Cách Thêm Người Quản Lý Page Trên Facebook: Hướng Dẫn Tối Ưu Quản Trị Trang Kinh Doanh

Trong bối cảnh kinh doanh trực tuyến ngày càng phát triển, việc quản lý một Fanpage Facebook hiệu quả đòi hỏi sự phân công và hợp tác chặt chẽ. Hướng dẫn chi tiết này sẽ làm rõ cách thêm người quản lý page trên facebook, giúp các chủ doanh nghiệp và người dùng phần mềm bán hàng như ShopOne tối ưu hóa quy trình vận hành. Việc ủy quyền quản trị chính xác không chỉ cải thiện tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn đảm bảo bảo mật thông tin và tăng khả năng mở rộng kinh doanh. Nắm vững các vai trò quản trị khác nhau là bước đầu tiên để xây dựng một đội ngũ vận hành Fanpage chuyên nghiệp.

Tầm Quan Trọng Của Việc Phân Quyền Quản Lý Fanpage Trong Kinh Doanh

Đối với các nhà bán hàng sử dụng nền tảng thương mại điện tử hoặc phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp, Fanpage Facebook là một kênh tiếp cận khách hàng và xử lý giao dịch không thể thiếu. Việc giữ toàn bộ quyền quản trị trong tay một cá nhân sẽ tạo ra nút thắt cổ chai, ảnh hưởng đến tốc độ xử lý đơn hàng và tương tác với khách hàng tiềm năng.

Tối Ưu Hóa Hiệu Suất Vận Hành và Năng Suất Đội Nhóm

Khi một doanh nghiệp online phát triển, khối lượng công việc trên Fanpage (từ đăng bài, trả lời tin nhắn, đến chạy quảng cáo) sẽ tăng lên đáng kể. Việc phân quyền quản lý cho các thành viên trong đội ngũ cho phép chuyên môn hóa từng mảng. Điều này giúp mọi hoạt động được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn. Mỗi thành viên sẽ tập trung vào nhiệm vụ cụ thể của mình. Ví dụ, người đảm nhận chăm sóc khách hàng sẽ có quyền kiểm duyệt tin nhắn và bình luận, trong khi chuyên viên marketing sẽ có quyền quản lý và theo dõi quảng cáo. Sự phân chia rõ ràng này giúp tận dụng tối đa năng lực cá nhân.

Đảm Bảo An Toàn và Bảo Mật Tuyệt Đối Cho Trang

Vấn đề bảo mật thông tin là mối quan tâm hàng đầu của mọi Fanpage kinh doanh. Khi phân quyền, chủ Page có thể giới hạn quyền truy cập theo nhu cầu công việc thực tế, thay vì trao toàn bộ quyền Quản Trị Viên (Admin) cho tất cả mọi người. Việc cấp quyền Biến Tập Viên hay Người Kiểm Duyệt sẽ giúp hạn chế rủi ro lộ mật khẩu hoặc bị chiếm đoạt Page. Đây là một chiến lược bảo vệ tài sản số quan trọng đối với những cá nhân đang xây dựng thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp trực tuyến. Hơn nữa, việc này còn giảm thiểu thiệt hại nếu một tài khoản thành viên bị tấn công.

Sẵn Sàng Mở Rộng Quy Mô Kinh Doanh

Mục tiêu cuối cùng của các chủ shop sử dụng phần mềm bán hàng là mở rộng quy mô. Một Page được phân quyền quản lý tốt là một Page đã sẵn sàng cho sự tăng trưởng. Khi cần thuê thêm nhân sự mới cho đội ngũ, việc thêm người quản lý trở nên nhanh chóng và chuyên nghiệp. Cơ cấu quản lý linh hoạt này đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh mà không bị gián đoạn. Đây là bước đệm cần thiết trước khi tích hợp Fanpage với các hệ thống CRM và ERP lớn hơn.

Phân Loại Vai Trò Quản Trị Trên Fanpage Facebook 2024

Facebook không chỉ cung cấp một loại quyền quản lý duy nhất. Nền tảng này đã phát triển nhiều vai trò khác nhau, mỗi vai trò có một tập hợp các quyền hạn riêng biệt, đáp ứng nhu cầu tối ưu hóa quy trình và quản lý đội ngũ đa dạng của các doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các vai trò này là cốt lõi để áp dụng cách thêm người quản lý page trên facebook một cách thông minh và an toàn nhất.

Sơ đồ minh họa các vai trò quản lý khác nhau trên Fanpage Facebook

Quyền Quản Trị Viên (Admin) – Toàn Quyền Kiểm Soát

Quản Trị Viên là vai trò cao nhất, nắm giữ toàn bộ quyền kiểm soát Trang. Người giữ vai trò này có khả năng thực hiện mọi hành động, bao gồm cả việc cấp hoặc thu hồi quyền quản lý của những người khác. Họ có thể thay đổi cài đặt cơ bản của Trang, xóa Trang, và kết nối Trang với các công cụ bên ngoài. Vai trò này thường chỉ dành cho chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người được tin cậy tuyệt đối. Việc này đảm bảo tính xác đáng và quyền lực cuối cùng trong mọi quyết định.

Biên Tập Viên (Editor) – Chuyên Trách Nội Dung

Biên Tập Viên chịu trách nhiệm chính về mảng nội dung. Họ có quyền tạo, chỉnh sửa và đăng tải bài viết, video, stories lên Trang. Họ cũng có thể phản hồi tin nhắn và bình luận dưới danh nghĩa Trang. Vai trò này rất quan trọng đối với đội ngũ content marketing. Tuy nhiên, họ không có quyền thay đổi thông tin cơ bản của Page hay phân quyền cho người khác. Điều này giúp đội ngũ tối ưu hóa quy trình sản xuất nội dung mà vẫn giữ được sự kiểm soát từ Admin.

Người Kiểm Duyệt (Moderator) – Xử Lý Tương Tác

Người Kiểm Duyệt chuyên trách về việc quản lý và xử lý tương tác của cộng đồng. Họ có thể trả lời tin nhắn, ẩn hoặc xóa bình luận, và cấm các thành viên vi phạm quy tắc cộng đồng. Vai trò này lý tưởng cho bộ phận chăm sóc khách hàng và quản lý đơn hàng cơ bản. Họ đóng vai trò như một bộ lọc, duy trì môi trường tích cực và chuyên nghiệp trên Trang, phản ánh sự chuyên môn của doanh nghiệp.

Nhà Quảng Cáo (Advertiser) – Vận Hành Chiến Dịch

Nhà Quảng Cáo là vai trò dành cho những người chịu trách nhiệm về các chiến dịch quảng cáo. Họ có thể tạo, chỉnh sửa, và theo dõi hiệu suất của các bài đăng được quảng cáo thông qua Trình quản lý quảng cáo. Vai trò này cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn tăng doanh thu và tiếp cận khách hàng mới. Họ có thể xem các chỉ số thống kê nhưng không thể chỉnh sửa nội dung bài viết hay thay đổi vai trò quản lý.

Nhà Phân Tích (Analyst) – Theo Dõi Hiệu Suất

Nhà Phân Tích có quyền truy cập vào tất cả các số liệu thống kê và dữ liệu chi tiết của Trang, như hiệu suất bài viết, nhân khẩu học của người hâm mộ, và dữ liệu tối ưu hóa quy trình chuyển đổi. Vai trò này là cần thiết cho các nhà quản lý cấp cao hoặc các chuyên gia phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh chiến lược. Họ chỉ được xem dữ liệu, không có quyền thực hiện bất kỳ hành động nào trên Trang.

Hướng Dẫn Chi Tiết: cách thêm người quản lý page trên facebook

Quy trình thêm người quản lý Page đã được Facebook chuẩn hóa và đơn giản hóa qua nhiều năm. Tuy nhiên, giao diện có thể khác nhau tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng điện thoại hay máy tính, và Page đó đang ở dạng Page truyền thống hay Trải nghiệm Trang mới. Dưới đây là các bước chi tiết để thực hiện cách thêm người quản lý page trên facebook trên cả hai nền tảng, đảm bảo tính xác đáng của thông tin và sự hữu ích cho người đọc.

Thao Tác Thêm Người Quản Lý Bằng Điện Thoại

Các bước sau đây áp dụng cho ứng dụng Facebook chính thức trên cả iOS và Android. Đây là cách đơn giản và phổ biến nhất để thực hiện việc thêm người quản lý. Bạn cần phải là Quản Trị Viên (Admin) hiện tại của Page để thực hiện thao tác này.

Bước 1: Chọn Trang và Truy cập Menu Quản lý
Mở ứng dụng Facebook trên điện thoại của bạn. Chuyển đổi sang giao diện của Trang mà bạn muốn phân quyền. Từ Menu (biểu tượng ba dấu gạch ngang), chọn biểu tượng cài đặt (bánh răng) để truy cập Cài đặt Trang.

Bước 1 hướng dẫn cách thêm người quản lý page trên facebook bằng điện thoại

Bước 2: Tìm Mục Quyền Truy Cập Trang
Trong menu Cài đặt, tìm và chọn mục có tên là “Quyền truy cập Trang” (hoặc “Vai trò trên Trang” đối với giao diện cũ). Mục này thường nằm ở phần đầu của menu cài đặt và là nơi bạn quản lý đội ngũ Page của mình.

Truy cập cài đặt và vai trò trên trang để thêm quyền quản trị

Bước 3: Thêm Người Mới và Xác Nhận Mật Khẩu
Chọn tùy chọn “Thêm người mới” (hoặc “Thêm người vào Trang”). Facebook sẽ yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu tài khoản cá nhân để xác minh. Bước bảo mật thông tin này là bắt buộc để đảm bảo chỉ có Quản Trị Viên mới có thể thực hiện thay đổi.

Bước 4: Tìm Kiếm và Chọn Vai Trò
Nhập tên tài khoản Facebook của người bạn muốn thêm vào ô tìm kiếm. Người này phải nằm trong danh sách bạn bè hoặc đã từng tương tác với Page của bạn. Sau khi tìm được, bạn cần chọn vai trò mà bạn muốn chỉ định cho họ (Quản Trị Viên, Biên Tập Viên, v.v.).

Nhập tên và chọn vai trò khi thêm người quản lý page trên Facebook

Bước 5: Hoàn Tất Phân Quyền
Sau khi chọn vai trò, nhấn nút “Thêm” hoặc “Gửi lời mời”. Người được thêm sẽ nhận được thông báo mời làm người quản lý. Lời mời này có hiệu lực trong vòng 30 ngày. Họ cần chấp nhận lời mời để việc phân quyền được hoàn tất, từ đó bắt đầu quy trình tối ưu hóa quy trình công việc.

Thao Tác Thêm Người Quản Lý Bằng Máy Tính

Thao tác trên máy tính (hoặc laptop) mang lại giao diện trực quan hơn và thường là lựa chọn ưu tiên cho các công việc quản lý đội ngũ chuyên sâu. Bạn cần đảm bảo đã đăng nhập tài khoản Facebook cá nhân có quyền Admin của Page cần phân quyền.

Bước 1: Truy Cập Trang và Cài Đặt
Đăng nhập vào Facebook trên trình duyệt và chuyển sang giao diện Page của bạn. Nhấp vào “Cài đặt” (Settings) ở thanh menu bên trái trong mục quản lý Trang.

Giao diện minh họa cách thêm người quản lý page trên facebook đơn giản

Bước 2: Chọn Vai Trò Trên Trang
Trong cột menu Cài đặt, tìm và nhấp vào “Vai trò trên Trang” (hoặc “Quyền truy cập Trang” nếu Page của bạn đã được chuyển sang Trải nghiệm Trang mới). Đây là trung tâm để quản lý đội ngũ và kiểm soát quyền hạn.

Bước 3: Chỉ Định Vai Trò Mới
Trong mục “Chỉ định một vai trò mới trên Trang”, nhập tên hoặc địa chỉ email của người bạn muốn thêm. Sau đó, chọn vai trò phù hợp từ menu thả xuống (ví dụ: Biên Tập Viên, Nhà Quảng Cáo). Cần cân nhắc kỹ vai trò này để tránh rủi ro về bảo mật thông tin.

Chỉ định một vai trò quản trị mới trên Trang Facebook bằng máy tính

Bước 4: Hoàn Thành và Xác Minh
Nhấn nút “Thêm” (Add). Facebook sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu tài khoản cá nhân để xác nhận. Sau khi xác nhận, lời mời sẽ được gửi đến người đó. Cho đến khi lời mời được chấp nhận, trạng thái của họ sẽ là “Đang chờ”.

Các Tình Huống Đặc Biệt và Lời Khuyên Bảo Mật

Việc phân quyền không phải là một hành động một lần duy nhất mà là một phần của quy trình quản lý đội ngũ liên tục. Các chủ doanh nghiệp, đặc biệt là những người đang mở rộng kinh doanh trực tuyến, cần phải linh hoạt trong việc điều chỉnh quyền hạn và nắm vững các nguyên tắc bảo mật thông tin khi ủy quyền.

Cách Chỉnh Sửa hoặc Xóa Quyền Quản Lý Đã Phân Công

Trong quá trình tối ưu hóa quy trình vận hành hoặc khi có sự thay đổi nhân sự, việc điều chỉnh hoặc xóa quyền quản lý là cần thiết. Để làm điều này, bạn cũng truy cập vào mục “Vai trò trên Trang” (hoặc “Quyền truy cập Trang”). Tìm tên người cần chỉnh sửa/xóa, nhấp vào nút “Chỉnh sửa” (Edit) bên cạnh tên họ.

Nếu muốn thay đổi vai trò, bạn chỉ cần chọn vai trò mới và nhấp “Lưu”. Nếu muốn xóa quyền, nhấp vào “Xóa” (Remove) và xác nhận. Hành động này yêu cầu nhập lại mật khẩu để xác thực. Điều này cho thấy tính chuyên môn và sự kiểm soát tuyệt đối của Admin đối với Page.

Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Phân Quyền Cho Người Ngoài

Khi bạn áp dụng cách thêm người quản lý page trên facebook cho các đối tác, freelancer, hoặc nhân viên mới, hãy luôn tuân thủ nguyên tắc “quyền tối thiểu cần thiết”. Luôn cấp vai trò thấp nhất mà họ cần để hoàn thành công việc. Ví dụ, một freelancer chạy quảng cáo chỉ cần quyền Nhà Quảng Cáo, không cần quyền Quản Trị Viên.

Tuyệt đối không bao giờ chia sẻ mật khẩu tài khoản cá nhân của Admin cho bất kỳ ai. Admin nên bật xác thực hai yếu tố (2FA) để tăng cường lớp bảo mật thông tin. Đối với các đối tác lâu dài, việc sử dụng Trình quản lý kinh doanh (Business Manager) là một phương pháp quản lý đội ngũ chuyên nghiệp và an toàn hơn so với việc phân quyền trực tiếp trên Page.

Xử Lý Khi Page Chuyển Sang Trải Nghiệm Trang Mới (New Page Experience)

Facebook đang dần chuyển đổi tất cả các Page sang “Trải nghiệm Trang mới” (NPE). Giao diện và thuật ngữ thêm người quản lý trong NPE có sự khác biệt. Trong NPE, quyền truy cập được chia thành hai loại chính: “Quyền truy cập Facebook” (có thể chuyển đổi và tương tác như Trang) và “Quyền truy cập tác vụ” (chỉ có thể thực hiện các tác vụ cụ thể, ví dụ: phân tích hiệu suất).

Khi Page đã chuyển sang NPE, bạn sẽ tìm thấy mục “Quyền truy cập Trang” thay vì “Vai trò trên Trang”. Quy trình cơ bản vẫn là: Nhập tên, chọn loại quyền truy cập, và xác nhận bằng mật khẩu. Hiểu rõ sự thay đổi này giúp các chủ shop có thể tối ưu hóa quy trình làm việc mà không gặp trở ngại về giao diện.

Lời Kết

Việc nắm vững cách thêm người quản lý page trên facebook là một kỹ năng quản trị kinh doanh cơ bản và thiết yếu đối với mọi chủ shop online đang nỗ lực mở rộng quy mô. Bằng cách phân chia rõ ràng các vai trò Quản Trị Viên, Biên Tập Viên hay Nhà Quảng Cáo, bạn không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc của đội ngũ mà còn tăng cường lớp bảo mật thông tin quan trọng cho tài sản kinh doanh của mình. Hãy áp dụng ngay những hướng dẫn chi tiết này để xây dựng một đội ngũ vận hành Page chuyên nghiệp, hiệu quả, và sẵn sàng cho sự tăng trưởng bùng nổ của doanh nghiệp.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.