Cách Tính Chi Phí Quản Lý Dự Án Chuẩn Xác Theo Quy Định Mới Nhất

Kiểm soát quản lý dòng tiền là một nhiệm vụ sống còn trong lĩnh vực quản lý đầu tư xây dựng. Việc xác định cách tính chi phí quản lý dự án một cách chuẩn xác sẽ quyết định thành công của mọi dự án. Chi phí này là khoản ngân sách tối đa cần thiết để tổ chức, thực hiện và hoàn thành dự án theo đúng phạm vi và thời gian đã được duyệt. Nắm vững định mức chi phí theo quy định pháp luật giúp nhà quản lý tránh được tình trạng vượt ngân sách không kiểm soát. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện về cơ sở pháp lý, công thức, và phương pháp tính toán chi phí này cho dự án đầu tư xây dựng theo các quy định mới nhất như Nghị định 10/2021/NĐ-CP. Việc áp dụng đúng tỷ lệ phần trăm là nền tảng để tối ưu hóa hiệu quả tài chính dự án.

Chi Phí Quản Lý Dự Án Là Gì? Phân Loại Thành Phần Cấu Thành

Chi phí quản lý dự án (QLDA) là tổng hợp các khoản chi phí tối đa mà chủ đầu tư cần bỏ ra để thực hiện công tác quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư cho đến khi hoàn thành và đưa vào khai thác sử dụng. Việc xác định khoản mục này phải căn cứ vào hình thức tổ chức quản lý, quy mô, tính chất, đặc điểm công việc, và thời gian thực hiện dự án. Khoản chi phí này là một cấu phần thiết yếu trong tổng mức đầu tư của dự án.

Các Thành Phần Cấu Thành Chi Phí QLDA Theo Pháp Luật

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 30 của Nghị định 10/2021/NĐ-CP, chi phí quản lý dự án bao gồm nhiều khoản mục chi tiêu khác nhau, nhằm đảm bảo bộ máy quản lý vận hành hiệu quả. Các khoản mục này cần được hạch toán minh bạch và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về tài chính.

Các khoản chi phí cốt lõi cấu thành chi phí quản lý dự án bao gồm:

1. Chi phí Nhân sự:
   • Tiền lương, tiền công trả cho cán bộ quản lý dự án và người lao động theo hợp đồng.
   • Các khoản phụ cấp lương, tiền thưởng, và phúc lợi tập thể.
   • Các khoản trích nộp theo quy định của pháp luật (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn).
   2. Chi phí Vận hành và Hành chính:
   • Chi phí thanh toán các dịch vụ công cộng (điện, nước, viễn thông).
   • Chi phí vật tư văn phòng phẩm, ấn phẩm, và các chi phí thông tin, tuyên truyền, liên lạc.
   • Công tác phí phục vụ hoạt động quản lý dự án.
   3. Chi phí Tài sản và Thiết bị:
   • Chi phí thuê mướn, sửa chữa, và mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý dự án.
   4. Chi phí Phát triển Năng lực:
   • Chi phí áp dụng khoa học công nghệ, ứng dụng hệ thống thông tin.
   • Chi phí đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ quản lý dự án.
   5. Các Chi phí Khác và Dự phòng:
   • Chi phí tổ chức các hội nghị, hội thảo liên quan đến dự án.
   • Các khoản chi phí dự phòng cho các rủi ro hoặc thay đổi bất ngờ trong quá trình quản lý.

Mỗi khoản chi đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước. Việc tách bạch rõ ràng từng khoản mục giúp kiểm soát chặt chẽ ngân sách.

Chi phí quản lý dự án và các yếu tố ảnh hưởng

Mục Đích và Tầm Quan Trọng Của Việc Định Mức Chuẩn Xác

Mục đích chính của việc xác định cách tính chi phí quản lý dự án là thiết lập một khung ngân sách giới hạn tối đa. Khung này giúp chủ đầu tư và các bên liên quan có cơ sở để lập kế hoạch tài chính. Nó cũng dùng để kiểm soát chi tiêu trong suốt quá trình triển khai dự án.

Việc định mức chuẩn xác mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Nó đảm bảo mọi hoạt động quản lý được thực hiện đầy đủ. Đồng thời, nó ngăn chặn việc chi tiêu tùy tiện hoặc lãng phí nguồn lực. Chi phí QLDA được tính toán đúng đắn cũng là cơ sở để thẩm định dự án. Việc này tăng tính khả thi và hiệu quả đầu tư tổng thể.

Cơ Sở Pháp Lý Xác Định Chi Phí Quản Lý Dự Án Đầu Tư Xây Dựng

Chi phí quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Việt Nam được quy định chặt chẽ bởi hệ thống văn bản pháp luật. Các quy định này nhằm đảm bảo tính thống nhất, công bằng và hiệu quả trong việc sử dụng nguồn vốn. Nền tảng pháp lý chủ yếu dựa trên các Nghị định và Thông tư của Chính phủ và Bộ Xây dựng.

Tổng Quan Về Nghị Định và Thông Tư Liên Quan

Các văn bản pháp lý quan trọng nhất quy định về chi phí QLDA bao gồm:

• Nghị định 10/2021/NĐ-CP (về quản lý chi phí đầu tư xây dựng): Đây là căn cứ pháp lý hiện hành, quy định chi tiết về cách xác định, quản lý, và sử dụng chi phí QLDA. Nó thay thế cho các Nghị định trước đây.
• Thông tư của Bộ Xây dựng (hướng dẫn thực hiện Nghị định): Các Thông tư này cung cấp bảng định mức tỷ lệ phần trăm cụ thể. Chúng giúp việc áp dụng Nghị định vào thực tế được chính xác và dễ dàng hơn.
• Luật Xây dựng 2014 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xây dựng: Cung cấp các nguyên tắc cơ bản về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

Việc thường xuyên cập nhật các quy định mới là điều bắt buộc. Nếu không, dự án có nguy cơ áp dụng sai định mức. Điều này sẽ dẫn đến việc bị loại chi phí khi quyết toán.

Quy định xác định chi phí quản lý dự án đầu tư xây dựng

Nguyên Tắc Quản Lý Chi Phí Tuyệt Đối Cần Tuân Thủ

Quản lý chi phí QLDA phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

1. Tuân thủ chủ trương đầu tư: Chi phí phải được quản lý và thực hiện theo đúng kế hoạch và chủ trương đầu tư đã được phê duyệt. Thời điểm thực hiện dự án phải đáp ứng các yêu cầu của Luật Xây dựng.
2. Phù hợp với nguồn vốn: Nguồn vốn sử dụng để đầu tư xây dựng phải được quản lý phù hợp với từng loại dự án. Dự án sử dụng vốn nhà nước có quy trình nghiêm ngặt hơn.
3. Quyết định dựa trên Quy mô và Tính chất: Người quyết định đầu tư sẽ căn cứ vào quy mô, tính chất, và điều kiện thực hiện để quyết định các phần xây dựng được quản lý.
4. Đảm bảo an toàn và môi trường: Các tác động đến cảnh quan, môi trường, quốc phòng, an ninh và an toàn cộng đồng phải được xem xét. Điều này đặc biệt áp dụng cho dự án sử dụng vốn ngân sách.
5. Quản lý Tích cực: Đảm bảo công tác quản lý tích cực các yếu tố mục tiêu đầu tư. Bao gồm quy mô, chi phí thực hiện, và các tác động xã hội liên quan.

Các nguyên tắc này là kim chỉ nam cho mọi hoạt động quản lý. Chúng giúp đảm bảo tính hợp pháp và trách nhiệm giải trình.

Hướng Dẫn Chi Tiết cách tính chi phí quản lý dự án

Việc tính toán chi phí quản lý dự án cần tuân theo một công thức và phương pháp áp dụng tỷ lệ phần trăm định mức cụ thể. Phương pháp này áp dụng cho các dự án đầu tư xây dựng có tổng mức đầu tư từ nguồn vốn nhà nước. Các dự án tư nhân có thể tham khảo nhưng có sự linh hoạt hơn.

Công Thức Xác Định Chi Phí Quản Lý Dự Án Cơ Bản

Chi phí quản lý dự án (C_QLDA) được xác định dựa trên tỷ lệ phần trăm định mức (P) nhân với chi phí xây dựng (C_XD) và chi phí thiết bị (C_TB) (chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng) trong tổng mức đầu tư được duyệt.

Công thức chung:

$$C{QLDA} = P{QLDA} times (C{XD} + C{TB})$$

Trong đó:

• $C_{QLDA}$: Chi phí quản lý dự án cần tính (chưa VAT).
• $P_{QLDA}$: Tỷ lệ định mức chi phí quản lý dự án (phần trăm). Tỷ lệ này được tra cứu theo bảng định mức quy định của Bộ Xây dựng.
• $C_{XD}$: Chi phí xây dựng trong tổng mức đầu tư (chưa VAT).
• $C_{TB}$: Chi phí thiết bị trong tổng mức đầu tư (chưa VAT).

Áp dụng công thức này là bước đầu tiên và cơ bản nhất. Nó cho phép nhà quản lý ước tính khoản chi phí cần thiết.

Áp Dụng Tỷ Lệ Định Mức Theo Loại Công Trình và Tổng Mức Đầu Tư

Tỷ lệ $P_{QLDA}$ không cố định. Nó phụ thuộc vào hai yếu tố chính: loại công trình và tổng mức đầu tư (chưa VAT).

Phân loại Công trình:

• Công trình Dân dụng
• Công trình Công nghiệp
• Công trình Giao thông
• Công trình Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
• Công trình Hạ tầng kỹ thuật

Ví dụ về Định mức Tỷ lệ (tham khảo Thông tư mới nhất):

• Với Tổng mức đầu tư $le$ 20 tỷ đồng:

  • Dân dụng: Khoảng 2,784%
  • Công nghiệp: Khoảng 2,930%
  • Giao thông: Khoảng 2,491%
  • Nông nghiệp: Khoảng 2,637%
  • Hạ tầng kỹ thuật: Khoảng 2,344%

• Với Tổng mức đầu tư $le$ 50 tỷ đồng:

  • Dân dụng: Khoảng 2,486%
  • Công nghiệp: Khoảng 2,616%
  • Giao thông: Khoảng 2,225%
  • Nông nghiệp: Khoảng 2,355%
  • Hạ tầng kỹ thuật: Khoảng 2,093%

Tỷ lệ này giảm dần khi tổng mức đầu tư tăng lên. Điều này phản ánh tính kinh tế theo quy mô (Economies of Scale). Các dự án lớn hơn có thể tối ưu hóa chi phí quản lý.

Phương Pháp Nội Suy Để Xác Định Tỷ Lệ Chính Xác

Trong bảng định mức, tỷ lệ $P_{QLDA}$ chỉ được cung cấp cho các mốc tổng mức đầu tư cụ thể (ví dụ: 20 tỷ, 50 tỷ, 100 tỷ…). Nếu tổng mức đầu tư của dự án nằm giữa hai mốc đã cho, cần phải sử dụng phương pháp nội suy tuyến tính để xác định tỷ lệ chính xác.

Công thức Nội suy Tuyến tính:

$$mathrm{P}{mathrm{i}} = mathrm{P}{mathrm{a}} + left(frac{mathrm{G}{mathrm{a}} – mathrm{G}{mathrm{i}}}{mathrm{G}{mathrm{a}} – mathrm{G}{mathrm{b}}}right) times (mathrm{P}{mathrm{b}} – mathrm{P}{mathrm{a}})$$

Trong đó:

• $mathrm{P}_{mathrm{i}}$: Tỷ lệ chi phí quản lý dự án cần tính cho tổng mức đầu tư $G_i$.
• $mathrm{G}_{mathrm{i}}$: Tổng mức đầu tư của dự án (chưa VAT).
• $mathrm{G}_{mathrm{a}}$: Mốc tổng mức đầu tư gần nhất lớn hơn $G_i$ (theo bảng định mức).
• $mathrm{G}_{mathrm{b}}$: Mốc tổng mức đầu tư gần nhất nhỏ hơn $G_i$ (theo bảng định mức).
• $mathrm{P}{mathrm{a}}$, $mathrm{P}{mathrm{b}}$: Tỷ lệ định mức tương ứng với $G_a$ và $G_b$.

Việc sử dụng phương pháp nội suy giúp đảm bảo tính công bằng. Nó phản ánh chính xác quy mô của dự án. Sai sót trong bước này có thể làm sai lệch toàn bộ chi phí dự toán.

Bảng định mức tỷ lệ phần trăm chi phí quản lý dự án tham khảo

Chiến Lược Kiểm Soát Để Không Vượt Ngân Sách

Mặc dù có các quy định và công thức rõ ràng về cách tính chi phí quản lý dự án, tình trạng vượt ngân sách vẫn xảy ra phổ biến. Nguyên nhân sâu xa thường nằm ở quy trình vận hành và sự hiểu biết chưa đầy đủ về các quy định. Việc nhận diện và khắc phục các sai lầm là bước quan trọng để kiểm soát tài chính.

Phân Tích 5 Sai Lầm Phổ Biến và Giải Pháp Khắc Phục

Kiểm soát chi phí QLDA đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết và tuân thủ nguyên tắc. Dưới đây là 5 sai lầm thường gặp và các giải pháp thực tiễn:

1. Hiểu Sai Hoặc Áp Sai Tỷ Lệ Định Mức:
   • Sai lầm: Áp dụng định mức của loại công trình khác (ví dụ: dùng định mức dân dụng cho công trình công nghiệp) hoặc dùng định mức tổng hợp cho dự án chỉ có một giai đoạn.
   • Giải pháp: Trước khi tính toán, phải xác định rõ ràng loại và cấp công trình theo quy định của pháp luật xây dựng. Luôn đối chiếu với bảng định mức mới nhất theo Thông tư của Bộ Xây dựng.
2. Không Tách Bạch Chi Phí Quản Lý Với Các Chi Phí Khác:
   • Sai lầm: Gộp chi phí quản lý dự án chung với chi phí tư vấn đầu tư xây dựng (như chi phí giám sát, thẩm tra). Điều này khiến chi phí QLDA bị tính gộp và vượt khung quy định.
   • Giải pháp: Phân bổ và bóc tách từng khoản chi phí một cách chi tiết theo đúng cấu phần được quy định tại Nghị định 10/2021/NĐ-CP. Cần có mã hạch toán riêng cho chi phí QLDA.
3. Không Cập Nhật Quy Định Pháp Luật Mới Nhất:
   • Sai lầm: Vẫn sử dụng các Nghị định và Thông tư cũ đã hết hiệu lực. Điều này dẫn đến việc sử dụng tỷ lệ định mức không hợp lệ.
   • Giải pháp: Định kỳ kiểm tra website của Bộ Xây dựng và các cơ quan quản lý nhà nước. Đảm bảo mọi tính toán đều dựa trên văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm lập dự toán.
4. Thiếu Kế Hoạch Kiểm Soát Dòng Tiền Theo Giai Đoạn:
   • Sai lầm: Chỉ kiểm soát tổng chi phí mà không theo dõi chi tiêu thực tế theo tiến độ. Điều này làm chi phí bị dồn vào cuối kỳ, gây khó khăn cho việc điều chỉnh.
   • Giải pháp: Xây dựng kế hoạch phân bổ chi phí QLDA theo từng quý, tháng, hoặc giai đoạn cụ thể của dự án (chuẩn bị, thực hiện, kết thúc). Sử dụng các công cụ theo dõi dòng tiền theo thời gian thực.
5. Không Chuẩn Hóa Báo Cáo Theo Mẫu Nhà Nước:
   • Sai lầm: Lập báo cáo quyết toán không đúng mẫu biểu quy định. Điều này dẫn đến chậm trễ, yêu cầu bổ sung hoặc thậm chí bị bác bỏ chi phí khi thẩm định, quyết toán.
   • Giải pháp: Sử dụng các mẫu biểu chuẩn mực do cơ quan nhà nước ban hành. Đào tạo cán bộ quản lý dự án về quy trình và biểu mẫu quyết toán.

Checklist Kiểm Soát Chi Phí Theo 3 Giai Đoạn Dự Án

Việc kiểm soát chi phí quản lý dự án phải được thực hiện một cách liên tục và có hệ thống qua ba giai đoạn chính của dự án:

So Sánh Định Mức Chi Phí Quản Lý Dự Án Giữa Doanh Nghiệp Nhà Nước Và Tư Nhân

Bối cảnh áp dụng cách tính chi phí quản lý dự án là khác nhau giữa doanh nghiệp (DN) Nhà nước và DN Tư nhân. Sự khác biệt này đòi hỏi các nhà quản lý phải có cách tiếp cận linh hoạt. Đặc biệt là trong việc thiết lập và kiểm soát ngân sách.

Đối với các dự án sử dụng vốn hỗn hợp hoặc dự án có yếu tố nước ngoài, chi phí tư vấn quản lý dự án có thể được xác định bằng dự toán. Điều này dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng quản lý dự án. Sự linh hoạt trong khu vực tư nhân cho phép áp dụng các mô hình quản lý dự án hiện đại hơn như Agile hoặc Lean.

Tối Ưu Hóa Chi Phí Quản Lý Dự Án Bằng Phần Mềm và Công Nghệ AI

Trong kỷ nguyên số, việc quản lý chi phí quản lý dự án không còn chỉ dựa vào bảng tính thủ công. Các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp, đặc biệt là các nền tảng tích hợp AI, đã trở thành công cụ đắc lực. Chúng giúp doanh nghiệp tự động hóa và nâng cao độ chính xác của quy trình kiểm soát chi phí.

Phần mềm quản lý dự án cung cấp một nền tảng tập trung. Nó giúp nhà quản lý theo dõi dòng tiền theo thời gian thực (kế hoạch và thực tế). Tính năng này cho phép ước tính chi phí dự án một cách khách quan. Từ đó, nhà quản lý đánh giá khả năng đáp ứng vốn của doanh nghiệp trước khi bắt đầu triển khai.

Ứng Dụng Công Nghệ Hiện Đại trong Kiểm Soát Chi Phí

Sự ra đời của các nền tảng tích hợp AI mang lại khả năng kiểm soát chi phí thông minh hơn. Công nghệ này giúp giải quyết các vấn đề như sai sót thủ công, chậm trễ trong quyết toán và khó khăn trong việc tuân thủ quy định.

Ứng dụng công nghệ AI tự động hóa tính chi phí quản lý dự án

Các tính năng nổi bật của công nghệ AI và Lowcode trong quản lý chi phí bao gồm:

1. Tự động Hóa Quy Trình (AI Process): Công cụ AI có thể đọc hiểu các tài liệu dự án phức tạp. Nó tự động tạo ra các luồng phê duyệt chi phí. Luồng này tuân thủ đúng logic vận hành nội bộ và các quy định pháp luật.
2. Giám Sát Chủ Động (AI Monitor): Hệ thống AI tự động giám sát việc tuân thủ định mức chi phí quản lý dự án. Nó dựa trên chính sách đã được cài đặt sẵn. Bất cứ khi nào chi phí có dấu hiệu vượt mức giới hạn, cảnh báo sẽ được gửi đi tức thời.
3. Báo Cáo Thời Gian Thực (AI Dashboard): AI tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Nó xây dựng các báo cáo về ngân sách và chi phí. Báo cáo trực quan giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời.
4. Trợ Lý Ảo (AI Assistant): Hỗ trợ người dùng tra cứu nhanh chóng các thông tin quan trọng. Ví dụ như tỷ lệ phần trăm định mức mới nhất hoặc lịch sử chi phí của các dự án tương tự. Việc này chỉ cần thực hiện thông qua một câu hỏi đơn giản.

Bằng cách sử dụng công nghệ, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo “áp dụng đúng định mức”. Họ còn có thể kiểm soát chi phí một cách thông minh, giảm thiểu rủi ro pháp lý và sai sót trong quá trình quyết toán. Hệ thống được cá nhân hóa theo đặc thù từng loại dự án, đảm bảo sự linh hoạt mà vẫn tuân thủ nghiêm ngặt.

Việc xác định cách tính chi phí quản lý dự án một cách chính xác là bước đi quan trọng để đảm bảo hiệu quả tài chính và tuân thủ pháp luật cho mọi dự án đầu tư. Thông qua việc nắm vững các thành phần cấu thành chi phí, áp dụng đúng định mức chi phí theo công thức và phương pháp nội suy, nhà quản lý có thể thiết lập một khung ngân sách vững chắc. Hơn nữa, việc loại bỏ các sai lầm phổ biến và áp dụng các chiến lược kiểm soát theo giai đoạn sẽ giúp dự án luôn nằm trong tầm kiểm soát. Cuối cùng, việc tích hợp các giải pháp công nghệ hiện đại, đặc biệt là AI, sẽ tự động hóa quy trình, tăng cường tính chính xác và chủ động, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa triệt để chi phí.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.