi ngày, Excel là lựa chọn tối ưu về mặt chi phí và khả năng tiếp cận. Công cụ này cho phép người dùng tự thiết kế các trường dữ liệu, từ thông tin khách hàng đến chi tiết sản phẩm và trạng thái vận chuyển.

Ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng Excel là sự đơn giản và phổ biến. Hầu hết nhân viên đều đã quen thuộc với giao diện và các hàm cơ bản như SUM, IF, hoặc VLOOKUP. Điều này giúp rút ngắn thời gian đào tạo và triển khai quy trình làm việc. Excel cũng hỗ trợ việc tạo các báo cáo thống kê đơn giản, chẳng hạn như tổng doanh thu theo ngày hoặc số lượng đơn hàng đã hoàn thành.

Tuy nhiên, vai trò của Excel chỉ nên dừng lại ở giai đoạn khởi nghiệp hoặc quy mô nhỏ. Khi doanh nghiệp phát triển, bán hàng đa kênh, và lượng đơn tăng lên, các nhược điểm của việc quản lý đơn hàng bằng excel sẽ dần bộc lộ. Sự thiếu tự động hóa và nguy cơ sai sót dữ liệu là những rào cản lớn nhất.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Quản Lý Đơn Hàng Bằng Excel

Để thiết lập một hệ thống cách quản lý đơn hàng bằng excel chuyên nghiệp, bạn không chỉ cần một bảng tính đẹp mắt. Điều cốt lõi là phải xây dựng một cấu trúc dữ liệu logic, dễ nhập liệu và có khả năng tự động tính toán. Việc này đòi hỏi sự chuẩn hóa ngay từ đầu để tránh việc phải sửa chữa lớn sau này.

Thiết lập cấu trúc dữ liệu cốt lõi

Một file cách quản lý đơn hàng bằng excel chuẩn cần bao gồm ít nhất ba nhóm cột dữ liệu chính. Nhóm đầu tiên là thông tin đơn hàng, nhóm thứ hai là chi tiết tài chính, và nhóm thứ ba là trạng thái theo dõi. Thiết lập đúng các trường này là bước quan trọng nhất.

Các trường thông tin đơn hàng phải bao gồm Mã Đơn Hàng, Ngày Tạo, Tên Khách Hàng, Số Điện Thoại, Địa Chỉ, và Kênh Bán. Các trường này giúp xác định và phân loại từng giao dịch một cách rõ ràng. Mã đơn hàng nên được thiết lập theo quy tắc nhất quán (ví dụ: ngày + số thứ tự).

Chi tiết sản phẩm bao gồm Mã Sản Phẩm, Tên Sản Phẩm, Số Lượng, Đơn Giá và Thành Tiền. Đây là cơ sở để tính toán doanh thu và lợi nhuận. Cuối cùng, các trường theo dõi trạng thái như Trạng Thái Đơn Hàng (Đã Xác Nhận, Đang Giao, Hoàn Thành, Hủy), Đơn Vị Vận Chuyển, và Mã Vận Đơn là bắt buộc.

Việc thiết lập cấu trúc bảng tính một cách khoa học ngay từ đầu sẽ quyết định tốc độ và độ chính xác của toàn bộ quy trình.

Ứng dụng các Hàm Excel cơ bản cho quản lý

Mấu chốt để cách quản lý đơn hàng bằng excel hiệu quả là ứng dụng các hàm cơ bản một cách thông minh. Hàm SUMIF và COUNTIF là hai công cụ cực kỳ mạnh mẽ để tổng hợp dữ liệu. Bạn có thể sử dụng SUMIF để tính tổng doanh thu của tất cả các đơn hàng đã “Hoàn Thành”.

Ví dụ, để biết tổng số đơn hàng đã “Hủy” trong tháng, bạn dùng hàm COUNTIF(Cột Trạng Thái, "Hủy"). Tương tự, để tính toán lợi nhuận, bạn sử dụng công thức đơn giản (Tổng Tiền – Giá Vốn – Phí Vận Chuyển). Tuy nhiên, việc tính giá vốn đòi hỏi phải liên kết dữ liệu với một sheet tồn kho riêng biệt.

Hàm VLOOKUP hoặc cặp hàm INDEX/MATCH là cần thiết khi quy mô shop lớn hơn. Các hàm này giúp tự động điền thông tin Đơn Giá hoặc Giá Vốn khi nhân viên chỉ cần nhập Mã Sản Phẩm. Điều này giảm thiểu đáng kể lỗi nhập liệu thủ công và tăng tốc độ xử lý đơn hàng.

Quy trình nhập liệu và cập nhật trạng thái

Một quy trình nhập liệu chuẩn cần được thiết lập rõ ràng cho nhân viên. Ngay khi có đơn hàng mới từ bất kỳ kênh nào, nhân viên cần nhập ngay vào file Excel. Dữ liệu cần được kiểm tra chéo ngay lập tức với thông tin khách hàng và tồn kho sản phẩm.

Việc cập nhật trạng thái đơn hàng phải được thực hiện định kỳ và có người chịu trách nhiệm. Đối với các shop sử dụng cách quản lý đơn hàng bằng excel, quy trình này thường là thủ công. Nhân viên phải theo dõi Mã Vận Đơn trên website của đơn vị vận chuyển và cập nhật lại trạng thái (Đã Giao/Hoàn Hàng).

Nếu không cập nhật trạng thái kịp thời, việc đối soát COD và tính toán doanh thu cuối kỳ sẽ bị sai lệch nghiêm trọng. Việc này cũng ảnh hưởng đến khả năng xử lý các đơn hàng phát sinh tiếp theo, đặc biệt là khi hàng bị hoàn về.

File quản lý đơn hàng tổng hợp

Phân Tích 4 Mẫu File Quản Lý Đơn Hàng Bằng Excel Phổ Biến

Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ các chủ shop, tôi đã phân tích và tổng hợp 4 mẫu file quản lý đơn hàng bằng excel thực tiễn và ứng dụng cao nhất. Mỗi mẫu được thiết kế để giải quyết một nhu cầu quản lý cụ thể. Lựa chọn mẫu phù hợp sẽ giúp bạn tối ưu hóa công việc.

Mẫu 1: File Quản Lý Đơn Hàng Toàn Diện (Full Quy Trình)

Mẫu file này là lựa chọn lý tưởng cho các shop online vừa và nhỏ bán hàng đa kênh như Facebook, Shopee hay TikTok. Nó tích hợp đầy đủ các trường thông tin từ khâu ghi nhận đến theo dõi công nợ, cung cấp cái nhìn tổng quan về mọi giao dịch. Đây là một phiên bản nâng cấp của bảng tính cơ bản.

Nó không chỉ ghi lại Mã đơn hàng, Ngày tạo, và Chi tiết sản phẩm. Mẫu file này còn cho phép tự động tính toán Doanh thu, Lợi nhuận gộp, Phí vận chuyển, và Chiết khấu dựa trên các công thức đã cài đặt sẵn. Đặc biệt, khả năng theo dõi trạng thái tích hợp (Đã xác nhận, Đã giao, Hoàn hàng, Hủy) là điểm mạnh.

Việc sử dụng mẫu này giúp chủ shop dễ dàng kiểm tra chéo dữ liệu đơn hàng với các sàn thương mại điện tử vào cuối ngày. Điều này giúp nhanh chóng phát hiện các sai lệch về phí vận chuyển hoặc tiền thu hộ. Một chủ shop giày online từng chia sẻ, nhờ mẫu này, họ tiết kiệm được hàng giờ mỗi tuần cho việc đối soát.

Mẫu 2: File Kết Hợp Theo Dõi Đơn Hàng Và Tồn Kho

Đối với những hộ kinh doanh nhỏ cần kiểm soát chặt chẽ lượng hàng hóa trong kho, mẫu file thứ hai là giải pháp hữu hiệu. Mẫu này không chỉ ghi nhận đơn bán ra mà còn tự động trừ tồn kho. Đây là một bước tiến lớn so với việc chỉ dùng Excel để quản lý đơn hàng.

Cấu trúc của mẫu này thường bao gồm hai sheet liên kết với nhau. Sheet Đơn Hàng ghi nhận giao dịch bán ra, và sheet Tồn Kho theo dõi lượng hàng Nhập, Xuất, Tồn Cuối. Điểm nổi bật là khả năng báo lỗi tự động khi một sản phẩm sắp hết hàng. Nó sử dụng hàm IF để so sánh Tồn Cuối với mức tồn kho tối thiểu.

Mẫu file này phù hợp với các ngành hàng có vòng quay nhanh như mỹ phẩm, thời trang, hoặc hàng tiêu dùng. Nó giúp chủ shop đưa ra quyết định nhập hàng kịp thời, tránh tình trạng hết hàng đột ngột hoặc tồn kho quá nhiều. Thậm chí, nó còn có thể tích hợp biểu đồ trực quan về các mặt hàng bán chạy.

Mẫu 2: File quản lý đơn hàng & tồn kho kết hợp

Mẫu 3: File Chuyên Biệt Theo Dõi Đơn Hàng COD Và Công Nợ

Trong bối cảnh bán hàng online, thanh toán COD (Cash on Delivery) là phương thức phổ biến nhưng cũng dễ gây thất thoát nhất. Mẫu file thứ ba tập trung giải quyết vấn đề đối soát tiền thu hộ và quản lý công nợ. Đây là một phần quan trọng của cách quản lý đơn hàng bằng excel cho các shop giao hàng thường xuyên.

Nội dung chính của file là ghi rõ Đơn vị vận chuyển, Phí ship thực tế, và Ngày thu hộ dự kiến. Các trạng thái thanh toán COD (Đã thu, Chưa thu, Hoàn hàng) được theo dõi sát sao. Điều này giúp cửa hàng tránh nhầm lẫn giữa các đơn hàng đã nhận tiền và các đơn hàng đang chờ đối soát.

Báo cáo tổng tiền thu hộ theo tuần hoặc tháng là tính năng quan trọng nhất của mẫu này. Nó cho phép chủ shop so sánh nhanh chóng tổng số tiền COD thực tế thu được với số liệu từ các đơn vị vận chuyển. Nhờ đó, cửa hàng có thể phát hiện kịp thời các sai sót hoặc thất thoát tiền bạc do giao hàng.

Mẫu 4: File Quản Lý Hiệu Suất Đơn Hàng Theo Nhân Viên

Khi shop có nhiều nhân viên tham gia vào quy trình bán hàng, từ chốt đơn đến đóng gói, mẫu file này trở nên cần thiết. Nó chuyển trọng tâm từ việc chỉ quản lý đơn hàng sang đánh giá hiệu suất của con người. Việc theo dõi đơn hàng theo nhân viên là bước đầu tiên để xây dựng hệ thống KPI nội bộ.

Mỗi đơn hàng được nhập sẽ gắn kèm tên nhân viên xử lý chính. Hệ thống sử dụng hàm SUMIF và COUNTIF để tính toán số đơn hàng, doanh số, và quan trọng là Tỷ lệ hoàn đơn theo từng người. Điều này cung cấp dữ liệu chính xác để tính hoa hồng bán hàng.

Chủ shop có thể dùng file này để xác định nhân viên nào thường xuyên tạo đơn hàng bị lỗi hoặc có tỷ lệ hoàn hàng cao. Từ đó, các chiến lược đào tạo hoặc điều chỉnh công việc có thể được áp dụng kịp thời. Mẫu file này là công cụ quản lý bán hàng hiệu quả mà không cần đầu tư vào CRM phức tạp.

File theo dõi đơn hàng COD & công nợ

Những Hạn Chế Cần Lưu Ý Khi Quản Lý Bằng Excel

Mặc dù cách quản lý đơn hàng bằng excel mang lại nhiều lợi ích ban đầu, việc sử dụng lâu dài sẽ bộc lộ những hạn chế đáng kể. Chủ shop cần nhận thức rõ những rủi ro này để có kế hoạch chuyển đổi kịp thời.

Thứ nhất là vấn đề dữ liệu không tập trung và thiếu đồng bộ. Khi bạn bán hàng trên nhiều kênh (website, sàn TMĐT, Facebook), việc cập nhật thủ công từng đơn hàng vào file Excel rất tốn thời gian. Dữ liệu tồn kho và đơn hàng không được liên kết tự động, dẫn đến tình trạng sai sót hoặc bán vượt quá số lượng hàng còn.

Thứ hai là nguy cơ mất mát dữ liệu và bảo mật thấp. File Excel dễ bị lỗi, bị xóa nhầm, hoặc bị chỉnh sửa không kiểm soát khi nhiều người cùng truy cập. Việc lưu trữ trên máy tính cá nhân hoặc các dịch vụ đám mây miễn phí không đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu kinh doanh.

Cuối cùng, Excel bị hạn chế về khả năng tự động hóa và báo cáo chuyên sâu. Nó không thể tự động gửi mã vận đơn cho khách hàng hoặc cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực. Các báo cáo phân tích sâu về hành vi mua hàng, hiệu quả chiến dịch quảng cáo, hay so sánh đa kênh đều rất khó thực hiện. Khi quy mô kinh doanh lớn hơn, file Excel sẽ trở nên nặng nề và không đủ khả năng đáp ứng.

Chuyển Đổi Sang Phần Mềm Chuyên Nghiệp Để Tăng Tốc Độ Bán Hàng

Khi việc cách quản lý đơn hàng bằng excel không còn tối ưu, đã đến lúc các cửa hàng cần chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Các giải pháp như ShopOne hay Nhanh.vn cung cấp sự tự động hóa cần thiết. Chúng giúp chủ shop tập trung vào phát triển kinh doanh thay vì dành hàng giờ để đối soát thủ công.

Lợi ích cốt lõi của việc chuyển đổi là khả năng tập trung hóa dữ liệu. Mọi thông tin về đơn hàng, tồn kho, khách hàng từ các kênh bán khác nhau đều được đổ về một hệ thống duy nhất. Điều này loại bỏ hoàn toàn các lỗi sai sót do nhập liệu thủ công.

Việc quản lý trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều. Các thao tác tạo đơn, in vận đơn, và đối soát công nợ được thực hiện tự động và chính xác. Đây là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và chuẩn bị cho sự mở rộng quy mô.

Tự động hóa kết nối đa kênh và quản lý tập trung

Phần mềm bán hàng chuyên nghiệp giải quyết triệt để hạn chế về quản lý đa kênh của Excel. Hệ thống có khả năng kết nối không giới hạn số lượng Fanpage, website, hay gian hàng trên các sàn thương mại điện tử lớn. Dữ liệu được cập nhật liên tục và đồng bộ tức thời.

Khi có đơn hàng mới từ Shopee, hệ thống tự động trừ tồn kho và ghi nhận doanh thu vào báo cáo chung. Tồn kho thay đổi cũng được tự động cập nhật ngược lại lên các kênh bán hàng online. Điều này đảm bảo tính chính xác cao nhất và tránh tình trạng bán khống hàng hóa.

Các tính năng nâng cao như quản lý bình luận và tin nhắn trên Facebook, hoặc tự động ẩn số điện thoại, cũng được tích hợp. Việc này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và bảo mật thông tin kinh doanh. Chủ shop có thể kiểm soát mọi hoạt động chỉ trên một giao diện duy nhất.

Tối ưu hóa vận hành và tạo đơn hàng nhanh chóng

Khác với cách quản lý đơn hàng bằng excel thủ công, phần mềm cho phép tạo đơn hàng cực kỳ nhanh chóng. Chỉ cần nhập các thông tin cơ bản về sản phẩm và khách hàng, đơn hàng sẽ được tạo lập tức. Nó sẵn sàng chuyển sang bước vận chuyển mà không cần qua nhiều bước trung gian.

Phần mềm tích hợp kết nối với nhiều hãng vận chuyển lớn và phổ biến trong nước. Hệ thống tự động so sánh phí vận chuyển, giúp cửa hàng lựa chọn phương thức giao hàng tối ưu và tiết kiệm chi phí nhất. Quy trình in vận đơn, đóng gói, và theo dõi giao hàng cũng được số hóa hoàn toàn.

Khả năng quản lý công nợ và đối soát COD cũng được nâng cao. Phần mềm hỗ trợ thanh toán COD nhanh chóng (thường là 5 ngày/tuần) và xử lý khiếu nại 24/7. Điều này giúp đảm bảo dòng tiền được luân chuyển kịp thời và giảm thiểu rủi ro tài chính.

Hệ thống báo cáo đa dạng và chính xác

Sự khác biệt lớn nhất giữa cách quản lý đơn hàng bằng excel và phần mềm chuyên nghiệp nằm ở hệ thống báo cáo. Phần mềm cung cấp hơn 80 loại báo cáo khác nhau, tổng hợp theo thời gian thực và nhiều tiêu chí. Các báo cáo này giúp chủ shop nắm bắt tình hình kinh doanh một cách chính xác.

Báo cáo chi tiết giúp phân tích mặt hàng bán chạy, mặt hàng bán chậm. Từ đó, chủ shop có thể lên kế hoạch nhập hàng hoặc xả hàng kịp thời. Hơn nữa, hệ thống còn so sánh báo cáo bán hàng theo từng kênh bán, theo cửa hàng, theo sản phẩm, và theo hiệu suất nhân viên.

Nhờ có báo cáo đa dạng, việc ra quyết định kinh doanh trở nên dựa trên dữ liệu thực tế chứ không phải cảm tính. Điều này là vô cùng quan trọng để duy trì tốc độ phát triển bền vững và quản lý hiệu quả nguồn lực.

Quản lý đơn hàng bằng Excel là bước khởi đầu hợp lý nhưng có giới hạn về quy mô và tính tự động hóa. Khi lượng đơn hàng tăng lên, việc chuyển đổi sang phần mềm chuyên nghiệp là bắt buộc để duy trì tính chính xác và tốc độ xử lý. Dù bạn chọn áp dụng cách quản lý đơn hàng bằng excel nào đi chăng nữa, điều quan trọng là phải xây dựng một quy trình làm việc chuẩn hóa và logic. Việc này tạo nền tảng vững chắc để chuyển mình và tăng tốc khi doanh nghiệp của bạn sẵn sàng cho bước phát triển tiếp theo.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.