CÁCH QUẢN LÝ QUÁN ĂN: Quy Trình Toàn Diện Tối Ưu Hóa Lợi Nhuận

Quản lý một quán ăn hoặc nhà hàng là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự bao quát hàng trăm đầu mục công việc khác nhau. Để đạt được hiệu quả kinh doanh tối đa, chủ quán cần nắm vững cách quản lý quán ăn một cách hệ thống. Điều này bao gồm việc kiểm soát chặt chẽ quản lý nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng phục vụ thông qua quản lý nhân sự, đồng thời tối ưu hóa dòng tiền bằng kiểm soát tài chính. Việc áp dụng các quy trình chuẩn, đặc biệt về vệ sinh an toàn thực phẩm và quản lý vận hành, chính là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững và nhân đôi doanh thu.

Nền Tảng Vững Chắc: Cách Quản Lý Quán Ăn Về Vệ Sinh Và Nguyên Vật Liệu

Tuân Thủ Tiêu Chuẩn Vệ Sinh An Toàn Thực Phẩm (ATTP)

Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm là điều kiện tiên quyết để bất kỳ cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống nào được phép hoạt động hợp pháp. Chủ quán phải đảm bảo cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ các tiêu chí nghiêm ngặt của cơ quan chức năng. Điều này bao gồm việc thiết lập quy trình chế biến một chiều rõ ràng, tránh nhiễm chéo.

Khu vực bếp phải có hệ thống thông gió đạt chuẩn và hệ thống điện nước hoạt động ổn định, an toàn. Các dụng cụ, máy móc sử dụng trong chế biến và bảo quản thực phẩm cần được vệ sinh, khử trùng định kỳ. Cơ sở vật chất đầy đủ và đúng quy định là minh chứng cho việc áp dụng đúng đắn cách quản lý quán ăn.

Bên cạnh đó, chất lượng của nguồn nguyên liệu đầu vào phải được kiểm soát. Sức khỏe của nhân viên cũng là một yếu tố bắt buộc. Toàn bộ nhân viên làm việc trong quán cần tham gia các lớp tập huấn kiến thức về vệ sinh an toàn thực phẩm. Việc này giúp họ nắm vững và thực hành đúng đắn các quy định trong suốt quá trình làm việc.

An toàn vệ sinh thực phẩm không chỉ là tuân thủ luật pháp. Đó còn là yếu tố tiên quyết xây dựng uy tín và lòng tin với khách hàng.

An toàn vệ sinh thực phẩm là yếu tố tiên quyết khi kinh doanh nhà hàng

Quy Trình Quản Lý Bếp Chuyên Nghiệp: Từ Nhập Hàng Đến Chế Biến

Một trong những cách hiệu quả nhất để đảm bảo chất lượng là kiểm soát chặt chẽ nguồn thực phẩm. Chủ quán nên lựa chọn các nhà cung cấp thực phẩm uy tín, có chứng nhận nguồn gốc rõ ràng. Hoặc áp dụng mô hình kinh doanh “từ trang trại đến bàn ăn” để đảm bảo nguyên liệu luôn tươi ngon nhất.

Khi nhập thực phẩm, cần có nhân viên quản lý chất lượng thực phẩm kiểm tra cẩn thận. Tất cả các lô hàng đều phải được kiểm tra kỹ lưỡng xem có bị hư hỏng hay gặp vấn đề gì không. Chỉ có như vậy, những nguyên liệu tốt nhất mới được nhập vào quán.

Sau khi đã kiểm tra, nguyên vật liệu phải được bảo quản đúng cách tùy theo từng loại. Các loại thịt cá cần được cấp đông hoặc làm mát theo nhiệt độ chuẩn. Thực phẩm khô phải được bảo quản ở nơi khô thoáng, tránh ẩm mốc.

Việc bảo quản đúng cách giúp duy trì chất lượng thực phẩm tối đa. Nó cũng tối đa hóa thời gian sử dụng, hạn chế tình trạng hư hỏng lãng phí. Vệ sinh sạch sẽ khu vực bếp và khu vực bảo quản nguyên liệu là công việc phải thực hiện hằng ngày.

Kiểm Soát Chặt Chẽ Nguyên Vật Liệu Và Định Lượng Món Ăn

Trong quy trình quản lý bếp, quản lý nguyên vật liệu là khâu khó khăn và dễ xảy ra thất thoát. Ngoài quá trình nhập vào, khâu định lượng để chế biến cũng cần được kiểm soát chặt chẽ. Nhiều quán ăn thường gặp phải tình trạng hao hụt nguyên vật liệu lớn khi tổng kết cuối tháng.

Nguyên nhân có thể do nhà bếp thông đồng với bên quản lý kho. Họ cắt giảm thành phần món ăn nhưng vẫn báo cáo đủ định lượng. Đây là một vấn đề nghiêm trọng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và chất lượng món ăn.

Để tránh trường hợp này, chủ quán cần giao cho quản lý chung việc thống kê, báo cáo chi tiết nguyên vật liệu tiêu thụ. Bạn nên thường xuyên kiểm tra kho và nhà bếp để kiểm soát tình hình thực tế. Việc này cần được thực hiện ngay cả khi bạn chưa có nhiều kinh nghiệm.

Nguyên vật liệu cần được kiểm soát chặt chẽ

Nguyên vật liệu khi được nhân viên bếp nhận cần được bảo quản cẩn thận theo quy tắc. Ví dụ, rau củ phải được rửa sạch, để ráo nước. Sau đó dùng màng bọc thực phẩm bọc lại và bảo quản trong tủ lạnh. Nguyên vật liệu không được để trực tiếp dưới đất, phải để trên bàn hoặc trên cao.

Cần kiểm tra lại số lượng hàng của bếp vào mỗi đầu ca và cuối ca. Thường xuyên kiểm tra xem nguyên vật liệu nào hết hạn hoặc sắp hết hạn để xử lý kịp thời. Điều này tránh trường hợp dùng đồ hết hạn để làm thức ăn cho khách, gây ảnh hưởng nghiêm trọng.

Từ chi phí mua nguyên vật liệu đầu vào, chủ quán phải tính ra giá cost chuẩn cho mỗi món ăn và đồ uống. Việc kiểm soát định lượng theo từng món ăn giúp cân đối chi phí hợp lý. Từ đó, quán ăn có thể tối ưu lợi nhuận và duy trì chất lượng đồng đều cho mọi khách hàng.

Tối Ưu Hóa Kho Bãi Và Quy Trình Nhập Xuất Kho

Quản lý kho bãi là một vấn đề quan trọng trong vận hành quán ăn. Bạn phải bố trí kho hàng sao cho hợp lý và gọn gàng để tiết kiệm diện tích. Kho cũng cần phải dễ tìm kiếm mỗi khi cần thiết, đảm bảo luồng công việc không bị gián đoạn.

Cách tiết kiệm diện tích là sử dụng các kệ để đồ chắc chắn và phân khu rõ ràng. Khoảng cách giữa các kệ phải hợp lý để tiện cất giữ và lấy hàng hóa. Trong kho nên áp dụng nguyên tắc FIFO (First In, First Out) để đảm bảo hàng nhập trước được sử dụng trước.

Khi sắp xếp đồ trong kho, hãy ưu tiên những vật dụng thường xuyên dùng ở nơi dễ lấy nhất. Những vật dụng ít dùng đến hơn có thể để phía trong hoặc trên cao. Đặc biệt, đồ nặng nên để phía dưới, tránh gây nguy hiểm. Đồ thủy tinh, sứ cần gói lại cẩn thận và đặt vào thùng để tránh vỡ.

Không nên đặt để đồ trong kho quá lung tung. Việc này rất dễ tạo điều kiện cho gián và chuột làm tổ. Chủ quán nên vệ sinh kho ít nhất 1 tháng 1 lần. Điều này giúp tránh tình trạng chuột làm tổ hoặc côn trùng gây hại khác. Quản lý kho hàng nhập xuất chi tiết và chặt chẽ là cách quản lý quán ăn mang lại hiệu quả cao.

Chiến Lược Tối Ưu Cách Quản Lý Quán Ăn Thông Qua Nguồn Nhân Lực

Xây Dựng Tiêu Chuẩn Phục Vụ Và Đón Tiếp Khách Hàng

Nhân viên phục vụ và tạp vụ là lực lượng đông đảo và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Người quản lý cần quyết định số lượng nhân viên phù hợp với quy mô và lượng khách trung bình. Phân công công việc cụ thể cho từng người là điều bắt buộc.

Quản lý nhân viên cần được thực hiện với tinh thần cởi mở, luôn động viên và khích lệ họ làm việc tốt. Nhân viên phục vụ là bộ mặt của quán. Vì thế, cần áp dụng một tiêu chuẩn thống nhất cho việc phục vụ để tránh mất điểm trong mắt khách.

Tiêu chuẩn tiếp khách đòi hỏi nhân viên phải dùng ngôn ngữ nhẹ nhàng, linh hoạt và lịch sự. Tại khu vực chờ khách, nhân viên không được trò chuyện với đồng nghiệp khác. Luôn giữ tư thế thoải mái, tự nhiên, không ngồi ghế hoặc dựa vào quầy.

Nhân viên cần tập trung cao độ, chú ý đến khách hàng xung quanh. Đối với khách lớn tuổi, cần thể hiện sự chào đón và kính trọng. Ghi nhớ số bàn và số phòng còn trống để xếp chỗ nhanh chóng, chính xác.

Quy trình đón khách phải thực hiện với thái độ nhã nhặn, hồ hởi. Nhân viên cần nói câu “Xin chào quý khách” với thái độ phấn khởi. Xác nhận số lượng khách hàng rõ ràng. Dùng tay phải biểu thị “Mời quý khách đi lối này”.

Trong quá trình khách ngồi, dùng lòng bàn tay để đưa ra dấu hiệu. Hành động phải dứt khoát nhưng nhẹ nhàng. Kéo ghế nhẹ và chỉ bằng ngón tay, thể hiện sự chuyên nghiệp. Nhân viên cần hướng dẫn về chỗ ngồi thân thiện với khách. Ví dụ, đưa cặp vợ chồng đến chỗ ngồi riêng tư, khách muốn yên tĩnh đến khu vực yên tĩnh.

Nhân viên phục vụ nhà hàng tận tình chuyên nghiệp

Quy Trình Quản Lý Thu Ngân Và Order Hiện Đại

Quản lý thu ngân cũng là một khâu quan trọng không kém. Nếu thu ngân thanh toán chậm chạp hoặc đưa tiền thối thiếu sẽ khiến khách hàng không hài lòng. Cách quản lý quán ăn tốt nhất không thể bỏ qua vấn đề này.

Trước khi mở quán, thu ngân cần vệ sinh khu vực làm việc sạch sẽ. Lau chùi máy tính tiền, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và tiền lẻ để thanh toán. Việc đối chiếu giấy tờ của ngày hôm trước cũng là một bước bắt buộc.

Thu ngân cần ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ, ngoại hình chỉn chu. Trong quá trình quán hoạt động, thu ngân cần có thái độ hòa nhã, chào hỏi khách hàng và mỉm cười. Sau đó thực hiện các dịch vụ thanh toán cho khách hàng và xử lý các vấn đề tiền mặt phát sinh.

Thu ngân còn có trách nhiệm quản lý phiếu giảm giá và xử lý các chương trình khuyến mãi. Xử lý những đơn hàng không hợp lý của khách hàng một cách khéo léo. Đổi tiền và chuẩn bị tiền lẻ để trả lại cho khách hàng. Hỗ trợ nhân viên nếu cần thiết.

Việc thanh toán và kiểm kê phải tuân thủ đúng quy trình. Phải đảm bảo chính xác số tiền thu được, tránh thất thoát. Sử dụng phần mềm order (POS) giúp tối ưu hóa quy trình này. Khách hàng có thể order tại bàn qua thiết bị di động. Thông tin đơn hàng được chuyển thẳng đến bếp và thu ngân.

Order tại bàn qua thiết bị idad đơn giản

Phát Triển Năng Lực Nhân Viên Bằng Đào Tạo Và Phản Hồi

Trao đổi và đào tạo nhân viên thường xuyên sẽ củng cố và nâng cao năng lực của họ. Điều này đồng thời giúp người quản lý nắm rõ công việc của từng bộ phận. Việc này là một phần quan trọng trong cách quản lý quán ăn.

Chủ quán nên hướng dẫn cụ thể cho nhân viên mới từ quy tắc ứng xử đến quy trình làm việc chuẩn. Tổ chức các buổi họp trao đổi định kỳ để nâng cao năng lực cho nhân viên hiện tại. Có thể tổ chức các buổi training theo quý.

Các buổi đào tạo nên bổ sung kiến thức mới về phục vụ, cập nhật thực đơn. Nên trang bị thêm kiến thức về dinh dưỡng hoặc an toàn thực phẩm. Đây là một trong những cách quản lý hay và mang tính chiến lược.

Người quản lý cần biết lắng nghe và giải quyết xung đột của nhân viên một cách khéo léo. Khách hàng sẽ cảm thấy khó chịu nếu nghe thấy tiếng cãi vã. Xử lý xung đột tốt sẽ giải quyết toàn bộ vấn đề một cách thông minh và công bằng.

Người có kinh nghiệm quản lý sẽ lắng nghe từ cả hai phía. Họ giữ cái nhìn khách quan, công bằng trước mọi vấn đề. Có thể tách hai người ra và hỏi riêng để họ có thể giãi bày thành thật nhất suy nghĩ của mình. Đây là cách quản lý nhân viên quán ăn khôn ngoan nhất.

Đừng vội đánh giá tiêu cực những nhân viên gây ra xung đột. Nguyên nhân có thể do họ quá căng thẳng trong công việc. Hoặc đôi khi họ bị trêu chọc quá đáng mà không được giải tỏa.

Tạo Dựng Môi Trường Làm Việc Tích Cực Và Công Bằng

Quản lý nhân viên cần xây dựng một bộ quy tắc ứng xử chuẩn mực. Quy tắc này áp dụng cho nhân viên với khách hàng và nhân viên với nhau. Đây là việc làm không thể thiếu trong các cách quản lý quán ăn hiệu quả.

Bạn cần tạo môi trường làm việc thân thiện, bình đẳng để mọi nhân viên đều cảm thấy được tôn trọng. Nhân viên cần muốn gắn bó lâu dài với công việc và quán ăn. Chế độ thưởng – phạt phải hợp lý và rõ ràng.

Chế độ phạt cần đánh vào tiền lương hoặc quyền lợi để tạo hiệu quả răn đe. Ví dụ như phạt đi muộn, làm việc riêng trong giờ, phục vụ/lên món chậm. Chế độ thưởng cần khích lệ tinh thần làm việc tích cực. Ví dụ: phục vụ tốt được thực khách khen, nhân viên tích cực của tháng.

Việc xây dựng quy trình quản lý nhân viên khoa học giúp ích rất nhiều cho chủ quán. Nó giúp quản lý năng suất làm việc, chi phí nhân sự, giờ giấc làm việc chính xác. Điều này đặc biệt quan trọng với nhân viên làm theo ca.

Phần mềm quản lý nhân viên quán ăn hiệu quả sẽ mang lại cái nhìn rõ ràng và sâu sắc hơn. Nó giúp tiết kiệm thời gian so với quản lý sổ sách thủ công. Mọi hoạt động của từng nhân viên như xuất – nhập hàng, lịch làm việc, thay đổi thông tin đều được ghi nhận. Lịch sử giao dịch chi tiết giúp người quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm soát.

Quản Lý Tài Chính Và Hoạt Động Bán Hàng Tự Động Hóa

Kiểm Soát Dòng Tiền Và Ngân Sách Hoạt Động

Quản lý tài chính là trọng tâm của mọi mô hình kinh doanh. Quán ăn vừa phải sản xuất (chế biến thức ăn) vừa phải bán. Các hoạt động cần chi phí rất nhiều. Nếu không có phương pháp quản lý tài chính tốt thì rất dễ bị thâm hụt hoặc nhầm lẫn.

Đặc biệt khi quán ăn đông khách, khách ra vào liên tục, nhân viên bận rộn. Việc tính nhầm hóa đơn rất thường xuyên xảy ra. Để tiện cho việc theo dõi thu – chi, chủ quán nên sử dụng các công cụ hỗ trợ. Phân loại các khoản chi phí rõ ràng theo từng trung tâm chi phí.

Việc mua nguyên vật liệu, sắm sửa trang bị, hay các khoản chi khác cần được báo cáo. Kế toán cần ứng tiền trước, sau đó dựa trên hóa đơn để tính toán và nhập vào hệ thống. Các khoản thu cuối ngày cũng phải được kiểm tra chéo và đưa dữ liệu vào phần mềm để tính toán.

Riêng vấn đề thanh toán, bạn không nên áp dụng hình thức thanh toán tại chỗ. Hãy tạo quầy lễ tân riêng, yêu cầu khách ra đó để nhận hóa đơn và chi trả. Điều này giúp tránh trường hợp bị nhân viên ăn bớt. Các bàn ăn nên được đánh số rõ ràng để dễ quản lý.

Quản lý tài chính cửa hàng qua phần mềm

Ứng Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhà Hàng (POS/FnB) Chuyên Sâu

Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng là điều rất cần thiết. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và dễ dàng kiểm soát thông tin tài chính của quán. Phần mềm với các chức năng tự động thống kê, tính toán từng khoản theo thời gian cụ thể là giải pháp tối ưu.

Phần mềm quản lý POS (Point of Sale) như Sapo FnB cung cấp các tính năng tự động hóa. Các tính năng này giúp thu ngân dễ dàng thực hiện thu chi ngay trên máy tính để bàn hoặc máy bán hàng POS. Nó quản lý chặt chẽ số tiền thu được trong suốt ca/ngày làm việc.

Sapo FnB cũng giúp quản lý nhân viên nhà hàng chi tiết. Thu ngân có thể giải tỏa được các vấn đề lo lắng xảy ra trong quá trình thu chi. Nó giúp tránh tình trạng ghi nhầm bàn, tính nhầm món cho khách. Điều này hạn chế tối đa việc thất thoát tài chính của quán ăn.

Một ưu điểm lớn của việc sử dụng phần mềm là khả năng theo dõi từ xa. Ngay cả khi bạn đi du lịch, chỉ cần mở phần mềm lên. Bạn có thể xem được tình hình hoạt động của quán, doanh thu, chi tiết các loại báo cáo. Đây là lựa chọn thông minh và mang lại hiệu quả cao cho chủ quán.

Thiết Lập Quy Trình Giám Sát Hoạt Động Toàn Diện

Bên cạnh việc sử dụng phần mềm, người quản lý cần thiết lập các quy trình giám sát hoạt động chặt chẽ. Cần có một bảng quy định cụ thể về thời gian bật tắt các thiết bị sử dụng điện trong quán. Bằng cách này, quán ăn sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.

Chủ quán nên lập một Danh sách công việc (To-do list) chuẩn. Danh sách này cần bổ sung những nội dung phát sinh liên quan. Nó giúp quản lý hiệu quả tình hình hoạt động của quán trong ngày, tuần, tháng.

Danh sách công việc chuẩn giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nội dung công việc hay lưu ý nào cần giải quyết trong ca làm việc.

Lên danh sách công việc cần làm để tránh bỏ sót

Ngoài danh sách công việc tổng quát, quản lý cũng cần chuẩn bị một bảng danh sách công việc phải làm cho từng bộ phận. Phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên và ấn định thời gian bắt đầu — kết thúc tương ứng.

Tuy nhiên, hãy biết cân nhắc số lượng công việc với số nhân viên hiện có trong bộ phận. Tham khảo ý kiến của các Tổ trưởng, Trưởng bộ phận để có được phân chia công việc chính xác. Sự khách quan và hiệu quả luôn là ưu tiên hàng đầu.

Người quản lý cần quan tâm sát sao đến mọi vấn đề/hoạt động trong quán. Kịp thời phát hiện và xử lý những sự cố phát sinh trong ca làm việc. Tuyệt đối không để ảnh hưởng đến khách hàng, đồng thời không làm mất đi hình ảnh thương hiệu của quán. Đây là cách quản lý quán ăn hiệu quả giúp bạn tối ưu nguồn nhân lực.

Hằng ngày, nhân viên cần vệ sinh cẩn thận trước khi đóng cửa. Hãy đảm bảo rằng tất cả mọi ngóc ngách trong quán, kể cả bên trong và phía trước đều đã được dọn dẹp gọn gàng, sạch sẽ. Quang cảnh mặt tiền của quán vào sáng hôm sau ảnh hưởng rất nhiều đến suy nghĩ của khách hàng về chất lượng vệ sinh. Điều đó cũng quyết định khách có quay lại quán vào lần tới hay không.

Áp dụng một hệ thống quản lý toàn diện giúp đảm bảo quán ăn hoạt động trơn tru, hiệu suất cao.

Tóm lại, cách quản lý quán ăn hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa quản lý chất lượng (vệ sinh, nguyên vật liệu, định lượng), quản lý con người (nhân sự, phục vụ, đào tạo) và quản lý tài chính (kiểm soát chi phí, ứng dụng công nghệ). Việc thiết lập các quy trình chuẩn mực, từ khâu nhập kho đến khi thanh toán, giúp chủ quán kiểm soát mọi hoạt động, hạn chế thất thoát và tối ưu hóa lợi nhuận. Đặc biệt, việc ứng dụng các phần mềm quản lý như Sapo FnB là giải pháp thông minh để tự động hóa các tác vụ phức tạp, cung cấp báo cáo chính xác, giúp người quản lý đưa ra quyết định kịp thời. Hãy áp dụng ngay những kinh nghiệm này và cảm nhận sự khác biệt trong hiệu quả kinh doanh của bạn.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.