Cách Quản Lý Công Ty Vận Tải Hiệu Quả Bằng Chiến Lược Tập Trung Và Công Nghệ TMS

Ngành vận tải là huyết mạch của chuỗi cung ứng toàn cầu, nhưng việc quản lý nó thường đi kèm với những thách thức phức tạp, đặc biệt là khi hoạt động bị phân tán và thiếu sự phối hợp. Để tìm ra cách quản lý công ty vận tải một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp hàng đầu thế giới đã chứng minh sự cần thiết phải chuyển đổi từ mô hình vận hành thủ công, phi tập trung sang một chiến lược tập trung, dựa trên công nghệ. Sự chuyển đổi này tập trung vào việc áp dụng Hệ thống TMS tiên tiến, thực hiện quản lý thay đổi triệt để và khai thác tầm nhìn toàn diện để đạt được tối ưu hóa chi phí và cải thiện dịch vụ chuỗi cung ứng. Bài viết này phân tích sâu các bài học kinh nghiệm từ thực tiễn để cung cấp một lộ trình quản lý vận tải hiệu quả.

Thách Thức Cốt Lõi Trong Hoạt Động Vận Tải Phi Tập Trung

Nhiều công ty vận tải quy mô lớn thường hoạt động với mô hình phi tập trung, nơi các nhà máy và trung tâm phân phối tự lên kế hoạch và thực hiện vận chuyển. Tuy nhiên, phương pháp này tạo ra nhiều rào cản lớn đối với hiệu quả hoạt động và quản lý chi phí.

Sự Khác Biệt Trong Quy Trình Vận Hành Khu Vực

Khi các khu vực gửi hàng hoạt động độc lập, quy trình vận chuyển hàng hóa sẽ khác biệt đáng kể giữa các địa điểm. Mỗi nhà máy hoặc nhà kho xử lý nhà vận chuyển và khách hàng theo cách riêng, dẫn đến sự thiếu nhất quán trong dịch vụ và chất lượng. Sự thiếu đồng bộ này không chỉ gây khó khăn cho các hãng vận tải mà còn làm phức tạp việc tuân thủ các quy định của khách hàng.

Sự khác biệt trong quy trình cũng làm giảm khả năng kiểm soát chung của ban lãnh đạo công ty vận tải. Khi không có một tiêu chuẩn vận hành chung, việc đánh giá hiệu suất và tìm ra các điểm yếu trở nên mờ nhạt. Thậm chí, các khu vực gần nhau cũng có thể vận hành mà không có bất kỳ sự phối hợp nào, bỏ lỡ các cơ hội tối ưu hóa chi phí vận chuyển chéo cơ sở vật chất.

Hạn Chế Về Tầm Nhìn Và Khả Năng Tối Ưu Hóa Tải Hàng

Một trong những hạn chế lớn nhất của mô hình phi tập trung là thiếu tầm nhìn toàn diện về toàn bộ chuỗi cung ứng. Khi các quyết định vận tải được đưa ra cục bộ, người lập kế hoạch không thể nhìn thấy các cơ hội gom hàng (consolidation) hoặc ghép chuyến trên quy mô toàn công ty.

Hơn nữa, chuyên môn về gom hàng sẽ khác nhau tùy theo từng người lập kế hoạch vận tải. Vì hầu hết hoạt động gom hàng đều phải thực hiện thủ công, áp lực thời gian khiến công việc này thường không được thực hiện một cách kỹ lưỡng. Điều này trực tiếp dẫn đến việc lựa chọn các hãng vận tải và tuyến đường không tối ưu, có chi phí cao hơn so với chỉ dẫn tuyến đường đã được đàm phán trước đó.

Việc phân tích chi tiêu vận tải thường chỉ được thực hiện sau mỗi lô hàng, trên cơ sở hàng tháng. Điều này có nghĩa là công ty vận tải không có tầm nhìn tương lai về tác động chi phí lên các quyết định vận tải hiện tại.

Chiến Lược Chuyển Đổi: Từ Phi Tập Trung Sang Mô Hình Tập Trung

Đối phó với những thách thức trên, cách quản lý công ty vận tải hàng đầu đã dịch chuyển sang chiến lược tập trung hóa, nhằm tạo ra quy trình kinh doanh có thể mang lại lịch trình vận chuyển tốt hơn và khả năng kiểm soát chi phí tối ưu.

Thành Lập Trung Tâm Lập Kế Hoạch Tải Hàng (Load Planning Center)

Mục tiêu cốt lõi của chiến lược tập trung là thiết lập một Trung tâm Lập kế hoạch Tải hàng (LPC). LPC đóng vai trò là cơ quan điều phối duy nhất, chịu trách nhiệm tạo ra kế hoạch vận chuyển hàng ngày cho tất cả nhà máy và nhà kho địa phương.

Trung tâm này không chỉ đơn thuần là một bộ phận hành chính. Nó là nơi tập trung các chuyên gia logistics và công nghệ vận tải. LPC sử dụng một Hệ thống TMS toàn diện để tự động hóa việc lập kế hoạch, bao gồm tối ưu hóa tuyến đường, lựa chọn hãng vận tải và gom hàng.

Lựa Chọn Đối Tác Dịch Vụ Logistics Bên Thứ Ba (3PL)

Trong nhiều trường hợp, công ty vận tải sẽ hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) hàng đầu để điều hành LPC. Việc này giúp công ty khai thác được chuyên môn sâu và nguồn lực công nghệ sẵn có của 3PL.

Đối tác 3PL sẽ đảm nhận việc vận hành hệ thống quản lý vận tải (TMS) và thực hiện việc lập kế hoạch vận chuyển. Điều này cho phép công ty vận tải tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình, đồng thời đảm bảo rằng các quyết định vận tải được đưa ra dựa trên dữ liệu và quy trình tối ưu hóa tiên tiến nhất. Đây là một cách quản lý công ty vận tải thông minh, tận dụng được sức mạnh bên ngoài.

Quy Trình Triển Khai Theo Giai Đoạn

Việc chuyển đổi sang mô hình tập trung là một dự án lớn, đòi hỏi một lộ trình triển khai cẩn thận và có cấu trúc. Chiến lược hiệu quả nhất là chia việc thực hiện thành các giai đoạn chồng chéo và quản lý rủi ro.

Giai đoạn đầu tiên thường tập trung vào các chuyến hàng xuất ra từ trung tâm phân phối, nơi quy trình đã tương đối chuẩn hóa. Các giai đoạn tiếp theo có thể mở rộng sang các chuyến hàng xuất ra từ nhà máy, tự động thanh toán cước, và cuối cùng là nguyên liệu đầu vào từ nhà cung cấp.

Quá trình chuyển đổi nên có một thời gian hệ thống chạy song song giữa quy trình cũ và quy trình mới. Việc này giúp đảm bảo rằng địa điểm mới chuyển đổi có thể hoàn thành kế hoạch xuất hàng của LPC trong một khoảng thời gian liên tục nhất định, tăng cường sự tin cậy trước khi chính thức chuyển đổi hoàn toàn.

Vai Trò Của Công Nghệ Trong Quản Lý Vận Tải Hiện Đại

Công nghệ, đặc biệt là Hệ thống TMS, là nền tảng cho cách quản lý công ty vận tải hiệu quả trong thế kỷ 21. Nó không chỉ tự động hóa các tác vụ mà còn cung cấp khả năng phân tích và tối ưu hóa vượt trội so với các phương pháp thủ công.

Hệ Thống Quản Lý Vận Tải (TMS): Giải Pháp Cốt Lõi

TMS là một ứng dụng phần mềm được thiết kế để quản lý tất cả các khía cạnh của hoạt động vận tải. Chức năng chính của nó bao gồm lập kế hoạch tuyến đường, lựa chọn nhà vận chuyển, tối ưu hóa tải hàng (bao gồm cả gom hàng LTL), và thanh toán cước phí.

Sự cần thiết của TMS xuất phát từ thực tế rằng các quy tắc định tuyến phức tạp và cơ cấu giá cước luôn thay đổi. Một hệ thống TMS hiện đại có thể xử lý các giao dịch với nhiều kích thước đơn hàng khác nhau, từ kiện hàng nhỏ, LTL (Ít hơn một chuyến xe tải) đến FTL (Nguyên chuyến xe tải).

Công nghệ giúp tính toán tối ưu hóa chi phí dựa trên các yếu tố phức tạp. Những yếu tố này bao gồm cấu trúc giá cước, dịch vụ kèm theo, và phụ phí nhiên liệu của từng nhà vận tải. Nó cung cấp các hướng dẫn vận chuyển chi tiết, chính xác, thường khác biệt đáng kể so với những gì nhân viên logistics đã quen làm thủ công.

Tiêu Chí Đánh Giá Và Triển Khai Hệ Thống TMS

Việc lựa chọn TMS đòi hỏi một quy trình đánh giá nghiêm ngặt. Công ty vận tải cần phát triển một Yêu cầu Báo giá (RFQ) chi tiết, tập trung vào chức năng, đào tạo, và năng lực cơ sở hạ tầng của nhà cung cấp phần mềm.

Các tiêu chí lựa chọn quan trọng bao gồm khả năng:

• Thanh toán cước phí tự động: Hỗ trợ cả tự động hóa thanh toán và tự lập hóa đơn (self-invoicing).
• Khả năng tích hợp: Kết nối liền mạch với các hệ thống hiện có như ERP (Quản lý nguồn lực doanh nghiệp) và WMS (Hệ thống quản lý kho).
• Hỗ trợ trực tiếp: Đảm bảo tổ chức dịch vụ của nhà cung cấp có thể hỗ trợ trực tiếp mà không cần bên tích hợp bên ngoài can thiệp.

Sau khi triển khai, TMS phải được tích hợp chặt chẽ với hệ thống ERP của công ty, nhận đơn đặt hàng và gửi lại dữ liệu trạng thái vận chuyển theo thời gian thực (real-time). Điều này mang lại tầm nhìn toàn diện cho doanh nghiệp trong tất cả các bước vận chuyển, một yếu tố then chốt trong cách quản lý công ty vận tải thành công.

Tối Ưu Hóa Tải Hàng Lẻ (LTL) Và Kiện Hàng Nhỏ

Đối với các công ty có tỷ lệ lớn đơn hàng là kiện nhỏ hoặc LTL, việc tối ưu hóa là vô cùng cần thiết. Phương pháp thủ công cũ thường dựa vào trọng lượng để xác định phương thức vận chuyển, dễ dẫn đến các lựa chọn đắt đỏ.

Thách Thức Khi Tối Ưu Hóa Đơn Hàng Đa Kênh

Sự gia tăng kênh phân phối, từ trực tuyến đến các nhà bán lẻ lớn, làm tăng tính biến động và phức tạp của các yêu cầu vận chuyển. Khách hàng có thể có yêu cầu cụ thể về tuyến đường, phân chia đơn hàng, và thậm chí là cách thức dán nhãn.

Nếu không có hệ thống tự động, nhân viên kho phải quyết định tuyến đường và giá cước dựa trên bảng tính được cập nhật không thường xuyên. Điều này tạo ra một quy trình dễ bị lỗi và không thể xử lý hiệu quả các thay đổi phát sinh (ad hoc) theo quy tắc kinh doanh phức tạp của công ty.

Lợi Ích Của Việc Tối Ưu Hóa Phương Thức Vận Chuyển Tự Động

Một hệ thống quản lý vận tải hiệu quả có thể tối ưu hóa các phương thức giao hàng khác nhau. Nó xem xét đồng thời nhiều yếu tố. Ví dụ, việc đưa các phụ phí nhiên liệu của nhà vận tải vào tính toán có thể làm thay đổi đáng kể sự kết hợp các nhà vận chuyển ở một số tuyến đường.

Những đơn hàng trước đây luôn được vận chuyển theo tiêu chuẩn trọng lượng cũ, giờ đây được tự động chuyển sang phương thức LTL có hiệu quả chi phí hơn. Trong một trường hợp điển hình, chi phí vận tải thực tế trên mỗi kiện hàng đã giảm 14% chỉ trong quý đầu tiên áp dụng hệ thống mới. Sự tiết kiệm này gắn liền với việc chuyển đổi sản lượng vận chuyển hàng kiện nhỏ sang phương thức vận chuyển LTL tối ưu.

Biểu đồ kết quả tối ưu hóa chi phí vận tải sau khi triển khai TMS

Hệ thống cũng tự động tuân thủ các yêu cầu cụ thể từ khách hàng. Điều này làm giảm đáng kể chi phí bồi hoàn phát sinh từ việc không đáp ứng được các quy định vận chuyển của khách. Đây là một cách quản lý công ty vận tải giúp chuyển đổi chi phí thành lợi nhuận.

Quy Trình Triển Khai Và Bài Học Về Quản Lý Thay Đổi

Mặc dù công nghệ là cần thiết, nhưng yếu tố con người và khả năng quản lý thay đổi mới là chìa khóa quyết định sự thành công của một dự án vận tải. Sự chấp nhận và cam kết của các bộ phận liên quan là vô cùng quan trọng.

Xây Dựng Văn Hóa Khuyến Khích Cải Tiến và Đồng Thuận

Quản lý thay đổi là một quá trình liên tục. Các chức năng như mua hàng, tài chính, và dịch vụ khách hàng phải chấp nhận quy trình mới. Để hỗ trợ điều này, nhiều công ty đã dành ra một lực lượng quản lý thay đổi toàn thời gian.

Một chiến lược hiệu quả là đưa những nhân viên chủ chốt từ hiện trường vào tham gia trung tâm lập kế hoạch tải hàng. Việc này được thực hiện ngay từ giai đoạn thiết kế và tạo hệ thống ban đầu. Ngược lại, nhân sự ở trung tâm lập kế hoạch tải cũng cần được luân chuyển ra hiện trường để hiểu rõ hơn về các thách thức thực tế.

Việc thực hiện kế hoạch khuyến khích nhằm thúc đẩy các nhà lập kế hoạch tìm cách làm cho hệ thống hoạt động tốt hơn cũng là một cách quản lý công ty vận tải quan trọng. Điều này tạo ra sự đồng thuận, khiến nhân viên cảm thấy họ là đồng chủ sở hữu và đóng góp vào thành công của dự án.

Tầm Quan Trọng Của Việc Bổ Nhiệm Quản Lý Dự Án Toàn Thời Gian

Các dự án lớn như triển khai TMS không thể được dẫn dắt bởi một người nhân viên kiêm nhiệm nhiều vị trí. Cần phải bổ nhiệm quản lý dự án toàn thời gian để đảm bảo sự tập trung và cam kết xuyên suốt.

Quản lý dự án toàn thời gian có nhiệm vụ điều phối. Họ đảm bảo mọi nguồn lực được phân bổ hợp lý, các mốc thời gian được tuân thủ, và các vấn đề phát sinh được giải quyết kịp thời. Sự thiếu hụt vai trò này có thể dẫn đến sự chậm trễ và thất bại của toàn bộ dự án chuyển đổi.

Cải Thiện Dịch Vụ Khách Hàng Thông Qua Dữ Liệu

Hệ thống vận tải mới có thể chứa một cơ sở dữ liệu về những yêu cầu và mong đợi của khách hàng. Dữ liệu này được sử dụng để đảm bảo mọi lô hàng tuân thủ các quy định cụ thể của khách hàng.

Kết quả là, bộ phận bán hàng và dịch vụ khách hàng hiểu được chi phí thực tế để phục vụ khách hàng trên các trường hợp khác nhau. Điều này mang đến cho họ sự tín nhiệm hơn trong các cuộc thảo luận về giá cả và dịch vụ.

Trung tâm lập kế hoạch tải hàng hoạt động như một điểm liên lạc duy nhất cho tất cả các bên liên quan. Đây là các hãng vận tải, nhóm dịch vụ khách hàng nội bộ, và khách hàng. Nó giúp lọc ra các câu hỏi và vấn đề về lô hàng. Khả năng truy xuất lịch sử giao dịch đầy đủ cũng phục vụ cho hoạt động kiểm toán.

Kết Quả Và Chỉ Số Hiệu Suất Quan Trọng (KPIs)

Việc áp dụng cách quản lý công ty vận tải tập trung có chi phí ròng bằng không. Lý do là trung tâm được trả lương thông qua hiệu quả vận chuyển được tạo ra. Những kết quả đạt được là vô cùng ấn tượng và có thể đo lường.

Tác Động Lên Chi Phí Vận Tải Và Tải Trọng Xe

Hoạt động gom hàng được cải thiện nhờ khả năng lập kế hoạch chéo cơ sở vật chất. Điều này giúp các công ty tiết kiệm hợp đồng cước hàng năm ít nhất từ 3% trở lên.

Thêm vào đó, tải trọng trung bình một chuyến hàng cho đội xe riêng thường tăng từ 6% đến 10%. Việc này giúp giảm số chuyến đi cần thiết để vận chuyển cùng một lượng hàng hóa.

Cải Thiện Chất Lượng Dữ Liệu Và Dịch Vụ Khách Hàng

So sánh các số liệu lý thuyết và các tiêu chuẩn với dữ liệu hiện có là một bài học quan trọng. Các tiêu chuẩn hiệu quả sẽ giúp ưu tiên hóa các vấn đề sau quá trình triển khai. Điều này thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục, đảm bảo tầm nhìn toàn diện và sự thành công rộng lớn hơn.

Việc loại bỏ gần như hoàn toàn việc thực hiện các lô hàng một cách thủ công giúp Lifeway có thể chuyển một số nhân viên tại khu vực xếp dỡ sang các khu vực khác. Điều này là minh chứng rõ ràng cho việc tối ưu hóa chi phí và nguồn lực lao động nhờ công nghệ.

ROI (Tỷ suất hoàn vốn) của dự án TMS có thể đạt 100% chỉ trong vòng 15 tuần kể từ khi hệ thống được vận hành. Những kết quả này củng cố tầm quan trọng của chiến lược chuyển đổi toàn diện trong cách quản lý công ty vận tải.

Kết Luận Cuối Cùng

Tóm lại, cách quản lý công ty vận tải đạt hiệu suất cao nhất đòi hỏi sự kết hợp giữa chiến lược tập trung, áp dụng công nghệ TMS và quản lý thay đổi con người một cách bài bản. Việc thành lập Trung tâm Lập kế hoạch Tải hàng, kết hợp với một Hệ thống TMS toàn diện, giúp doanh nghiệp vượt qua các thách thức của hoạt động phi tập trung, đạt được tối ưu hóa chi phí vận tải đáng kể và nâng cao tầm nhìn toàn diện về chuỗi cung ứng. Bài học từ các công ty hàng đầu chứng minh rằng, với cam kết thay đổi và sự đầu tư đúng đắn, công ty vận tải có thể tạo ra hiệu quả vận hành vượt trội và lợi thế cạnh tranh bền vững.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.