Cách Quản Lý Kho Hiệu Quả: Nâng Cao Năng Suất Với 16 Chiến Lược Thực Chiến

Quản lý kho hàng là một nghiệp vụ nền tảng. Nó quyết định sự thông suốt của toàn bộ chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp. Việc nắm vững cách quản lý kho không chỉ giúp kiểm soát thất thoát mà còn tối ưu hóa chi phí vận hành. Với vai trò là chuyên gia phần mềm bán hàng ShopOne, chúng tôi hiểu rõ tầm quan trọng của việc này. Một hệ thống kho bãi được tổ chức khoa học sẽ là lợi thế cạnh tranh lớn. Điều này giúp doanh nghiệp luôn đảm bảo hàng hóa sẵn sàng. Nó còn mang lại trải nghiệm khách hàng vượt trội. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện nhất. Bạn sẽ khám phá 16 chiến lược đã được kiểm chứng. Chúng giúp thiết lập và duy trì một hệ thống tồn kho tối ưu và hiệu suất cao.

Bản Chất Của Quản Lý Kho Hàng Và Tầm Quan Trọng Vượt Trội

Quản lý kho hàng là một quy trình tổng hợp. Nó bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, giám sát mọi hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kho. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo hàng hóa được lưu thông một cách thuận lợi nhất. Điều này phải được thực hiện từ khâu nhập kho đến khi sản phẩm xuất xưởng. Nó phải được thực hiện với chi phí thấp nhất và chất lượng tốt nhất.

Quản Lý Kho Hàng Là Gì?

Quản lý kho là tổng hợp các công việc tổ chức và sắp xếp kho chính. Nó bao gồm giám sát việc xuất nhập của hàng hóa trong kho. Một công ty có tổ chức kiểm soát kho tốt sẽ dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh. Họ cũng kiểm soát được chất lượng của sản phẩm một cách chặt chẽ.

Các công việc chính trong quản lý kho hàng rất đa dạng. Nó bao gồm tiếp nhận và lưu trữ hàng hóa nhập kho. Nó cũng bao gồm chuẩn bị và xuất hàng theo đơn đặt hàng. Kiểm kê định kỳ là bắt buộc để đảm bảo sự chính xác về số lượng. Sắp xếp hàng hóa phải khoa học để dễ tìm kiếm. Công việc bảo quản hàng hóa trong điều kiện thích hợp cũng rất quan trọng. Nó giúp tránh hư hỏng, mất mát. Việc quản lý nhân sự kho và phân tích dữ liệu tồn kho cũng là những nhiệm vụ cốt lõi. Chúng giúp đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời.

Tầm Quan Trọng Của Việc Kiểm Soát Hàng Tồn Kho

Hàng tồn kho thường chiếm một tỷ trọng đáng kể. Nó có thể là 40% đến 50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Vì vậy, kiểm soát tốt hàng tồn kho là cực kỳ cần thiết. Việc quản lý lỏng lẻo dễ dẫn đến thất thoát hàng hóa. Nó gây thiệt hại về mặt tài chính. Quản lý kho kém cũng làm chậm vòng quay vốn lưu động. Vốn bị “chôn” vào hàng tồn kho không sinh lời.

Kiểm soát kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo cung ứng kịp thời. Nó đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Đồng thời, nó giúp giảm thiểu chi phí lưu kho. Nó còn giảm chi phí hư hỏng hàng hóa và chi phí nhân công. Sắp xếp khoa học và sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS) hiện đại còn tăng cường năng suất làm việc. Điều này cải thiện dịch vụ khách hàng. Hàng hóa luôn sẵn sàng và được giao đúng hẹn. Khách hàng sẽ hài lòng hơn.

16 Chiến Lược Thực Chiến Cho Cách Quản Lý Kho Hiệu Quả Vượt Trội

Để đạt được hiệu suất quản lý kho hàng cao nhất, doanh nghiệp cần áp dụng một loạt các chiến lược. Những chiến lược này không chỉ dừng lại ở sắp xếp vật lý. Nó bao gồm cả quy trình, công nghệ và quản trị nhân sự.

Thiết Lập Vị Trí Kho Dễ Quan Sát Và Tiếp Cận

Kho hàng không nên là một căn phòng khuất. Nó phải nằm ở khu vực dễ quan sát và thuận tiện cho luồng công việc. Nhân viên quản lý kho cần đủ không gian làm việc. Vị trí dễ quan sát giúp giảm thiểu rủi ro an ninh. Nó đồng thời tránh lãng phí thời gian và sức lực trong quá trình nhập xuất, giao nhận.

Áp Dụng Triệt Để Giải Pháp Quản Lý Kho 5S

Sắp xếp hàng hóa theo giải pháp 5S là một phương pháp tổ chức không gian. Nó được phát triển từ Nhật Bản. 5S nhằm mục tiêu tăng năng suất, hiệu quả và an toàn.

Seiri (Sàng Lọc)

Đây là bước đầu tiên. Nó tập trung vào việc loại bỏ những vật dụng không cần thiết ra khỏi khu vực làm việc. Chỉ giữ lại những hàng hóa, dụng cụ thật sự cần thiết cho công việc hàng ngày. Điều này giúp giảm lộn xộn, giải phóng không gian lưu trữ.

Seiton (Sắp Xếp)

Tất cả các vật dụng cần thiết phải được bố trí hợp lý. Chúng cần nằm ở vị trí dễ thấy, dễ lấy và dễ sử dụng. Nguyên tắc là “mọi thứ đều có chỗ của nó, và mọi thứ đều ở chỗ của nó”. Điều này tối ưu hóa thời gian tìm kiếm. Nó giảm thiểu sự di chuyển không cần thiết.

Seiso (Sạch Sẽ)

Giữ cho khu vực làm việc luôn sạch sẽ. Thường xuyên lau dọn, kiểm tra vệ sinh là điều bắt buộc. Một môi trường làm việc sạch sẽ không chỉ tăng an toàn. Nó còn giúp dễ dàng phát hiện các bất thường. Ví dụ như rò rỉ, hư hỏng.

Seiketsu (Săn Sóc)

Duy trì các tiêu chuẩn đã thiết lập ở các bước trước. Thiết lập lịch trình kiểm tra và làm sạch định kỳ. Điều này giữ mọi thứ trong trạng thái tốt nhất. Săn sóc chính là tiêu chuẩn hóa các quy trình 3S đầu tiên.

Shitsuke (Sẵn Sàng/Sửa Đổi)

Đây là việc hình thành thói quen tuân thủ các nguyên tắc 5S. Đào tạo và khuyến khích toàn bộ nhân viên thực hiện thường xuyên. Nó tạo ra một môi trường làm việc có kỷ luật và hiệu quả.

Các công việc khi quản lý hàng tồn kho cần được thực hiện một cách có hệ thống.

Lựa Chọn Phương Pháp Quản Lý FIFO Hoặc LIFO Phù Hợp

Việc lựa chọn phương pháp tính giá hàng tồn kho ảnh hưởng lớn đến chiến lược xuất kho. Hai phương pháp phổ biến là FIFO và LIFO.

FIFO (First In, First Out)

FIFO nghĩa là “nhập trước, xuất trước”. Sản phẩm được nhập vào kho trước sẽ được xuất ra trước. Phương pháp này đặc biệt quan trọng với các mặt hàng có hạn sử dụng. Ví dụ như thực phẩm, đồ uống, và dược phẩm. Nó giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Nó cũng đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng luôn tươi mới.

LIFO (Last In, First Out)

Ngược lại, LIFO là “nhập sau, xuất trước”. Hàng hóa được nhập vào kho sau sẽ được ưu tiên xuất trước. Phương pháp này thường được áp dụng trong ngành hàng có chi phí biến động. Ví dụ như kim loại, hóa chất. LIFO giúp báo cáo lợi nhuận chính xác hơn trong bối cảnh lạm phát. Tuy nhiên, cần lưu ý, LIFO không được chấp nhận theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và IFRS. Doanh nghiệp cần cân nhắc mục đích sử dụng (nội bộ hay báo cáo tài chính).

Thiết Lập Mức Tồn Kho Tối Ưu Với Nguyên Tắc Tồn Kho Tối Thiểu

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định. Nó cần được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời. Nó giúp hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục. Quản lý tồn kho sẽ dễ dàng hơn khi bạn thiết lập mức tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm.

Mức tồn kho tối thiểu là lượng hàng không bao giờ được phép xuống dưới. Nó nhằm tránh tình trạng hết hàng. Ngược lại, mức tối đa là ngưỡng trên. Vượt quá mức này sẽ gây lãng phí chi phí lưu kho. Để xác định tồn kho tối ưu, cần căn cứ vào lượng tồn thực tế. Nó phải dựa trên số lượng đơn đặt hàng. Nó cũng phải dựa trên tình hình cung cấp và tốc độ tiêu thụ. Định kỳ kiểm tra và điều chỉnh các định mức này là bắt buộc. Điều này giúp quản lý kho chặt chẽ và hiệu quả hơn.

Sử Dụng Mã Vạch Và SKU Cho Từng Sản Phẩm

Quản lý hàng hóa bằng mã vạch mang lại sự chính xác cao. Nó giúp tăng tốc độ tìm kiếm sản phẩm. Khi hàng hóa có dán mã vạch, nhân viên chỉ cần dùng máy quét. Họ sẽ nhanh chóng cập nhật biến động hàng dư hay tồn lên phần mềm quản lý. Điều này loại bỏ sai sót do nhập liệu thủ công. Mỗi biến thể sản phẩm (SKU) phải có mã vạch riêng. Nó giúp theo dõi chính xác từng mặt hàng.

Kiểm Soát Kỹ Càng Quy Trình Xuất Kho

Quy trình xuất kho phải được kiểm soát chặt chẽ. Nó nhằm tránh rủi ro nhầm lẫn hoặc thiếu sót. Kiểm soát chất lượng kép là một quy trình cần thiết. Nó so sánh đơn đặt hàng với danh mục sản phẩm đã được chọn. Nó đảm bảo mã hàng hóa và số lượng hoàn toàn trùng khớp.

Thời điểm xuất kho cũng là lúc kiểm tra chất lượng lần cuối. Nhân viên cần rà soát để đảm bảo hàng hóa không gặp sự cố nào. Lựa chọn những nhân viên giàu kinh nghiệm để thực hiện khâu này. Nó giúp cửa hàng tiết kiệm đáng kể chi phí đổi trả.

Thực Hiện Kiểm Kê Kho Theo Chu Kỳ (Cycle Counting)

Kiểm kê kho định kỳ nên được thực hiện theo chu kỳ. Nó giúp xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa. Thay vì kiểm kê thực tế toàn bộ kho (thường là cuối năm). Việc này gây gián đoạn hoạt động. Phương pháp kiểm kê theo chu kỳ (Cycle Counting) được khuyến nghị.

Cycle Counting là việc kiểm tra một nhóm hàng hóa nhỏ hàng ngày. Nó được thực hiện hàng tuần. Nó thay vì kiểm tra toàn bộ cùng một lúc. Nó giúp phát hiện sai lệch sớm. Nó duy trì độ chính xác của hồ sơ tồn kho liên tục. Nó giúp hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Áp Dụng Mô Hình Lean Manufacturing Vào Kho Hàng

Mô hình Lean Manufacturing (Sản xuất Tinh gọn) tập trung vào việc loại bỏ lãng phí. Khi áp dụng vào kho hàng, nó giúp giảm tối thiểu lượng hàng hóa tồn kho. Nó vẫn đảm bảo đáp ứng được nhu cầu thị trường.

Mô hình Lean giúp giảm chi phí tồn kho. Nó cải thiện chu trình sản xuất. Nó loại bỏ các hao phí không cần thiết trong quy trình. Ví dụ như thời gian chờ đợi hay vận chuyển nội bộ quá mức.

Mô hình Lean Manufacturing được áp dụng để loại bỏ các lãng phí trong quy trình kho vận.

Sắp Xếp Sản Phẩm Theo Phương Pháp ABC

Phương pháp ABC dựa trên nguyên tắc Pareto (80/20). Nó chia hàng hóa thành ba nhóm dựa trên giá trị và tần suất giao dịch.

• Nhóm A: Chiếm 70-80% giá trị tồn kho. Đây là các mặt hàng bán chạy. Chúng cần nhập xuất thường xuyên. Nhóm A cần được kiểm soát chặt chẽ nhất. Chúng phải được giám sát an ninh cao.
• Nhóm B: Bao gồm những mặt hàng có giá trị trung bình. Chúng chiếm khoảng 15% chỉ tiêu bán ra. Nhóm này cần kiểm soát vừa phải. Nó cần được kiểm kê định kỳ.
• Nhóm C: Có giá trị tồn trữ thấp nhất. Chúng chỉ chiếm 5% tổng giá trị. Nhóm này có thời gian đặt hàng dài hạn hơn. Nó cần kiểm soát ít nghiêm ngặt hơn.

Sắp xếp sản phẩm theo phương pháp ABC giúp tập trung nguồn lực quản lý vào nhóm hàng có giá trị cao nhất.

Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Kho (WMS) Chuyên Nghiệp

Sử dụng phương pháp quản lý cũ dễ xảy ra sai sót. Đây là điều không thể chấp nhận trong môi trường kinh doanh hiện đại. Phần mềm quản lý kho (WMS) được coi là cách quản lý kho hiệu quả nhất. Nó giảm thiểu tối đa sai sót và mất mát.

Một WMS hiệu quả cần đáp ứng các tiêu chí. Nó phải tiết kiệm chi phí vận hành. Nó phải quản lý số lượng hàng hóa chính xác. Nó cần có báo cáo chi tiết về kho. Nó phải ngăn chặn thiếu hụt hàng hóa. Khả năng quản lý đa kho hàng và tích hợp mã vạch là bắt buộc. Theo dõi khả năng tiêu thụ của từng mặt hàng cũng rất quan trọng.

Tính Toán Vòng Quay Tồn Kho (Inventory Turnover)

Vòng quay tồn kho là một chỉ số quan trọng. Nó thể hiện số hàng tồn kho đã được bán. Hoặc đã được thay thế trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này giúp nhà bán hàng dự đoán chính xác về thị trường.

Hệ số tồn kho cho biết số hàng đã nhập trong kỳ. Nó đưa ra dự đoán về thời gian trung bình để bán hết. Dựa vào đó, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch nhập hàng hợp lý. Một vòng quay tồn kho cao cho thấy việc bán hàng hiệu quả. Ngược lại, tỷ lệ thấp cảnh báo hàng hóa đang bị tồn đọng.

Ghi Chép Và Sử Dụng Thẻ Kho Truyền Thống

Mỗi loại sản phẩm cần có một thẻ kho riêng. Thẻ kho là một loại sổ tờ rời. Nó dùng để theo dõi số lượng nhập vào, xuất ra. Nó còn theo dõi số lượng tồn của mỗi loại vật tư. Dù sử dụng phần mềm, thẻ kho vẫn cần thiết. Nó là công cụ đối chiếu vật lý. Thẻ kho giúp việc xuất – nhập, sắp xếp, ghi chép đi vào quy trình ổn định. Nó dễ dàng tìm ra sai sót khi có vấn đề xảy ra.

Dán Nhãn Rõ Ràng Cho Mọi Thứ Trong Kho

Dán nhãn không chỉ áp dụng cho sản phẩm. Nó phải được thực hiện trên tất cả các vị trí lưu trữ. Kệ hàng, khu vực, thùng carton đều cần có nhãn. Việc dán nhãn giúp phân loại và tìm kiếm hàng trong kho dễ dàng. Nó giúp quản lý hàng tồn kho chính xác nhất. Nhãn phải chứa thông tin quan trọng. Ví dụ như mã hàng, vị trí, và trạng thái hàng hóa.

Xây Dựng Mối Quan Hệ Chiến Lược Với Nhà Cung Cấp

Cách quản lý kho thành công đòi hỏi khả năng thích ứng nhanh. Nếu một sản phẩm bán chậm, khả năng trả lại cho nhà sản xuất là một lợi thế. Điều này đòi hỏi mối quan hệ mật thiết với nhà sản xuất. Mối quan hệ tốt giúp thương lượng giá nhập tốt hơn. Nó cũng giúp đàm phán số lượng nhập tối thiểu linh hoạt.

Quan hệ tốt giúp giảm chi phí lưu kho. Nó cho phép doanh nghiệp nhập ít hàng tồn kho hơn. Khả năng đổi, trả hàng hóa không bán được là một chính sách dự phòng tuyệt vời. Nó giải phóng vốn và không gian kho bãi.

Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà sản xuất là một chiến lược quan trọng để tối ưu hóa việc quản lý kho.

Lập Kế Hoạch Dự Phòng Cho Quản Lý Kho

Doanh nghiệp cần lường trước tất cả các trường hợp rủi ro. Việc này giúp có biện pháp ứng phó kịp thời và đúng đắn. Nó giúp hạn chế tối đa thiệt hại. Các vấn đề thường gặp bao gồm doanh số bán hàng tăng đột ngột. Nó gây thiếu hàng cung ứng. Nó có thể là thiếu hụt dòng tiền để nhập hàng. Nó còn có thể là kho hàng không đủ chỗ chứa.

Kế hoạch dự phòng phải bao gồm kịch bản ứng phó. Nó phải giải quyết sự cố thiếu hoặc thừa hàng. Nó phải xử lý việc nhà cung cấp ngừng cấp hàng không thông báo. Việc có kế hoạch dự phòng chi tiết là dấu hiệu của chuyên môn cao. Nó đảm bảo tính ổn định trong hoạt động.

Đào Tạo Chuyên Sâu Và Phân Công Trách Nhiệm Rõ Ràng

Quản lý kho là công việc cần sự chính xác. Do đó, đào tạo chuyên sâu cho nhân viên kho là bắt buộc. Họ cần hiểu rõ về quy trình nhập xuất. Họ phải nắm vững cách sắp xếp 5S. Họ cần sử dụng thành thạo hệ thống quản lý kho (WMS).

Phân công trách nhiệm cần rõ ràng. Mỗi khu vực, mỗi loại hàng hóa phải có người phụ trách. Điều này giúp dễ dàng truy vết sai sót. Nó nâng cao tinh thần trách nhiệm cá nhân trong công việc.

Xây Dựng Quy Trình Kiểm Soát Hàng Hư Hỏng Và Lỗi Thời

Hàng hóa hư hỏng hoặc lỗi thời cần được xử lý riêng. Chúng cần được đưa ra khỏi khu vực hàng hóa sẵn sàng bán. Xây dựng một quy trình kiểm tra và loại bỏ hàng lỗi là quan trọng. Nó giúp duy trì chất lượng tồn kho cao nhất. Nó tránh việc xuất nhầm hàng kém chất lượng cho khách hàng.

Theo Dõi Liên Tục Các Chỉ Số Hiệu Suất Chính (KPIs)

Theo dõi KPIs giúp đánh giá hiệu quả hoạt động kho. Các chỉ số quan trọng bao gồm độ chính xác tồn kho. Nó phải bao gồm tỷ lệ hàng bị hư hỏng. Nó phải gồm tốc độ thực hiện đơn hàng (Order Fulfillment Rate). Và nó cần có thời gian quay vòng tồn kho. Phân tích các KPIs này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Nó giúp điều chỉnh chiến lược kịp thời.

Tối Ưu Hóa Quản Lý Kho Bằng Công Nghệ (WMS)

Để áp dụng thành công 16 chiến lược trên, vai trò của công nghệ là không thể thiếu. Một nền tảng quản lý bán hàng đa kênh toàn diện như ShopOne/GoSELL cung cấp giải pháp WMS mạnh mẽ. Nó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý kho hiệu quả.

Quản Lý Đa Kênh Tập Trung

Mọi thông tin kho hàng khi kinh doanh đa kênh được quản lý tập trung. Điều này đúng trên các kênh bán hàng. Ví dụ như cửa hàng, Website, App, Shopee, và TikTok Shop. Sự đồng bộ tức thời này giúp có cái nhìn toàn diện. Nó ngăn ngừa việc bán vượt số lượng tồn kho thực tế.

Tự Động Hóa Quản Lý Tồn Kho

Hệ thống tự động trừ và cập nhật tồn kho ngay lập tức. Điều này xảy ra khi mỗi đơn hàng phát sinh. Nó áp dụng cho cả kênh Offline và Online. Điều này giúp kiểm soát chính xác số lượng tồn kho tối ưu. Nó giảm thiểu đáng kể sai sót thủ công.

Phân Chia Vị Trí Kho Hàng Chi Tiết

Phần mềm cho phép tạo và sắp xếp các vị trí trong kho. Việc này có thể theo tên, mã code, hoặc kích thước. Việc phân chia vị trí giúp dễ dàng quản lý và tìm kiếm sản phẩm. Nó rút ngắn thời gian lấy hàng (picking time).

Quản Lý Nhập Xuất và Kiểm Kho Đơn Giản

Việc đặt hàng từ nhà cung cấp trở nên dễ dàng. Số lượng sẽ tự động cập nhật vào kho hàng khi hàng về. Hệ thống cũng cho phép tạo phiếu chuyển hàng giữa các chi nhánh. Nó giúp tránh tồn kho thừa hoặc thiếu cục bộ. Tính năng tạo phiếu kiểm kho tiện lợi tự động ghi nhận lịch sử kiểm kê. Nó giúp dễ dàng đối chiếu số liệu.

Tóm lại, việc nắm vững cách quản lý kho không còn là tùy chọn. Nó là yếu tố sống còn quyết định lợi thế cạnh tranh. Áp dụng đồng bộ các chiến lược từ 5S, FIFO/LIFO, đến phân tích ABC. Kết hợp cùng việc sử dụng một hệ thống quản lý kho (WMS) hiện đại. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tồn kho. Nó giảm thiểu thất thoát và tối ưu hóa chi phí vận hành. Quản lý kho bãi khoa học và trơn tru sẽ là nền tảng vững chắc. Nó giúp doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu bền vững và xây dựng độ tin cậy với khách hàng.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.