cách quản lý hàng ký gửi Hiệu Quả Với Phần Mềm Bán Hàng Trực Tuyến

Hàng ký gửi là một mô hình kinh doanh phổ biến. Nó giúp các nhà bán lẻ mở rộng danh mục sản phẩm mà không cần bỏ ra vốn ban đầu lớn. Tuy nhiên, việc quản lý loại hàng hóa đặc biệt này đặt ra nhiều thách thức về nghiệp vụ kế toán và quản lý tồn kho. Để đảm bảo sự minh bạch và tối ưu hóa lợi nhuận, việc nắm rõ cách quản lý hàng ký gửi là vô cùng cần thiết. Một phần mềm bán hàng chuyên nghiệp như ShopOne sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các giao dịch, từ việc lập hợp đồng ký gửi đến quá trình kiểm kê định kỳ.

Hàng Ký Gửi Là Gì Và Tại Sao Cần Quản Lý Chặt Chẽ?

Hàng ký gửi là những sản phẩm được nhà cung cấp giao cho người bán. Người bán trưng bày và bán chúng mà không cần thanh toán trước. Đặc điểm cốt lõi của hình thức này là người bán chỉ trả tiền cho nhà cung cấp khi món hàng đó đã được bán đi. Quyền sở hữu sản phẩm vẫn thuộc về nhà cung cấp cho đến thời điểm giao dịch thành công.

Lợi ích chính cho người bán là giảm thiểu rủi ro về vốn. Doanh nghiệp có thể mở rộng danh mục hàng hóa đa dạng hơn. Điều này giúp cửa hàng thu hút nhiều khách hàng hơn mà không lo ngại về hàng tồn kho lỗi thời. Bên nhận ký gửi có thể trả lại hàng bất cứ lúc nào nếu không bán được.

Những Thách Thức Trong Quản Lý Hàng Ký Gửi

Công tác quản lý hàng ký gửi phức tạp hơn hàng hóa thông thường. Nó đòi hỏi sự theo dõi sát sao từ lúc nhập hàng đến khi thanh toán. Những khó khăn thường gặp bao gồm việc quản lý các phiếu giao hàng và theo dõi tình trạng trả lại hàng. Hàng dễ hư hỏng hay hết hạn sử dụng cần được xử lý kịp thời.

Rủi ro lớn nhất là việc đối soát và thanh toán công nợ. Doanh nghiệp phải xác định chính xác số lượng hàng đã bán. Điều này nhằm tránh tình trạng chiếm dụng vốn hoặc thất thoát không đáng có. Một vấn đề khác là ưu tiên xuất bán. Người bán luôn muốn ưu tiên bán hàng của mình trước hàng ký gửi.

Việc xác định công nợ phải thanh toán cho hàng ký gửi vào cuối kỳ cũng là một nghiệp vụ quan trọng. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc theo dõi có thể dẫn đến mâu thuẫn. Thậm chí nó còn gây tổn hại đến mối quan hệ với nhà cung cấp.

Hình ảnh minh họa tổng quan về quy trình quản lý hàng ký gửi trong kinh doanh

Thiết Lập Cơ Sở Nghiệp Vụ Kế Toán Cho Hàng Ký Gửi

Nền tảng của việc quản lý hàng ký gửi hiệu quả nằm ở việc thiết lập nghiệp vụ kế toán rõ ràng ngay từ đầu. Cả hai bên cần thống nhất nguyên tắc cơ bản. Nguyên tắc này là chỉ thanh toán tiền cho số lượng hàng đã được bán. Bất kỳ phương thức nào không tuân thủ quy tắc này đều không phải là ký gửi thực chất.

Khi hết thời hạn ký gửi, người bán có hai lựa chọn xử lý. Đầu tiên, trả lại đúng số lượng hàng còn tồn kho. Thứ hai, thanh toán tiền cho số lượng hàng bị chênh lệch (đã bán). Mức giá thanh toán phải dựa trên giá mua đại lý đã thỏa thuận trước.

Phân Biệt Hàng Hóa Trong Kho

Một cửa hàng thường có hai loại hàng hóa cùng tồn tại trong kho. Đó là hàng ký gửi và hàng mua đứt (thuộc sở hữu của cửa hàng). Việc phân biệt hai loại này là rất cần thiết cho việc quản lý tồn kho và hạch toán kế toán. Nếu không có sự phân biệt, doanh nghiệp khó lòng kiểm soát được lợi nhuận gộp và công nợ.

Giải pháp đơn giản và hiệu quả nhất là tạo hai mã hàng khác nhau. Hai mã này có cùng tên sản phẩm nhưng thuộc hai nhóm phân loại khác nhau. Ví dụ, một sản phẩm áo phông có thể có mã AP-KG-001 (Ký gửi) và AP-MD-001 (Mua đứt). Việc này cho phép người bán linh hoạt trong quyết định ưu tiên bán.

Trong thực tế bán hàng, người bán luôn có xu hướng ưu tiên bán hàng mua đứt trước. Đây là điều hợp lý vì giúp thu hồi vốn đã bỏ ra. Việc phân mã rõ ràng giúp phần mềm bán hàng dễ dàng theo dõi và xuất báo cáo riêng biệt.

Phiếu nhập hàng ký gửi có thể được thiết lập với đơn giá rõ ràng để theo dõi công nợ tạm thời

Quy Trình Quản Lý cách quản lý hàng ký gửi Theo Từng Bước Trong Phần Mềm

Việc áp dụng phần mềm bán hàng ShopOne giúp tự động hóa quy trình quản lý. Điều này thay thế các thủ thuật thủ công dễ sai sót trước đây. Người bán cần tuân thủ một quy trình chuẩn hóa để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

Bước 1: Nhập Kho Hàng Ký Gửi

Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, người bán cần lập một Phiếu Nhập Hàng. Phiếu này dùng để xác nhận số lượng hàng đã nhận. Đây là chứng từ quan trọng để đối chiếu sau này. Quan trọng là phải ghi chú rõ ràng đây là “Hàng Ký Gửi”.

Về mặt giá nhập, có hai cách xử lý phổ biến. Thứ nhất, nhập với giá bằng 0 đồng. Cách này giúp tránh phát sinh các khoản nợ gây khó hiểu trên sổ sách. Thứ hai, nhập với giá đại lý mà nhà cung cấp bán cho bạn. Cách này sẽ phát sinh một khoản nợ phải trả tạm thời.

Dù chọn phương thức nào, việc ghi chú chính xác là bắt buộc. Sau khi in phiếu, cả hai bên ký xác nhận để mỗi bên giữ một chứng từ. Điều này đảm bảo tính pháp lý và làm căn cứ cho việc đối soát sau này.

Bước 2: Quản Lý Xuất Bán Và Theo Dõi Bán Hàng

Trong quá trình bán hàng, phần mềm bán hàng sẽ giúp theo dõi mỗi giao dịch. Hệ thống sẽ xác định món hàng được bán thuộc loại nào. Nếu người bán đã tạo hai mã hàng riêng biệt, việc ưu tiên bán hàng mua đứt sẽ dễ dàng hơn. Hệ thống cho phép người bán chủ động chọn mã hàng của mình khi lập hóa đơn.

Nếu người bán sử dụng cùng một mã cho cả hai loại hàng, việc theo dõi trở nên phức tạp. Trong trường hợp này, việc kiểm kê định kỳ và đối soát là phương pháp duy nhất. Người bán phải dựa vào tồn kho thực tế và số liệu bán ra để xác định lượng hàng ký gửi đã bán.

Điều quan trọng là phải có một cơ chế rõ ràng để ghi nhận hàng ký gửi đã bán. Khi hàng ký gửi được bán, nó chuyển từ “Hàng ký gửi” sang “Công nợ phải trả” theo thỏa thuận.

Minh họa phiếu xuất trả lại hàng cho nhà cung cấp khi hết thời hạn ký gửi

Bước 3: Thực Hiện Kiểm Kê Định Kỳ và Đối Soát Hợp Đồng

Khi hết thời hạn ký gửi, hai bên cần tiến hành kiểm kho và đối chiếu. Việc này nhằm xác định số lượng hàng hóa còn lại và số lượng hàng đã bán. Đây là bước quan trọng để tiến hành quyết toán. Việc đối soát nên được thực hiện trực tiếp giữa hai bên.

Trường Hợp A: Số Lượng Hàng Tồn Không Đổi (Trả Hàng)

Nếu số lượng hàng còn lại đúng như số lượng đã ký gửi ban đầu, người bán thực hiện trả hàng. Người bán sẽ lập một Phiếu Xuất Hàng Trả Lại cho nhà cung cấp. Giá trị xuất trả lại phải khớp với giá nhập ban đầu (thường là 0 đồng).

Phần mềm bán hàng ShopOne hỗ trợ việc này một cách nhanh chóng. Sau khi trả hàng, người bán nên cập nhật ghi chú trên Phiếu Nhập Hàng ký gửi ban đầu. Ghi chú “Đã Quyết Toán” giúp chứng từ lưu trữ trên hệ thống trở nên minh bạch và rõ ràng.

Hình ảnh minh họa phiếu nhập hàng ký gửi ban đầu sau khi được cập nhật ghi chú ""Đã Quyết Toán""

Trường Hợp B: Số Lượng Hàng Bị Chênh Lệch (Mua Đứt Phần Đã Bán)

Nếu có sự chênh lệch do người bán đã bán một số lượng hàng ký gửi, quy trình sẽ khác. Cách đơn giản nhất là người bán lập một Phiếu Mua Hàng mới. Phiếu này dùng để mua đứt chính xác số lượng hàng bị chênh lệch đó.

Giá mua trong phiếu mới phải là giá đã thỏa thuận với nhà cung cấp. Việc lập phiếu mua đứt này sẽ tạo ra một khoản công nợ phải trả mới. Sau đó, người bán chỉ cần thanh toán khoản công nợ này cho nhà cung cấp. Sau khi hoàn thành, số lượng hàng tồn kho của bạn được điều chỉnh chính xác. Quy trình quản lý công nợ trở nên rõ ràng và không bị lẫn lộn.

Lập xong phiếu mua đứt, người bán quay trở lại Trường Hợp A. Nghĩa là tạo Phiếu Xuất Trả Lại cho số hàng còn tồn kho. Điều này giúp hoàn tất việc quyết toán và chấm dứt chu kỳ ký gửi.

Minh họa phiếu nhập hàng mới với lý do mua đứt số lượng hàng ký gửi đã bán

Tối Ưu Hóa Báo Cáo Và Tránh Thất Thoát Vốn

Để tối ưu hóa cách quản lý hàng ký gửi, việc sử dụng các báo cáo chi tiết từ phần mềm là không thể thiếu. Báo cáo giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh theo thời gian thực.

Quản Lý Rủi Ro Và Tồn Kho Chính Xác

Báo cáo tồn kho chi tiết là công cụ mạnh mẽ nhất. Nó cho phép doanh nghiệp biết chính xác số lượng hàng ký gửi đang có trong kho. Đồng thời, báo cáo này còn cho thấy bao nhiêu hàng hóa là của riêng mình. Sự minh bạch này giúp tránh rủi ro thất thoát hàng hóa. Nó cũng ngăn chặn việc nhầm lẫn giữa hai nguồn hàng.

Khi áp dụng phương pháp phân mã hàng hóa riêng biệt, báo cáo tồn kho sẽ càng chi tiết. Doanh nghiệp dễ dàng ra quyết định về chiến lược bán hàng. Họ biết khi nào cần đẩy mạnh bán hàng ký gửi và khi nào cần nhập thêm hàng của mình.

Theo Dõi Công Nợ Minh Bạch

Việc theo dõi công nợ cần được thực hiện thông qua báo cáo công nợ của phần mềm. Chỉ khi hàng ký gửi được bán và Phiếu Mua Hàng mới được lập, khoản nợ mới chính thức phát sinh. Khoản nợ này tương ứng với giá mua đại lý của số lượng hàng đã bán.

Người bán sẽ luôn biết được chính xác mình cần thanh toán bao nhiêu tiền cho bên ký gửi. Điều này dựa trên số lượng hàng đã chuyển thành công nợ. Việc này giúp nghiệp vụ kế toán trở nên đơn giản và dễ kiểm soát hơn rất nhiều. Nó loại bỏ sự cần thiết của các bảng tính thủ công phức tạp và dễ mắc lỗi.

Tận Dụng Tính Năng Mở Rộng Của Phần Mềm

Phần mềm như ShopOne không chỉ giúp quản lý tồn kho và công nợ. Nó còn hỗ trợ việc quản lý hợp đồng ký gửi điện tử. Doanh nghiệp có thể theo dõi thời hạn ký gửi và tự động nhận thông báo kiểm kê. Điều này đảm bảo việc quyết toán diễn ra đúng hạn và suôn sẻ. Quá trình kinh doanh vì thế mà chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Việc tận dụng các tính năng báo cáo tùy chỉnh giúp doanh nghiệp phân tích hiệu suất của từng mặt hàng ký gửi. Họ có thể biết mặt hàng nào bán chạy và nên tiếp tục ký gửi. Ngược lại, những mặt hàng nào nên trả lại để tránh tồn đọng vốn.

Báo cáo tồn kho chi tiết hiển thị rõ ràng số lượng hàng hóa còn lại trong kho

Áp dụng một quy trình chuẩn hóa giúp tối ưu hóa cách quản lý hàng ký gửi là yếu tố then chốt cho sự phát triển của doanh nghiệp bán lẻ. Bằng cách hiểu rõ bản chất nghiệp vụ và tận dụng sức mạnh của phần mềm bán hàng chuyên nghiệp, bạn có thể kiểm soát chặt chẽ toàn bộ chu trình. Việc thiết lập các chứng từ, quy trình nhập xuất, và đối soát công nợ rõ ràng giúp người bán tránh được mọi rủi ro về vốn và tranh chấp. Sự minh bạch và chính xác trong quản lý hàng ký gửi không chỉ giúp tăng cường uy tín mà còn thúc đẩy mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp. Đây là nền tảng vững chắc để mở rộng kinh doanh mà không cần phải lo lắng về gánh nặng tài chính.

DUY LUÂN Shopone

Với nhiều năm tìm hiểu trong lĩnh vực giải pháp quản lý bán hàng, thu chi và  phần mềm POS, Duy Luân mong muốn chia sẻ kinh nghiệm và thông tin hữu ích giúp các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam áp dụng công nghệ vào vận hành hiệu quả hơn.
Tại ShopOne, Duy Luân phụ trách biên tập nội dung, tổng hợp kiến thức, hướng dẫn và đánh giá các công cụ hỗ trợ kinh doanh hiện đại.